Keď Adrean Turner začala novú úlohu účtovníka nákladov, jednou z úloh, ktoré jej boli odovzdané od jej predchodcu, bola mesačná správa, ktorá mala takmer dva týždne na zostavenie. Každý mesiac strávila v spoločnosti niekoľko hodín prvými niekoľkými mesiacmi v spoločnosti, aj keď na jej stole stáli ďalšie povinnosti.
Potom si niečo uvedomila. Nikto - ani jej šéf - jej nikdy nedal spätnú väzbu k správe. Ukázalo sa, že sa na to nedívali, nehovoriac o údajoch, ktoré poskytla. Úprimne povedané, musela robiť lepšie veci, ako tráviť toľko času a vyvíjať toľko úsilia na niečo, z čoho nikto nevystúpil.
„Hľadal som spôsoby, ako byť efektívnejší a efektívnejší, “ hovorí Turner, tréner kariéry Muse a autor FIT for Success. Jedným z týchto spôsobov by bolo vyčistiť priestor v jej rozvrhu pre veci, ktoré mali väčší vplyv.
Všetci by sme mohli mať úžitok z preskúmania vecí v našich zoznamoch úloh a hodín v našich dňoch trochu bližšie. V duchu jarného alebo sezónneho čistenia je tu sedem tipov, ktoré vám pomôžu zvládnuť plán.
1. Vykonajte inventúru a sledujte svoj čas
Ak neviete, čo je v ňom, nemôžete naozaj vyčistiť svoj rozvrh - a to zahŕňa všetky veci vo vašom doslovnom a oficiálnom kalendári a všetky veci, ktoré nie sú. „Vždy hovorím, že ak chceš tráviť čas lepšie, musíš zistiť, ako teraz tráviš čas, “ hovorí Laura Vanderkam, autorka knihy Off the Clock: Cítiš sa menej zaneprázdnená, keď budeš robiť viac . „Ľudia majú veľa príbehov, ktoré si rozprávajú o svojom čase, “ dodáva, ale tieto príbehy nie sú vždy presné.
Odporúča vám preto sledovať hodiny alebo dokonca niekoľko dní pomocou aplikácie, tabuľky alebo kúska papiera. Po objektívnom pohľade na to, kde teraz ide váš čas, môžete začať triediť a rozhodnúť sa, čo treba urobiť.
Vanderkam hovorí, že môžete vysielať Marie Kondo - vyvoláva táto joga trieda v stredu radosť? A čo tá ukážka, ktorú sledujete? - ale iba k určitému bodu. "Je smiešne si myslieť, že všetko vzbudí radosť." Svoju prácu môžete mať radi, ale vaša dochádzka nevyvolá radosť. Milujete svoje deti, ale výmena plienky nespôsobí radosť, “hovorí. Cieľom je opýtať sa: „Čo spôsobuje najviac bolesti? A o čom môžem skutočne niečo urobiť? “
Turner robí podobné cvičenie s klientmi, ktorí chcú zmeniť kariéru alebo sa o to usilujú, ale majú pocit, že sú tak zaneprázdnení, že nemajú čas venovať sa svojim cieľom. Nechá ich viesť si denný záznam o polhodine dva týždne. Často si uvedomujú, že čas, ktorý strávili rolovaním cez sociálne médiá alebo rozprávaním o svojej obľúbenej televíznej relácii na Slacku, prispieva k pár hodinám, ktoré mohli stráviť robením niečo produktívnejšieho alebo dokonca len niečoho, čo sa im naozaj páči.
2. Vyčistite opakujúce sa stretnutia a úlohy
Keď už viete, čo je vo vašom kalendári, mali by ste sa pýtať prečo , hovorí Heather Yurovsky, kariérny tréner a zakladateľ spoločnosti Shatter & Shine. „Aký je účel každej veci tu? Dosahujeme to alebo sa niečo musí zmeniť? “Vysvetľuje. „Kľúč sa nebojí spochybňovať, čo je vo vašom kalendári.“
Začnite opakovanými stretnutiami, ktoré môžu veľmi ľahko zostaviť a prevziať váš kalendár, pretože, ako zdôrazňuje Vanderkam, „každý sa nemusí ospravedlňovať“.
Ak ste podnecovateľom opakujúcich sa stretnutí, Yurovsky vás povzbudzuje, aby ste raz mesačne prerušili činnosť a opýtali sa: „Má to zmysel? Dosahujeme to, čo sme si stanovili? Sú ľudia zapojení a prispievajú? (Známkou toho, že sa stretnutie nemusí stať, je, že nikto iný nehovorí.) “Ak odpovede na tieto otázky nie sú, zvážte zrušenie schôdze, skrátenie alebo kratšiu lehotu alebo poskytnutie príslušných informácií prostredníctvom e-mailu.,
Aj keď nemáte na starosti, stále môžete konať, ako to urobil Turner v tejto mesačnej správe. A ak tak urobíte navrhovaním riešení, nie iba kladením otázok alebo predkladaním problémov, hovorí Turner, že „vyzeráte, akoby ste investovali do toho, čo robíte.“ Ak ide o stretnutie niekoho iného, požiadajte o program a ak je tu čokoľvek, o čom by ste si mali prečítať alebo by ste mali byť pripravení diskutovať. Môžete len pripomenúť organizátorovi, aby spochybňoval stretnutia, ktoré sa vždy konali.
3. Zoradenie vecí podľa dôležitosti a naliehavosti
Ak ste sledovali svoj čas, ale máte ťažkosti so zabalením hlavy okolo toho, čo by malo zostať a čo by malo ísť, Turner navrhuje použiť maticu riadenia času, ktorá je uvedená v klasickej obchodnej knihe Stephena Coveyho., Cieľom je usporiadať činnosti podľa dôležitosti a naliehavosti a zaradiť ich do jedného zo štyroch kvadrantov:
- Kvadrant I: Dôležité, naliehavé zahŕňa veci, ako sú krízy, stretnutia na poslednú chvíľu pre dôležité termíny
- Kvadrant II: Dôležité, nie naliehavé, zahŕňajú napríklad strategické plánovanie, stanovenie dlhodobých cieľov
- Kvadrant III: Nie je dôležitý, Naliehavé zahŕňa veci ako určité e-maily, telefónne hovory, stretnutia a udalosti
- Kvadrant IV: Nie je dôležité, nie je to naliehavé, zahŕňa veci, ako je bezmyšlienkové posúvanie sa cez sociálne médiá, sledovanie televízie, na ktorej vám naozaj záleží
"Potom musíte skutočne určiť, čo musíte urobiť viac a čo musíte urobiť menej, aby ste sa uistili, že ste čo najproduktívnejší, " hovorí. Napríklad by vás mohlo prekvapiť, že väčšina vašich denných aktivít spadá do kvadrantov III a IV, takže vaším cieľom by mohlo byť zníženie týchto aktivít, aby sa vytvoril priestor pre činnosti v kvadrantoch I a II.
4. Minimalizujte alebo zadávajte zdroje
V niektorých prípadoch stačí povedať nie (pekne), ak chcete do zoznamu pridať určitú udalosť do svojho kalendára alebo úlohy. Musia sa urobiť ďalšie veci. To však neznamená, že ich nemôžete zaberať menej času alebo že musíte byť tým, kto ich urobí.
Existuje nejaká práca, ktorú by ste mohli delegovať alebo zadať externe? Ako manažér je okamžite možné odovzdať úlohu jednej z vašich priamych správ. Ale aj keď nie ste v dozornej pozícii, premýšľajte o malých spôsoboch, ako môžete urobiť to isté. Trávite hodiny manuálnou aktualizáciou databázy alebo systému? Bolo by možné spojiť sa s inžinierom s cieľom nájsť automatizovanejší postup? Alebo môžete kompromitovať v tom zdĺhavej domácej práci tak, že ho nikto nezasekne zakaždým?
Ak nemôžete preniesť určité úlohy na veľkoobchod, skúste minimalizovať čas a úsilie, ktoré vyžadujú. Aby sa vrátila k Turnerovmu príkladu, pracovala so svojím šéfom na prepracovaní postupu podávania správ, aby posielala rýchle mesačné snímky a štvrťročne zostavovala podrobnejšiu správu. Ujasnilo si to čas, zatiaľ čo jej šéfovi a kolegom stále poskytoval informácie, ktoré potrebovali. Nech je to čokoľvek, ako by to zasahovalo do vášho rozvrhu, zistite, či existuje spôsob, ako to urobiť menej.
5. Vytvorte bloky
Je ľahké sa odvrátiť a vrátiť sa k svojmu kalendáru, kde nájdete rôzne stretnutia a povinnosti. Či už to vy alebo vaši kolegovia hodíte na každú jednotlivú položku, ponecháva vám to len kúsky času na hlavu a malú nádej na splnenie niektorých z najväčších úloh na vašej doske. Súčasťou vyčistenia vášho rozvrhu je nájdenie stratégií, ktoré zabránia jeho opätovnému zaplneniu - presne tak, ako keby ste organizovali fyzický priestor.
Chelsea Williams, kariérny tréner a konzultant talentov, odporúča blokovať kúsky času vo vašom kalendári, keď nebudete mať možnosť odpovedať na e-maily alebo telefónne hovory alebo zúčastňovať sa stretnutí. Môžete ho použiť na vyššiu úroveň strategizácie alebo zameranie času projektu (aktivity kvadrantu II). Pretože je už vo vašom kalendári rezervovaný a viditeľný, bráni tomu, aby sa ďalšie veci hromadili a zasahovali v potrebnom čase. „Vytváraš priestor, “ hovorí. A ak necháte tieto bloky opakovať, dodáva, stanú sa prirodzenou súčasťou vášho týždenného rytmu.
„Som veľkým fanúšikom blokovania času, “ hovorí Yurovsky, ktorý tiež navrhuje predvídať a riešiť ďalšie potreby s touto stratégiou. Ak napríklad zistíte, že opúšťate kanceláriu obťažovanú a znepokojenú, odporúča zablokovať posledných 30 alebo 45 minút dňa. Bezprostredne po stretnutí sa môžete vyhnúť vytečeniu dverí a dajte si šancu hladšie stúpať a prechádzať. "Kdekoľvek budete blokovať čas, začnete sa cítiť osviežení."
6. Nezabudnite na prestoje
Časový manažment nie je len o tom, aby ste do vášho harmonogramu vtlačili čo najviac ľudskej práce, alebo ho úplne zúčtovali, takže nemôžete robiť vôbec nič. Je to tiež o vytvorení priestoru pre nepracovné veci, ktoré máte radi, a tých, ktoré vám umožňujú dobíjať.
„Chcete si vedome zvoliť prestoje, “ hovorí Vanderkam. "Premýšľajte o tom, čo ma naozaj omladzuje?" Môže to byť príroda, cvičenie, priatelia, umenie, pečenie alebo čokoľvek iné, čo vás baví, ktoré napĺňa vaše metaforické batérie. Pre Vanderkam je čítanie jednou z tých vecí. „Dostala som oveľa lepšie uistenie, že mám dobré knihy na čítanie, “ hovorí, pretože „keď mám dobrú knihu, čítam to, čo robím ako svoju predvolenú voľbu prestojov.“ Keď nemá, ona (rovnako ako mnohí z nás) je obeťou bezduchého posúvania sociálnych médií.
Nie je to tak, že musíte nutne zapisovať prestoje do svojho kalendára (alebo, tam, kliknúť a napísať ich tam) - aj keď ak to chcete, choďte na to! Len nezabudnite, že by mala byť zámernou súčasťou rovnice. "Máme tendenciu vyplňovať otvorený priestor, pretože porovnávame to, čo sme požiadaní, alebo premýšľame o tom, že s ničím neurobíme, " hovorí Vanderkam. „To nie je správne porovnanie. Porovnanie je so všetkými ostatnými vecami, ktoré môžete robiť. “
7. Predstierajte, že ste v budúcnosti
Keď hovoríte o štvrtkovom týždni vzdialenom, ľahko si pomyslíte: „Určite som voľný, znie to skvele!“ A vložte ho do svojho kalendára bez toho, aby ste zvážili, či sa budete cítiť rovnako v stredu o tri týždne. mínus za deň.
Ale „keď premýšľate o niečom v budúcnosti, opýtajte sa sami seba, či by ste to urobili zajtra, “ hovorí Vanderkam. "Viete, koľko energie máte teraz a predpokladáte, že to bude zajtra dosť podobné." To vám umožní byť trochu rozumnejší. “Stručne povedané, ak by ste neboli nadšení, že to urobíte dnes alebo zajtra, pravdepodobne nebudete nadšení, že to urobíte za tri mesiace, takže podľa toho urobte svoje rozhodnutia. Pretože „nakoniec bude budúcnosť zajtra.“
Vanderkam však varuje pred tým, aby sa na poslednú chvíľu zvykol rušiť dlhodobo držané plány. „Ak ste sa zaviazali niečo urobiť a ak to máte s ľuďmi, ktorých si vážite, možno by ste to mali považovať za zážitok zo štúdia, “ hovorí. "Pripomeňte si, že to nie je dobrý pocit a ako sa tomu môžem vyhnúť v budúcnosti?"
Inými slovami, vyčistenie vášho rozvrhu nie je vždy o odstránení vecí, ktoré už existujú - pravdepodobne na riziko poškodenia profesionálnych alebo osobných vzťahov. Je to o tom, ako zvládnuť čas a udržať ho v poriadku.
Zamyslite sa nad tým, ako si naplánujete čistenie ako dlhodobý cieľ. "Povzbudzujem ľudí, aby boli odvážni, " hovorí Vanderkam. Ak ste trochu odvážni a veľa úmyselní, budete môcť robiť menej toho, čo sa vám nepáči a viac toho, čo robíte.
