Všetci tam boli: Dostanete e-mail, ktorý vás núti urobiť dvojitý pokus. Iste, druhá osoba je jasne frustrovaná alebo nahnevaná, ale stále sa očakáva, že odpoviete. Čo by si mal urobiť? Ako reagujete?
Zatiaľ čo služby interných kancelárskych správ a textové správy si stále rastú v obľube, e-mail je stále najdôležitejším a najpoužívanejším komunikačným nástrojom v práci, takže vaša schopnosť používať ho čo najprofesionálnejším možným spôsobom je rozhodujúca. To znamená, že spôsob, akým reagujete na vyššie uvedenú situáciu, má potenciál pozitívne alebo negatívne ovplyvniť vašu kariéru. Aj keď si myslíte, že odpovedáte podobným tónom.
Áno, viem, že zostať profesionálom za všetkých okolností sa ľahšie povie, ako urobí. Odpovedanie na e-maily v práci je samo o sebe umením a reagovanie na emocionálne správy ich posunie na ďalšiu úroveň.
Táto príručka vás prevedie vašou odpoveďou, aby ste sa vyhli konfliktom a dokončili svoju prácu.
Krok 1: Dajte si pauzu
Možno budete chcieť znova prečítať prijatý e-mail, aby ste sa uistili, že máte pravdu - môžete to urobiť -, ale nezačnite písať odpoveď hneď teraz. Váš kolega, šéf alebo klient nechajú jeho emócie diktovať to, čo napísal. Túto chybu neopakujte. Urobte si prestávku a nechajte sa ochladiť.
Jednou z výhod e-mailu je, že nemusíte odpovedať okamžite. Niekedy je vhodné zostaviť odpoveď hodiny. Využite to. Aj keď cítite napätie a druhá strana čaká na vašu odpoveď - určite máte aspoň pár minút. Vstaňte od svojho stola, ochladte svoju myseľ a dajte si občerstvenie alebo pohár vody. Pomôže vám to vyhnúť sa reakcii na koleno šklbnutia.
Krok 2: Neskočte na závery
Buďte úprimní: Reagujete tak, ako ste, pretože čítate medzi riadkami? Ak máte čo do činenia s príliš emocionálnymi e-mailami, môžete si myslieť, že cítite hnev alebo frustráciu osoby vyžarujúcej z obrazovky. A budete sa cítiť nútení predpokladať, že je toho viac ako to, čo je tam.
Nemali by ste však hádať, čo to druhá strana skutočne myslela. Posudzovanie zámerov iných na základe niekoľkých viet (a prostredníctvom filtra vášho vlastného mozgu a spôsobu komunikácie) je zlý nápad.
Odolajte pokušeniu preskočiť na akékoľvek závery. Stačí si prečítať slová, získať informácie a pripraviť sa na profesionálnu odpoveď.
Krok 3: Udržujte to krátke
Majte na pamäti možnosť nesprávneho výkladu, nezabudnite, že vašou úlohou je poskytnúť čo najpresnejšiu odpoveď - a nič viac. Zbavte sa odpovedí na to, čo druhá osoba mohla myslieť.
Vytvorte štruktúru e-mailu tak, aby obsahoval iba jednu hlavnú správu. To neznamená, že by malo pozostávať iba z jednej vety, ale to znamená, že ak niekto kritizuje vašu prezentáciu a požiada o kópiu štatistík, ktoré ste citovali, svoju odpoveď založíte na poskytovaní štatistík (a nie na obhajobe svojich poverení). ).
Týmto spôsobom si môžete byť istí, že druhá strana načíta vašu odpoveď a porozumie jej presne tak, ako to myslíte. Posledné, čo chcete, je brániť sa len preto, aby ste sa dozvedeli, že váš kolega vás v skutočnosti nekritizoval; ale to, že len ťažko vyjadrila svoju spätnú väzbu.
Krok 4: Buďte priamočiaro
Vo vašich pracovných e-mailoch je zvyčajne vhodné vyhnúť sa sarkasmu a irónii - najmä ak sa situácia už cíti prudko. Niekedy môžete zvážiť žart, aby ste zmiernili napätie, ale tento plán by sa mohol ľahko odraziť.
Majte na pamäti, že čitateľ nebude schopný vidieť vaše výrazy tváre alebo gestá a môže vás veľmi zle interpretovať. Uložte preto svoju ochrannú známku pre osobné rozhovory a pre menšiu výmenu.
Krok 5: Požiadajte o pomoc
Ak váš e-mail nie je dôverný, je vhodné požiadať o pomoc. Možno váš kolega vie lepšie, ako sa vysporiadať so svojím rozzúreným šéfom, alebo vám váš manažér pomôže nájsť správny prístup k vášmu zmätenému klientovi.
Raz bol môj šéf schopný interpretovať e-mail, ktorý som dostal od jedného z našich klientov, pretože ju veľmi dobre poznal. Ubezpečil ma, že by som ju nemal brať osobne, pretože boli zapojené aj ďalšie faktory. Potom som sa mohol upokojiť a napísať dokonale vhodnú odpoveď.
Keď dostanete nahnevaný e-mail, nenechajte sa uraziť. Ľudia posielajú emocionálne správy, keď nie sú s niečím spokojní, cítia sa sklamaní alebo dokonca zmätení. Mali by ste pracovať za predpokladu, že to nemá nič spoločné s vami osobne - to znamená, že by ste sa nemali nechať odvádzať od tónu, aby ste odvádzali svoju prácu a profesionálne reagovali.
