Audio konferenčné hovory prinášajú mnohé výhody pre obchodné a spoločenské stretnutia, ale prichádzajú s vlastným súborom bežných problémov. Nedodržanie týchto kritérií môže znamenať rozdiel medzi profesionálnym, efektívnym a účinným stretnutím a takmer chápaným konferenčným hovorom chudobného, ktorý nedosahuje svoje ciele. Tu je sedem spoločných problémov a ako ich opraviť.
1. Hluk pozadia
Jedná sa o akýkoľvek hluk, ktorý pochádza od účastníka, okrem hlasu, ako sú stoličky, ratolest, chvenie na pozadí, hluk strojov, šumění papiera atď. Tieto zvuky sa väčšinou vyskytujú u účastníkov, ktorí používajú VoIP (hlas cez internetový protokol) slúchadlo má špecializované mikrofóny s krátkym dosahom, zatiaľ čo VoIP pracuje s mikrofónom na zariadení, ktorý je rozumnejší. Príkladom je systém mikrofónu v prenosných počítačoch. Niektorí ľudia sa zúčastňujú konferencií pomocou svojich zariadení hands-free.
Jediným spôsobom, ako túto situáciu napraviť, je upozorniť účastníkov na poruchy, ktoré spôsobujú, čo sa najlepšie robí prostredníctvom komunikácie pred konferenčným hovormi. Napríklad, ako organizátor, možno budete chcieť rozoslať e-mail na etiketu konferenčného hovoru pred zasadnutím.
2. Echo
Echo môže byť súčasťou hluku pozadia, ale je to technickejšie. Niekto, kto sa zúčastňuje konferenčného hovoru, môže mať problémy s telefónom - napríklad mu chýba zrušenie ozveny. (Viac informácií o tom, ako prestať produkovať ozvenu.)
Niekto s ozvenou sa zvyčajne vyzýva, aby zavesil. Taktiež je dôležité aktívne uvedomenie si akýchkoľvek technických problémov s telefónmi a inými zariadeniami používanými v konferenčnom hovore.
3. Nedostatok riadenia prítomnosti
Vo zvukovom konferenčnom hovore používate iba jeden z vašich zmyslov: váš sluch. Neuvidíte ľudí, s ktorými sa rozprávate alebo počúvate. Pokiaľ nezaznamenáte záznamy o každom vstupe a ukončení konferenčného hovoru, pravdepodobne nebudete vedieť o prítomnosti vo vašom publiku, akonáhle ste hlboko v konferencii.
Tento problém pretrváva bez konečného riešenia. Prvým nástrojom, ktorý ponúka akýkoľvek druh prezenčného manažmentu, je UberConference, ktorý vám umožňuje vidieť, kto hovorí, kto je tu, kto nie, a tak ďalej. V poslednej dobe sa objavilo množstvo takýchto nástrojov, niektoré so zaujímavými vizuálnymi rozhraniami reprezentujúcimi účastníkov s ikonami. Najlepší spôsob, ako zvládnuť prítomnosť účastníkov, môže byť jednoduchá etiketou: Požiadajte každého, aby oznámil svoje príchody a odchody ako vec zdvorilosti.
4. Hudba v režime pozastavenia
Ľudia bežne upravujú rozhranie svojho telefónu pre svoje individuálne použitie, ale nikdy na konferenčné hovory. Zatiaľ čo by mohlo byť pekné, aby niekto, kto bol pozastavený, počúval hudbu, to bude nepríjemné v konferenčnom hovore. Niektorí účastníci môžu konferenciu pozastaviť, keď sa zúčastnia na nejakej inej výzve alebo úlohe, napríklad tým, že neúmyselne pridávajú do konferencie rytmickú atmosféru. Opäť tu stojí predbežná kampaň na zvyšovanie povedomia o etickej konferencii.
5. Nedostatok vedúceho postavenia
V niektorých prípadoch, ak skupina nemá vodcu, namiesto toho bude viesť chaos. Toto je obzvlášť pravdepodobné v nastavení konferencie. Jedna osoba by mala usmerňovať diskusiu, aby zabezpečila, že všetci dostanú dostatok času na to, aby im hovorili a aby im bola potrebná pozornosť, a vrátili sa späť na správnu cestu, ak by došlo k rozptýleniu alebo úplnému konfliktu.
6. Nesprávne riadenie materiálov a dokumentov
Mnohé konferencie sa týkajú dokumentov, materiálov a nástrojov. Nesprávne šírenie takýchto informácií spôsobuje, že niektorí účastníci sú v určitých bodoch v tme, čo spôsobuje nezaujímavosť. Dávajte teda pozor, aby ste príslušným informáciám a dokumentom rozširovali všetkým účastníkom ešte pred začiatkom konferencie.
Ďalšou lepšou cestou je použitie nástrojov online spolupráce, ktoré umožňujú interakciu s takýmito materiálmi.
7. Zlá kvalita hovoru
To sa stáva často pri službe VoIP, ktorá závisí od mnohých faktorov, ktoré zahŕňajú šírku pásma, kodeky, telefóny a ďalšie zariadenia. Ak máte vedúce postavenie konferencie alebo organizátora, nie je možné urobiť veľa. Účastník, ktorý trpí slabou hlasovou kvalitou, musí riešiť technické problémy na svojej strane.
