Stretnutia sú drahé. Nie preto, že platíte za účasť ľudí (samozrejme), ale preto, že využívajú čas ľudí; čas, ktorý by sa mohol stráviť vykonaním mnohých iných vecí, ktoré generujú príjmy. Jedna štúdia v skutočnosti zistila, že opakujúce sa stretnutie manažérov na strednej úrovni stálo jednu spoločnosť 15 miliónov dolárov ročne.
15 miliónov dolárov ročne!
Nehovoriac o tom, musíte vziať do úvahy čas prípravy a čas prepínania kontextu. Profesorka Gloria Marková z University of California v Iraku zistila, že návrat pracovníka po prerušení v priemere trvá 25 minút.
Poznanie týchto štatistík znamená, že keď diskutujem o tom, či musím zavolať na stretnutie, pýtam sa sám seba, čo stojí za to (doslova). Je to najlepšie využitie času každého, vrátane môjho? A nie tak zriedka, odpoveď je „nie“.
Čo teda robiť? Jednoduché! Pošlite jednoduchý, ale kritický e-mail, aby ste boli informovaní a sledovaní.
Čo zahrnúť
Potrebujete pokryť tri kľúčové veci:
- Logistika : prečo bolo stretnutie zrušené, a ak sa jedná o opakujúce sa stretnutie, čo možno očakávať nabudúce
- Akcia : dokončené alebo čakajúce položky kritických akcií
- Informácie : akékoľvek aktualizácie alebo všeobecné FYI pre skupinu
Poznámka: Nespadnite do pasce vyradenia akčných položiek a logistiky. Vyššie najdôležitejšie informácie zaisťujú, že sa zobrazia, keď vaši kolegovia vyberú svoj e-mail. Jo, a bonusový tip pre vás: Dajte ľuďom tučným písmom, ak potrebujú niečo urobiť, aby si ich trojnásobne všimli.
Vzorka e-mailu Ako zmeniť stretnutie na e-mail
- Oslovte päť klientov so spätnou väzbou na návrhy - Maria
- Poslať konečné načasovanie marketingového plánu na schválenie- Jason
- Marketingová kópia je zamknutá
- Užší zoznam klientov bol dokončený
- Žiadosť o rozpočet bola zaslaná finančnému tímu
- Dátum spustenia bol potvrdený (14. november!)
Môže sa to zdať jednoduché, ale pridanie e-mailu s informáciami o stretnutí do profesionálnej tašky trikov je skvelý spôsob, ako zvýšiť zameranie a produktivitu svojho tímu. Ak rešpektujete čas ostatných ľudí a vždy zabezpečíte, aby boli ďalšie kroky jasné, ostatní okolo vás budú pravdepodobne robiť to isté. A kto nemá rád hodinu späť, aby si prácu urobil v náročnom dni?
