Gettysburgská adresa mala 271 slov.
Včera som dostal e-mail o zmene politiky spoločnosti týkajúcej sa výberu kávy a čaju, ktorý bol 350.
Ja viem - káva je dôležitá. Ale keby Lincoln dokázal výrečne povedať rozdelenému národu o dôležitosti ľudskosti a rovnosti 271 slovami, myslím si, že by sme mali byť schopní poslať e-maily súvisiace s prácou, ktoré sú o niečo kratšie.
Mnohokrát sa obávame byť v e-mailoch krátke, pretože nechceme, aby to zneli vážne, alebo preto, že si myslíme, že potrebujeme dať veľa informácií alebo pokynov, aby sme sa dostali k nášmu bodu. A to je fér. Myslím si však, že by sme všetci súhlasili s tým, že menej e-mailov by podstatne uľahčilo náš pracovný život. A to začína tým, že každý z nich je o niečo kratší.
Tu je rýchly a ľahký sprievodca, ako udržiavať vaše e-maily krátke a sladké (bez znejúceho trhnutia).
Odrežte chmýří
Dostávam veľa e-mailov, ktoré začínajú chmýří. A hoci je to určite príjemné, môže to byť tiež strata času, najmä ak ťa naozaj neviem, alebo ak ťa uvidím na stretnutí o 16:00.
Inými slovami, nemusíte začínať každý e-mail, ktorý ľuďom hovorí, že ste dúfali, že majú dobrý víkend. Ak skutočne niekoho oslovíte, aby ste ho dohnali, predpokladajme, že všetci dúfame, že všetci mali dobrý víkend, tešíme sa na nadchádzajúci a vo všeobecnosti sa darí. A potom sa pustite do práce.
Vystrihnite extra slová
Všetci pridávame ďalšie slová do nášho písania z času na čas z rôznych dôvodov. Vďaka tomu sú prechody plynulejšie. Zjemňuje tvrdý jazyk. Niekedy z nás robí rozumnejší zvuk.
V e-maile však nie je vašou úlohou nevytvárať najdokonalejší list na svete, ale komunikovať rýchlo a ľahko. V skutočnosti vás vyzývam, aby ste odstránili všetky slová alebo frázy, ktoré nie sú absolútne nevyhnutné.
Zo správy, ktorú som nedávno dostal, si vezmite nasledujúcu vetu:
V tejto chvíli si myslím, že by pre nás všetkých malo zmysel preskupiť sa v tejto veci a prísť s niekoľkými kľúčovými bodmi na diskusiu na našom stretnutí do dvoch týždňov, ktoré nám pomôžu priblížiť sa k hľadaniu riešenia, ktoré funguje pre všetky strany.
Čo je tu hlavným bodom? Je ťažké povedať toľkými ďalšími slovami. Veta typu „v tomto okamihu“ neprináša nič, a preto nemusí byť zahrnutá. Prečo to neprepisovať takto?
„Poďme všetci prísť s 2-3 diskusnými bodmi na túto tému pred naším ďalším stretnutím.“
Každý, kto je v vlákne, vie, o čom hovoríte, je tu jasný bod vety, a práve ste počet slov znížili asi o 70%.
Buďte struční, nie mätúci
Raz som mal šéfa, ktorý mi poslal krátke, tajné e-maily, ktoré nedávali zmysel. O 8:00 dostanem e-mail s nasledujúcim textom:
„Zaobchádzajte s Facebookom prvou vecou dnes. -MJ "
Čo tým myslel? Čo treba s Facebookom zvládnuť? Jeho e-mail ma prinútil položiť niekoľko otázok späť, na ktoré musel odpovedať. Aj keď jeho počiatočný e-mail bol krátky, nakoniec sme si vymenili viac e-mailov a zbytočne sme strácali viac času, než keby prišiel iba o trochu viac informácií. Keby pridal ešte pár slov, povedzte: „Zaobchádzajte s odpoveďami používateľov Facebooku dnes prvou vecou, pretože sme mali cez noc veľa sťažností, “ mohli sme sa vyhnúť zbytočnému obchádzaniu.
Byť múdry svojimi slovami a krátkymi popravami neznamená iba krátke. Pomocou správy sa uistite, že máte stále jasno.
Zhrnúť
Než vypnete e-mail, venujte ďalších 30 sekúnd a prečítajte si ho. Položte si nasledujúce otázky:
- Existuje jasný a ľahko pochopiteľný bod k tomuto e-mailu?
- Existuje niečo, čo by som mohol zobrať a neprinášal to hlavné?
- Dá sa niečo zjednodušiť?
Čím viac sa sami trénujete, aby ste skontrolovali svoje písanie, tým viac uvidíte, že existujú oblasti na zlepšenie. A čo je dôležitejšie, tým viac začnete automaticky vykonávať tieto zmeny v budúcich e-mailoch.
Posledný tip: Vložte svoje e-maily do počítadla slov, aby ste videli, koľko slov v priemere v súčasnosti priemerujete na jeden e-mail - môže vás to šokovať. Sledujte svoj pokrok a sledujte, ako nízko môžete ísť.
