Prikývnete, keď všetci okolo vás hovoria o tom, ako dosahujú nulu doručenej pošty. Ale po pravde povedané, nikdy sa necítite, akoby ste sa tam dostali.
A na vašu obranu je to preto, že dostanete správy, ktoré si vyžadujú zdĺhavé alebo premyslené odpovede. Niekto požiadal o váš názor a vy by ste si chceli dať čas na jeho formuláciu. Alebo je tu päťstranová príloha na vašu recenziu - a preto ju musíte skontrolovať. Alebo chcete vyjadriť svoju odpoveď určitým spôsobom a chceli by ste počkať, kým nebudete čerství.
Štandardné riešenia pre túto situáciu všetkého druhu sať. Môžete „potvrdiť príjem“, ale to znie superformálne a nedá sa povedať, kedy vám druhá osoba podá poznámku, ktorá zhruba preloží na „A…?“. Môžete nechať automatickú odpoveď 24-7, ale to nemusí byť váš štýl - a stále neposkytujete konkrétnu odpoveď. Alebo si môžete len vziať čas, ale necháte druhú osobu premýšľať a čakať.
Je tu trik, do ktorého som sa nedávno dostal, to vyriešil tento problém. Mám v úmysle odpovedať do 24 hodín (ak nie oveľa skôr), s linkou, ktorá ma nejaký čas kúpi. Uspokojuje druhú osobu, že som na nej, dáva mi čas na sledovanie, keď to funguje podľa môjho rozvrhu, a dostáva ma to oveľa bližšie k nule doručenej pošty. Tu sú tri z mojich obľúbených.
1. „Približne budem v kontakte“
Mal som bývalého šéfa, ktorý vždy zdôrazňoval dôležitosť riadenia očakávaní. Informovanie ľudí na klientskom rozhraní vám umožňuje obísť zmätok a frustráciu. A najlepší spôsob, ako to dosiahnuť, je - podľa slov populárneho príslovia - nedostatočný prísľub, nadmerné plnenie.
Ak jednoducho čakáte týždeň, kým sa niekto dostane späť, bude predpokladať, že ste to považovali za nízku prioritu - a to nikoho necíti dobre. Ak ho však okamžite napíšete a objasníte, kedy budete v kontakte, zdá sa, že pre vás bolo naozaj dôležité poskytnúť čo najskôr ľudský čas.
Stanovením očakávania, kedy môže očakávať dôkladnú reakciu, ste premýšľajúci. A ak prekročíte tento dátum, už nie ste osoba, ktorá mala päť dní na odpoveď: Ste osoba, ktorá povedala, že bude potrebovať týždeň, ale odpovedala o dva dni skôr.
2. „Vytlačím sa proti konečnému termínu“
Keď posielate žiadosť, ľudia často chcú vedieť prečo. Premýšľajte o tom: Ak sa niekto zastaví pri vašom stole, aby začal brainstorming, pravdepodobne ho zahodia, ak vyslovíte „nie“ a potom sa otočíte späť na svoju klávesnicu. Je však menej pravdepodobné, že sa urazí, ak jej poviete, že nemôžete, pretože ste zaneprázdnení prípravou na stretnutie (alebo nejakú inú úplne platnú ospravedlnenie, napríklad zabalenie projektov pred dovolenkou).
Táto odpoveď sa riadi podobnou logikou. Zdieľaním obsahu na svojej doske umožníte, aby sa vaše pripojenie vcítilo do pracovného zaťaženia. Bude vedieť, že ju ignorujete; skôr ste zaujatí a potrebujete niekoľko dní, než jej budete môcť venovať plnú pozornosť e-mailom.
Vyskúšal som tento prístup a zistil, že ľudia oceňujú, že som si dokonca vzal čas na to, aby som sa vrátil v takom časom zlomenom stave. Namiesto toho, aby ma frustrovaní alebo e-mailom znova o deň alebo dva neskôr hľadali odpoveď, priali mi veľa šťastia a povedali mi, aby som sa vrátil, keď to pre mňa fungovalo.
3. „Rád by som to spravil kolegom, ktorý je mimo úradu“
To je ďalší riadok, na ktorý som narazil jednoducho tým, že povedal pravdu. Väčšina môjho tímu bola mimo kancelárie o niekoľko týždňov späť, a tak som musel odložiť všetky reakcie, ktoré si vyžadovali internú spätnú väzbu alebo schválenie.
Namiesto toho, aby som im odpovedal, akoby som im dal beh, ľudia boli - opäť - veľmi pochopení. Všetci sme mali tieto pracovné dni, keď sú naše ruky zviazané, a keďže ste zdieľali, že nemôžete urýchliť vašu odpoveď, nie je dôvod, aby vás druhá osoba tlačila, aby ste písali späť.
Včasné odpovedanie na e-maily je užitočné pre všetkých zúčastnených. Pomáha vám vyčistiť vašu doručenú poštu a pomôže druhej osobe získať všetky informácie, ktoré potrebuje. A hoci nie vždy je možné dať úplnú odpoveď, je takmer vždy možné niečo povedať. Takže vynechajte napoly premyslenú alebo ponáhľanú odpoveď a vyberte si riadok, ktorý vám nejaký čas kúpi. Váš kontakt bude mať pocit, že sa skutočne zaujímate, a umožní vám to urobiť si čas, ktorý potrebujete na dobrú prácu.
