Mať prácu? Ten, ktorý zahŕňa počítač, pripojenie na internet a stôl?
Potom pravdepodobne tento rok napíšete e-mail v románe, ktorý sa oplatí napĺňať, pričom sa zaoberáte približne 100 e-mailmi denne.
Myslím, že sa všetci môžeme zhodnúť: Preťaženie e-mailom dosahuje stúpajúcu horúčku. (A nie dobrá horúčka, napríklad diskotéka alebo kravský zvonček. Zlá horúčka. Rovnako ako tyfus.)
Rovnako ako väčšina ľudí som strávil značné množstvo času premýšľaním o tom, ako organizovať e-maily, uprednostňovať e-maily a rýchlejšie reagovať na e-maily. Ale v poslednej dobe som uvažoval o zaujímavejšej otázke: Ako môžem „vyškoliť“ ľudí (samozrejme jemne a láskavo), aby mi v prvom rade posielali menej e-mailov?
Tu sú tri moje obľúbené techniky.
Sú to revolučné koncepty? Nie naozaj. Sú rozumné, rozumné pripomenutia? Myslím si. A ak súhlasíte, dúfam, že mi pošlete e-mail a poviete mi o tom všetko. (Len si robím srandu. Úplne.)
1. Neodpovedajte okamžite na každý e-mail (alebo vôbec)
Môže to znieť kontraintuitívne, ale keď sa do toho naozaj pustíte, veľa „urgentných e-mailov“ má sklon vyriešiť sa bez vašej pomoci.
Príklad: Asi raz za deň dostanem zúfalý e-mail od krásneho klienta, kolegu alebo zákazníka, ktorý hovorí niečo ako:
"Alex! Pomoc! Snažím sa to urobiť _________, ale neviem si spomenúť, čo si mi povedal o _________. Môžete mi to znova pripomenúť? “
Asi 90% času, ak budem čakať hodinu alebo dve a neurobím vôbec nič, tá istá osoba napíše správu a hovorí:
"Alex! Hurá! Prišiel som na to. Moja chyba. Nevadí!"
Rozhodnutím neodpovedať okamžite „trénujete“ ľudí, aby boli viac sebestační - a zároveň vytvárali rozumné a realistické očakávania o tom, ako rýchlo budete môcť odpovedať.
Tu samozrejme používajte zdravý rozum. Ak pracujete v pozícii zákazníckeho servisu - a kľúčovým prvkom vašej práce je rýchla reakcia na ľudí, ktorí potrebujú vašu pomoc - potom bude vaša definícia „kto potrebuje moju pomoc“, samozrejme odlišná od definície niekoho iného.
Ale bez ohľadu na to, akú prácu máte, môžete skúsiť tento ďalší krok.
2. Vytvorte automatickú odpoveď s užitočnými odpoveďami na často kladené otázky
Vytvorte zoznam často kladených otázok, ktoré vám ľudia posielajú každý deň. Potom nasaďte svoje odpovede do automatickej odpovede, ktorá ľuďom poskytne presne to, čo potrebujú.
Je to vysoko efektívne a znova vysiela jemnú správu, ktorú si vážite ľudí, ktorí sú ochotní pomôcť si.
Tu je jednoduchý príklad:
Hej vy tam!
Ďakujem za písanie.
Ak tieto slová čítate, znamená to, že som vo veľkom a vzrušujúcom projekte hlboko v kolenách - a nebudem svoj e-mail kontrolovať niekoľko hodín.
Ale vďaka mágii e-mailu vám môžem pomôcť hneď teraz!
Ak posielate e-mail na zriadenie schôdzky:
Použite môj online plánovací nástroj tu. Je to najlepší spôsob, ako zablokovať čas.
Ak posielate e-mailom informácie o aktualizácii stavu v projekte XYZ:
Skontrolujte aktuálny časový rozvrh tu.
Ak máte mimoriadne časovo citlivú otázku:
Prosím, zazvonite moju bunku o ### - ### - ####. Alebo prejdite na môj stôl v treťom poschodí. Budem okolo.
3. Odpoveď s vyhláseniami, nie ďalšie otázky
Ak svoje e-maily uzavierate otvorenými otázkami, ako sú tieto:
"O koľkej si myslíte, že by sme mali mať obed?"
"Pamätáte si, ako aktualizovať web, alebo potrebujete pomoc?"
"Ako si myslíte, že by sme mali pokračovať odtiaľto?"
Vaše otázky vygenerujú iba viac e-mailov s ďalšími otázkami, ktoré si vyžadujú neustále myslenie a pozornosť.
Namiesto otvorenej otázky skúste ukončiť svoje e-maily jasným vyhlásením, napríklad:
„Poobedňajme sa o 12:30. Uvidíme sa v Café Luna. “
„Keď ste pripravení aktualizovať web, tu je tutoriál WordPress a odkaz na pokyny týkajúce sa budovania značky našej spoločnosti. Som tu, ak potrebujete ďalšiu pomoc. “
„Znovu sa pripojíme o týždeň. Zavolám ti o 10:00 budúci pondelok. “
Ak to, čo navrhujete, pre vašich príjemcov nefunguje, dobre vás o tom informujú! Ale väčšinu času budú vďační za vašu presnosť. Odstraňujete pre nich duševnú prácu - nehovoriac o dlhom reťazci nepotrebného zadného a zadného dýchania.
Zhrnúť to všetko?
Ak chcete školiť ľudí, aby vám posielali menej (a lepších) e-mailov: Modelujte správanie, ktoré chcete vidieť na svete.
Ak si zvyknete posielať e-mailom priateľom a kolegom otázky týkajúce sa vecí, ktoré by ste pravdepodobne mohli mať iba od spoločnosti Google, potom pre vás pravdepodobne urobia to isté aj ostatní.
Ak píšete dlhé e-maily s bláznivými e-mailovými skladbami a puzzle, dostanete odpovede, ktoré sú rovnako záhadné.
Ak však premýšľate a stručne, potom zdvihnete latku pre všetkých vo svojom kruhu - učíte ostatných presne o tom, ako sa majú liečiť.
Buďte teda jasným a dôsledným učiteľom. Vaša doručená pošta (a psychika) vám poďakujú.
