Vytvorte odpoveď na dovolenku mimo kanceláriu v programe Outlook a program odpovie na všetky nové e-mailové správy, ktoré dostanete, keď ste preč.
Užívanie e-mailu s vami je jednoduché; Čo je ťažké, je to opustenie
Kamkoľvek idete, všetko vaše e-mail s vami v malom, šikovnom paketu je jednoduché. Ponechať ho na veľkom, objemnom počítači je ťažké a často rozumné čo robiť.
Ak máte tú správnu duševnú pohodu, aplikácia Outlook vám pomôže: zatiaľ čo budete mať dovolenku z každodenného záplavy e-mailu, aplikácia Outlook automaticky reaguje na prichádzajúce správy - odoberanie tejto záťaže z vašich ramien, a to aj po návrate.
Samozrejme, Outlook by nikdy nemohol odpovedať takým spôsobom, ako by ste mohli osobne reagovať takým spôsobom, ako by ste mohli osobne, ale bude to dôsledne reagovať a necháte odosielateľov vedieť, že ste mimo kancelárie, možno keď sa vrátite a či by ste mali nasledovať - (ak je to stále relevantné) alebo ich nasmerujte na iný kontakt pre záležitosti, ktoré vyžadujú okamžitú reakciu.
Nastavte automatickú odpoveď z dovolenky mimo kanceláriu v účte POP a IMAP
Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď v službe Outlook pre e-mailový účet IMAP alebo POP (pre Exchange, pozrite nižšie), najprv nastavte správu použitú pre odpoveď:
-
Vytvorte novú správu (kliknite na nový email ) v programe Outlook.
-
Zadajte požadované predmet a správa pre automatickú odpoveď služby Outlook mimo kanceláriu.
- Ak je to možné a relevantné, nezabudnite, keď ľudia posielajú, môžete očakávať osobnú odpoveď, alebo či by mali očakávať odpoveď vôbec. Môže to byť nejaký čas po tom, ako sa vrátite.
- Môžete tiež pridať Cc: a Skrytá kópia: aby dostali kópiu každej automatickej odpovede.
- Ak nastavíte automatickú odpoveď služby Outlook mimo kanceláriu, ktorá sa má odoslať ako odpoveď na všetku prichádzajúcu poštu (namiesto iba správ z vybraných kontaktov), berte do úvahy, že odhalenie príliš veľa informácií voľne predstavuje riziko.
-
kliknite súbor (alebo FILE ).
-
zvoliť Uložiť ako na hárku, ktorý sa zobrazí.
-
Uisti sa Šablóna programu Outlook je vybratá pod Uložiť ako typ: .
-
Voliteľne zadajte názov šablóny pod Názov súboru: (Aplikácia Outlook predvolene nastavila predmet šablóny).
-
kliknite Uložiť .
Pokračujte tak, aby ste vytvorili pravidlo automatického odozvy v službe Outlook:
-
kliknite súbor (alebo FILE ) v zobrazení pošty programu Outlook.
-
Uistite sa, že Info kategória je otvorená.
-
kliknite Správa pravidiel a upozornení pod Informácie o účte .
-
Uistite sa, že ste na Pravidlá e-mailu v tabuľke Pravidlá a upozornenia okno.
-
Teraz skontrolujte, či je vybratý účet, pre ktorý chcete vytvoriť odpoveď na dovolenku Použiť zmeny v tejto zložke :.
Pravidlo môžete aplikovať na všetky vaše účty ľahko; pozri nižšie krok 21.
-
kliknite Nové pravidlo …
-
Uisti sa Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam je vybratá pod Začnite z prázdneho pravidla .
-
kliknite Ďalej> .
-
Uisti sa Kde je moje meno v poli Do je začiarknuté v časti Krok 1: Vyberte podmienky .
Môžete nechať všetky polia nezaškrtnuté a urobiť Outlook out of office auto-odpoveď odpoveď na všetky prichádzajúce poštu, alebo môžete skontrolovať Kde je moje meno v poli Do alebo Krok aby ste zaradili e-maily, z ktorých ste niekto iný ako Cc: príjemca.
-
kliknite Ďalej> .
-
Uisti sa odpovedať pomocou konkrétnej šablóny je začiarknuté v časti Krok 1: Vyberte akciu (y) .
-
Kliknite na konkrétnu šablónu pod Krok 2: Upravte popis pravidiel (kliknite na podčiarknutú hodnotu) .
-
Uisti sa Šablóny používateľa v systéme súborov je vybratá pod Pozrieť sa do: .
-
Zvýraznite predtým vytvorenú šablónu.
-
kliknite Otvorené .
-
Teraz kliknite na tlačidlo Ďalej> .
-
Uisti sa okrem prípadov, keď ide o automatickú odpoveď je začiarknuté v časti Krok 1: Vyberte výnimku (ak je to potrebné) .
-
kliknite Ďalej> .
-
Zadajte požadovaný názov pre automatický filter pod Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo .
-
Uisti sa Zapnite toto pravidlo je zaškrtnuté, ak chcete povoliť odpoveď pre dovolenku naraz; môžete zrušiť začiarknutie Zapnite toto pravidlo , samozrejme, a zapojiť automatickú odpoveď iba v prípade potreby.
Ak chcete filter kedykoľvek povoliť, otvorte ho Pravidlá a upozornenia ako je uvedené vyššie, a uistite sa, či je pravidlo odmietnutia dovolenky kontrolované Pravidlá e-mailu tab.
-
Prípadne povoliť Vytvorte toto pravidlo vo všetkých účtoch .
Majte však na pamäti, že filtre nemusia pracovať s určitými typmi účtov (pre ktoré program Outlook nevytvorí ani pri tomto políčku začiarknuté).
-
kliknite Skončiť .
-
kliknite OK .
Vypnite pravidlo odpoveď na dovolenku v programe Outlook
Ak chcete zakázať automatickú odpoveď mimo kancelárie, ktorú ste nastavili (a povolili) v programe Outlook:
-
vybrať súbor (alebo FILE ) vo vašom e-mailovom zobrazení aplikácie Outlook.
-
Prejdite na stránku Info kategórie.
-
kliknite Správa pravidiel a upozornení (vedľa Pravidlá a upozornenia ).
-
Uistite sa, že Pravidlá e-mailu je vybratá karta.
-
Zvoľte účet, pre ktorý chcete vypnúť funkciu automatického odpovedania Použiť zmeny v tejto zložke: ( Budete musieť vypnúť odpoveď na dovolenku pre každý účet zvlášť.)
-
Uistite sa, že pravidlo automatického odozvy, ktoré ste vytvorili na zapnutie odpovede, nie je v zozname pravidiel začiarknuté.
-
kliknite OK .
Alternatíva: doplnky Outlook Responder Vacation Responder
Namiesto nastavenia pravidiel v programe Outlook manuálne môžete použiť nástroj ako Responder e-mailov (FreeBusy) alebo Správca automatických odpovedí.Tieto nástroje sú zvyčajne inteligentné aj pri odosielaní potrebných automatických odpovedí mimo kancelárie.
Berte do úvahy, že samotný program Outlook pošle automatickú odpoveď na každú adresu iba raz za reláciu. druhá automatická odpoveď môže byť odoslaná až po zatvorení a opätovnom otvorení programu Outlook. Program Outlook tiež automaticky neodpovedá na odosielateľa s dvoma rôznymi správami.
Nastavte automatický odpoveď z dovolenky mimo kanceláriu v účte Outlook pre účet Exchange
Ak používate program Outlook s účtom Exchange, môžete nastaviť automatickú odpoveď mimo kanceláriu priamo na serveri:
-
kliknite FILE v hlavnom okne aplikácie Outlook.
-
Otvor Info kategórie.
-
kliknite Automatické odpovede .
-
Uisti sa Odoslať automatické odpovede je vybratá.
-
Ak chcete, aby sa automatický odposluch spustil a zastavil automaticky:
- Uisti sa Posielajte iba počas tohto časového intervalu: je zaškrtnuté.
- Vyberte požadovaný dátum a čas pre spustenie funkcie automatického odpovedania pod Doba spustenia: .
- Zvoľte požadovaný dátum a čas ukončenia v časti Čas ukončenia: .
-
Zadajte správu svojej automatickej odpovede mimo kancelárie pod Vo vnútri mojej organizácie .
Tento e-mail bude odoslaný ľuďom vo vašej spoločnosti.
-
Odoslať automatické odpovede aj ľuďom mimo vašej spoločnosti:
- Otvor Mimo organizácie tab.
- Uisti sa Automatické odpovedanie na ľudí mimo mojej organizácie je skontrolované, ak ste v poriadku s týmito bezpečnostnými rizikami.
- Zadajte správu odoslanú ľuďom mimo vašej spoločnosti.
-
kliknite OK .
Ak chcete udržiavať odpoveď mimo kanceláriu viac centrálne na serveri Exchange (vrátane šablón obsahujúcich polia zlúčené so službou Active Directory), môžete vyskúšať Symprex Out-of-Office Manager.
(Testované s programami Outlook 2013 a Outlook 2016)
