Vzhľadom na to, že e-mail je vo väčšine kancelárií primárnou formou komunikácie, nevyberáme vždy naše písané slová tak múdro, ako by sme mali. Obzvlášť, keď sa snažíme rýchlo dostať cez zabalenú doručenú poštu alebo odpovedať na správy medzi schôdzkami na našich telefónoch, je ľahké byť nepríjemné, drsné alebo jednoducho hrubé bez toho, aby sme si to uvedomovali. Po zadaní (alebo vynechaní) niekoľkých slov môže rýchly e-mail prejsť od priateľskej správy k úplnej katastrofe.
Nastal čas na zásah e-mailom. Tu je niekoľko najbežnejších chýb na pracovisku, ktoré nevedome vytvoríme - a niektoré stratégie rýchlej opravy, ktorým sa v budúcnosti zabráni.
1.
Dostali ste niekedy e-mailovú správu iba s predmetom? Videli ste, že ste v telefóne - zavolajte mi, keď budete mať šancu alebo Kde je vaša správa na konci mesiaca? Áno - a pravdepodobne ste to považovali za odrádzajúce, nepríjemné alebo oboje. Nezabudnite, či ste spolupracovník alebo manažér, e-maily a posielanie textových správ nie sú to isté - a nikdy nebudú. A e-mail s predmetom napísaným ako text vždy odošle rovnakú správu: Nestojíte za môj čas.
Rýchla oprava: Všetci máme bláznivé dni v kancelárii, keď sa potrebujete jednoducho spojiť s kolegou alebo priamo s kolegom alebo bez priameho napísania správy. Takže nie. Vo svojej správe použite jeden alebo dvojslovný predmet, napríklad stretnutie alebo koniec mesiaca, s rýchlou linkou alebo dvoma slovami:
Tento prístup bude vždy a navždy stáť ďalších 15 sekúnd vášho času.
2.
Ak máte dôležitý projekt alebo správu, o ktorej diskutujete prostredníctvom e-mailu, pri písaní úplných slov vo všetkých hlavných mestách ( POTREBUJEM Tvoje odhlásenie do konca DNES ) a zvýraznenie, odvážne alebo podčiarknutie celých viet môže dôjsť pri rozhovore. svojim kolegom.
Raz som pracoval s niekým, kto mi poslal e-maily s POTREBNÝM POTVRDENÍM v červenej farbe a so všetkými hlavicami v jej správach alebo s úplnými odsekmi zvýraznenými žltou farbou. Snažila sa byť informačná a upozornila na dôležité podrobnosti - ale jej prístup vyšiel ako príliš drsný.
Rýchla oprava: Tučným písmom alebo kurzívou označeným nadpismi alebo odrážkami môžete vyvolať dôležité projekty alebo body, ktoré vytvárate - a formátovanie ponechať na pár slov, nie na celé odseky. Ak sa obávate, že váš čitateľ môže skenovať prostredníctvom e-mailu a vynechať urgentné položky, uistite sa, že používate informatívny predmet e-mailu, napríklad Projekty, ktoré sa majú schváliť na konci dňa. Nakoniec sa ubezpečte, že vaše e-maily sú rýchle a stručné, čo zvýši pravdepodobnosť, že príjemca dostane všetky potrebné informácie.
3.
Keď posielate kolegovi späť e-mailom s užitočným tipom alebo podrobnosťami, ktoré boli v predchádzajúcej správe prehliadané, zasiahnete odpoveď „odpovedať všetkým“. môžu priateľsky prispievať alebo získavať rady ako blahosklonný alebo konkurenčný, najmä v prípade, keď je nadaný správca danej osoby. (Kopírovanie šéfa niekoho na e-mail s korekciou je v podstate to isté, čo jej dáva konštruktívnu kritiku, zatiaľ čo jej šéf tam stojí - to ocení presne nikto.)
Rýchla oprava: Ak máte pre odosielateľa návrh, pošlite mu e-mail priamo, v ideálnom prípade na iné vlákno, takže nehrozí nebezpečenstvo náhodného zásahu „odpovedať všetkým“. Ešte lepšie je, keď zdvihnete telefón! Rýchly telefonický hovor uľahčuje vyčistenie detailov - bez rizika, že by sa niekto dotkol.
4.
Viem, že keď ste sa ponáhľali na čas a napájali ste sa v doručenej pošte, môže to vyzerať ako zbytočný krok, aby ste zadali poďakovanie, vaše meno , najmä keď je tam váš e-mailový podpis. Urob to tak ako tak. Ukončenie e-mailu bez vášho mena je podobné chôdzi od konverzácie bez rozlúčenia. Vďaka tomu budete vyzerať ponáhľane a nedbalí a je to neslušné.
Rýchla oprava: Pridajte poďakovanie a svoje meno k vášmu značkovému podpisu a nastavte ho tak, aby automaticky vyplňoval vašu e-mailovú adresu, keď stlačíte tlačidlo odoslať. Priateľské a profesionálne podpísanie zmluvy sa uskutoční zakaždým - bez toho, aby ste museli niečo robiť.
5.
Posielanie e-mailov, ktoré by ste nechceli, aby váš správca videl, vás môže v prípade odoslania e-mailu profesionálne zviazať. A áno, malo by to byť samozrejmé, ale stále sa to stáva stále. Môj priateľ pracoval so ženou, ktorá sa na ňu sťažovala v e-mailovom reťazci, a hádajte čo? Tento e-mail nakoniec skončil v jej doručenej pošte.
Nezabudnite tiež, že e-mail spoločnosti je majetkom spoločnosti a považuje sa za férovú hru, ak sa ľudské zdroje rozhodnú, že potrebujú prístup k vášmu účtu. Kandidátska rada kolegovi, sťažnosti týkajúce sa vašich spolupracovníkov alebo podrobnosti o víkendových plánoch by nikdy nemali opustiť vašu schránku na odoslanie.
Rýchla oprava: Buďte dokonalým profesionálom a predstierajte, že je váš šéf na každom e-maile, ktorý odošlete, bcc'ed. Koniec príbehu.
