V najlepšom prípade je e-mail jednou z najúčinnejších foriem komunikácie - môže byť krátka, sladká a odoslaná na cestách, aby ste dostali odpovede na svoje otázky alebo správu.
Vaša doručená pošta však môže spôsobiť viac problémov, ako sa vyrieši, keď namiesto nezmyselnej a skrátenej odpovede dostanete odpoveď s jedným vetom, ktorá v podstate neznamená nič. Na rozdiel od telefonického hovoru - kde môžete pomocou odlivu a toku konverzácie pokračovať v kladení rovnakej otázky novými spôsobmi - môže byť ťažké získať nové informácie prostredníctvom e-mailu.
Dobrou správou je, že kryptické e-maily zvyčajne spadajú do jednej z dvoch kategórií a existuje stratégia reagovania na každý typ. Čítajte ďalej pre bežných páchateľov a najlepší prístup pre každého z nich.
1. Odpoveď „Nečítal som e-mail“
Prvý typ tajnej e-mailovej správy je taký, ktorý vás zaujíma, prečo ste sa na prvom mieste obťažovali písaním. Vášmu šéfovi pošlete e-mail, že váš let je uzemnený, a píše, že vás uvidí v kancelárii „za pár hodín.“ Alebo požiadate skupinu voličov o aktualizované adresy a polovica z nich vám pošle všetky ich informácie a druhá polovica vám pošle iba ich telefónne čísla.
Fuj. Aké ťažké je prečítať e-mail?
V skutočnosti je to váš východiskový bod. Ako sa hovorí, je ľahšie zmeniť seba ako zmeniť ostatných. Prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je preto objektívne skontrolovať svoje e-maily. Vychovávate ľudí, aby ich nečítali tak, že pochovávajú otázku v e-maile s 5 odsekmi? Pri uvažovaní o vyššie uvedenom príklade ste spomenuli svoj oneskorený let na konci dvojstránkového súhrnu vašej služobnej cesty (ktorý váš šéf pravdepodobne plánoval preskúmať neskôr)? Vyskúšajte naše pokyny, aby ste si boli istí, že vaše e-maily sú prečítané - a odpovedali.
Ale pri písaní jasnejších e-mailov je všetko nabudúce dobré a dobré, ako by ste mali teraz reagovať na svojich čitateľov? Najlepším prístupom je predstaviť kľúčové informácie ako „nové informácie“ (čo vysvetľuje, prečo píšete späť).
V prípade vyššie uvedených príkladov môžete vyskúšať: „Nové informácie od leteckej spoločnosti: let pravdepodobne nezačne skôr ako ráno. Vyzerá to, že strávim večer v Chicagu, “alebo„ Ďakujem vám za odoslanie vášho telefónneho čísla; Mohli by ste tiež poslať aktualizovanú adresu, keď dostanete šancu? “Udržujte ju čo najkratšiu (jeden alebo dva riadky, aby sa nič nestratilo) a zároveň zdvorilo opakujte, čo potrebujete.
2. Reakcia „Toto nie je pre mňa priorita“
Stanovíte situáciu, v ktorej požiadate vedúceho kolegu, či by ste sa mali priblížiť A alebo B, a jeho odpoveď znie: „Veľa šťastia.“ Alebo požiadate o nový kontakt, keď by mohol byť dobrý čas na spojenie, a ona hovorí, že by sa rada - ale zanedbáva zahrnutie všetkých skutočných časov.
Znie to dobre? Mám zlé správy: Osoba, s ktorou korešpondujete, nie je práve to, aby vám odpovedala práve teraz.
Samozrejme, existuje rozdiel medzi e-mailom, ktorý vás prepúšťa, a e-mailom, ktorý dáva čas, keď bude váš kontakt k dispozícii viac, napríklad „rád by som sa stretol pri káve, ale som zaplavený cez koniec mesiaca “umožňuje prirodzené sledovanie krúženia späť o niekoľko týždňov.
Ale odmietavá odpoveď bez ďalších informácií - napr. „Kedy môžem vidieť niektoré čísla?“; „Iste.“ - naznačuje, že získanie požadovaných informácií nie je pre vášho čitateľa prioritou.
Ak je to pre teba určite priorita, je čas na to, aby si získal svoju pozornosť alebo pozornosť. Skúste odpovedať týmto vzorcom:
- Informácie, ktoré potrebujete
- Pevný termín
- Potvrdzovanie prostredníctvom otázky.
Napríklad: „Viem, že sa tento víkend konajú niektoré udalosti, ale potrebujem revidovaný odhad stravovania v stredu - do tej doby to budete schopní poskytnúť?“ Alebo: „Stretnutie mojich klientov je naplánované na piatok ráno o 10:00; je možné pred tým poskytnúť stručné poznámky k mojej prezentácii? “Zameranie čitateľa na to, čo potrebujete, sa zameria na čitateľa; vrátane konkrétneho dátumu („budúci utorok“ na rozdiel od „v priebehu niekoľkých nasledujúcich týždňov“) sa vám zobrazí zoznam priorít; a končiac otázkou znamená, že vás musí príjemca napísať späť.
Môže to byť frustrujúce, keď si niekto vezme čas na odpoveď, ale nevynaloží úsilie, aby vám poskytol potrebné informácie. Pomocou tipov vyššie zistite problém a odpovedzte spôsobom, ktorý vám pomôže dokončiť prácu.
