Definícia a výhody skupinového softvéru pre spoluprácu

Termín groupware odkazuje na niekoľko typov spolupracujúcich pracovných prostredí podporujúcich počítač. S dôrazom na interoperabilitu a kolektívnu prácu v prostredí viacerých používateľov spolupracuje softvér pre spoluprácu ako portál, od ktorého používateľ vytvára a aktualizuje dokumenty s kontrolou verzie, spravuje online obsah, zdieľa aktíva, ako sú kalendáre a priečinky doručenej pošty a poskytuje cez funkcie rozhovoru a správ ,

V niektorých prípadoch je groupware samostatným nástrojom, rovnako ako platforma OnlyOffice pre spoluprácu s dokumentmi alebo platformu Intuit Quick Base na správu dát. V ostatných prípadoch funguje groupware ako systém správy obsahu (ako v prípade WordPressu) alebo ako plnohodnotný intranet (ako v prípade SharePoint).

Termín groupware zahŕňa veľmi široké a veľmi špecifické implementácie softvéru. Čo je však spoločné s akoukoľvek definíciou, je, že viac ako jeden používateľ spolupracuje v tom istom prostredí pomocou rovnakých nástrojov a procesov.

Výhody a funkcie Groupware

Groupware umožňuje pracovníkom na pracovisku aj geograficky rozptýleným členom tímu pracovať navzájom cez internet alebo intranet. Tieto softvérové aplikácie zvyčajne poskytujú mnoho výhod:

Autentizácia a protokolovanie- štandardné spôsoby prístupu k skupinovému softvéru, protokoly o tom, kto robí čo, záznamy spĺňajúce požiadavky právneho zistenia
komunikácia-Chat nástroje, threaded diskusné skupiny, súkromné schránky
Interaktívna práca-Polls, editovanie súborov v reálnom čase, zdieľanie úloh
rozpoznanieCentrálne ukladanie súborov a informačných prostriedkov podporovaných robustným vyhľadávacím nástrojom
Koordinované pracovné postupy-Procesy riadené skupinovým programom, ktoré spravujú schválenia, recenzie, korektúry atď., Ako aj podporu procesov riadenia projektov
Riadenie podnikových znalostí- vnútorné wiki, chránené referenčné dokumenty, skupinové záložky, zdieľané heslá, história riadenia verzií
Správa angažovanosti a povesť- používateľské skupiny, profilové odznaky, prispôsobenie profilov používateľmi, gamifikáciu prostredníctvom používateľských úrovní a súťaží o interakciu používateľov

Nie sú to len zamestnanci veľkej spoločnosti, ktorí využívajú skupinový softvér. Pre podnikateľov a externých pracovníkov tieto nástroje umožňujú jednoduché zdieľanie súborov, spoluprácu a komunikáciu prostredníctvom projektov so vzdialenými klientmi, a to všetko z pohodlia domácej kancelárie.

Rôzne riešenia groupware podporujú rôzne funkcie. Väčšina skupinových prostredí neponúka všetky uvedené funkcie, ale mnohé ponúkajú podmnožinu v rôznych kombináciách. Jedna výzva pri výbere správneho groupware riešenia pre danú obchodnú potrebu spočíva v vyvažovaní funkcií, ktoré každá potenciálna platforma ponúka vo vzťahu k potrebám organizácie.

Príklady softvérového softvéru

Lotus Notes spoločnosti IBM (alebo Lotus Software na webovej stránke IBM Lotus) bol jedným z prvých softvérových balíkov pre spoluprácu a dnes je v mnohých kanceláriách stále používaný. Microsoft SharePoint je ďalším veľkým skupinovým riešením, ktoré je dobre zavedené vo veľkých podnikoch.

Medzi hlavné komplexné skupiny produktov, okrem ponúk od IBM a Microsoft patria:

Platforma e-mailov, dokumentov a sociálnej spolupráce G-Suite-Google
Zoho One - podnik orientovaný balík pre malé a stredné firmy
Salesforce - platforma pre riadenie vzťahov so zákazníkmi

Navyše, rozkvitajúci ekosystém skupinového softvéru s prípadmi s cieleným použitím ponúka flexibilitu pri hľadaní najlepších riešení na použitie s nákladnou komplexnou skupinou softvérových balíkov alebo namiesto nich: