Ak ste v súčasnosti zamestnaný - a človek -, viete o veľkej e-mailovej potope. Získate viac, než môžete na každý deň odpovedať, a často vám bráni v tom, aby ste vykonávali svoju „skutočnú prácu“. Ale v tomto modernom svete je byť na vrchole vašej doručenej pošty nevyhnutnosťou, ak chcete urobiť dojem na svojho šéfa a dostať sa dopredu.
Mnoho ľudí teraz posudzuje, ako dobre zvládajú e-maily podľa počtu e-mailov, ktoré prešli. „Dnes popoludní som strávil tri hodiny a odpovedal som 120 e-mailom“. Vo väčšine kancelárií je dôvod na oslavu a ochabovanie práv. Ale vo väčšine prípadov je to veľká chyba.
Pravda je, že existujú tri typy e-mailov:
Keď čelia bloku času na útok na svoju doručenú poštu, väčšina ľudí začína s rýchlym občerstvením. Je uspokojujúce ich dostať z cesty, celkový počet e-mailov v doručenej pošte klesá omnoho viac a nevyžadujú príliš veľa inteligencie.
V skutočnosti by ste však mali postupovať opačne. Je to stará metafora s kamienkami, pieskami: Predstavte si, že máte k dispozícii sklenenú nádobu predstavujúcu váš čas, ako aj kamene, kamienky a piesok. Jediným spôsobom, ako to všetko dosiahnuť, je začať s najväčšími vecami: vašimi skalami. Ak najprv naplníte svoju nádobu pieskom, nikdy do nej nezmestíte všetko.
Pokiaľ ide o e-mail, uistite sa, že nenaplňujete svoju nádobu pieskom tak, že najskôr odpoviete na rýchle a ľahké e-maily - nikdy sa nedostanete k veľkým dôležitým. Namiesto toho, ak ste konfrontovaní s dvojhodinovým blokom času, mali by ste vždy začať s e-mailovými správami, ktoré si vyžadujú 30 alebo viac minút, a aspoň jednu alebo dve z nich by ste mali urobiť skôr, ako začnete robiť rýchlejšie. Na druhej strane, ak máte iba 15 minút pred ďalšou schôdzkou, je to ten pravý čas na rýchle doručenie e-mailov.
Najjednoduchší spôsob bezproblémovej implementácie tejto stratégie vo vašom každodennom živote je pridať dve značky (alebo filtre v Gmaile): „rýchla odpoveď“ a „vyžaduje sústredený čas“. Akékoľvek e-maily, ktoré nie sú označené, by preto patrili do strednej kategórie a vyžadovali by päť až 30 minút.
Ak viete, že máte solídny blok nepretržitého času, začnite otvorením adresára zameraného na čas a rozhodnite sa, s ktorými adresami sa najviac chcete vysporiadať. Kľúčom k úspechu je uvedomenie si, ako zriedkavé sú tieto veľké bloky času: Keď ich máte, naplno ich využite! A nabudúce budete mať niekoľko minút času na čakanie na autobus alebo na linke na kávu, namiesto kontroly Instagramu otvorte priečinok s rýchlou odpoveďou.
