Dovoľte mi začať pripustením niečoho trápneho. Keď som pred dvoma rokmi počul medzi vedúcim tímom mojej spoločnosti spomenutý výraz „štíhly“ a „standup“, myslel som si, že sa chystáme začať novú iniciatívu ľudských zdrojov v oblasti zdravia zamestnancov a držania tela.
Mýlil som sa v tom. (Moji spolupracovníci ma nad tým donekonečna trollujú, keď uvidia tento článok.)
Moja spoločnosť skutočne implementovala novú rutinu denných 15-minútových stretnutí s názvom „standups“, kde členovia tímu stručne informujú o týchto otázkach:
- Čo ste dokončili včera?
- Čo sa deje dnes?
- Blokuje vám niečo v dokončení niečoho?
Každý člen tímu stojí počas tohto stretnutia, pretože sa predpokladá, že toto držanie tela zaistí lepšie zameranie ako sedenie. Teoreticky sú standupy ideálne pre produktivitu, pretože znižujú množstvo dlhých stretnutí, na ktorých nikto nevenuje pozornosť a všetci sú odvádzaní od skutočnej práce. A nie je to len podávanie správ o stave. Tímy určujú priority a výzvy na začiatku dňa, aby mohli naplánovať odstránenie akýchkoľvek blokátorov a uistiť sa, že cesta pre zvyšok dňa je jasná.
Má zmysel, že malé spoločnosti ovplyvnené myslením „Lean Startup“ (tl; dr: viac s menej) experimentujú so standupmi. Keď ste malí a svižní, jednoducho nemáte čas na veľa režijných nákladov. V mojej spoločnosti, Bureau Blank, máme šesť základných tímov - stratégiu, dizajn, web, klientske služby, prevádzku a rozvoj podnikania - av každom okamihu pracujeme na až 20 projektoch pre 10 a viac klientov. Náš tím má tiež len 10 ľudí, takže občas máme na sebe niekoľko klobúkov. Spoločnosť, ako je naša, potrebuje niečo, aby udržala každého organizovaného a informovaného.
Keď pracujú
Takže, fungujú? Videl som, že standups sú naozaj užitočné, keď …
Termín sa blíži
Už ste niekedy počuli toto príslovie: „Keď plánujete, Boh sa smeje?“ Nuž, Boh musí dostať kop z projektových manažérov, ktorí sa snažia kontrolovať čas pomocou odhadov a termínov. Keď nevyhnutne prídu tie okamihy, v ktorých sa v ten istý deň zrazia dve kritické lehoty, sú užitočné tabuľky, pretože tímy sa pri poskytovaní aktualizácií spoločne pozerajú na kalendár. Ste schopní vidieť míľniky prichádzajúce pred ich príchodom a môžete si naplánovať príslušné úpravy priorít alebo pracovného zaťaženia.
Máte radi zoznamy úloh
Od chvíle, keď sme držali standups, používame tiež systémy projektového riadenia ako Basecamp a JIRA. Tieto systémy umožňujú každému vidieť všetky políčka (doslova), ktoré je potrebné skontrolovať pred doručením webovej stránky alebo loga klientovi. Počas standupov môžu členovia tímu rýchlo upozorniť na úlohy, na ktorých pracujú, a stretnutie sa skončilo.
Chcete sa dozvedieť viac o tom, čo robí iný tím
Jednou z výhod bytia v malej spoločnosti je to, že príležitosti na učenie sa sú stále prítomné. Postavenie každého tímu je zaznamenané v našom systéme riadenia projektov, takže vždy vidím, ako členovia iného oddelenia prispievajú k projektu, na ktorom pracujem.
Tu je možný scenár: Pri vývoji webových stránok môj strategický tím vykoná prieskum odvetvia nášho klienta s cieľom hľadať trendy a všimneme si napríklad, že viac neziskových organizácií prijíma citlivé webové stránky. Keď naši vývojári začnú stavať web, môžem skontrolovať ich postavenie, aby som videl kroky, ktoré podnikajú na zobrazenie stránky na obrazovkách rôznych veľkostí, a požiadam ich, aby sa so mnou podelili o svoje informácie. Je to obojstranne výhodné, pretože sa učím niečo nové a prejavujem záujem o svojich spolupracovníkov (čo je pre individuálnu a firemnú morálku dlhá cesta).
Na čo dávať pozor
Pohotovostné režimy môžu tiež odhaliť výzvy, ktoré by mali urýchliť konanie tímov a manažérov. Na čo treba dávať pozor:
Práca, ktorá nie je rovnomerne distribuovaná alebo vykonaná
Pohotovostné režimy rýchlo odhalia, koľko práce majú všetci. Keď všetci podávajú správy o tom, na čom pracujú, občas môžete mať členov tímu s úlohami, ktoré podľa všetkého miznú „prebiehajú“. Neprepadajte panike ani nevyskúšajte závery, že váš spolupracovník svoj čas nezvláda dobre. Pamätajte, že „zaneprázdnenie“ nie je cieľom standupu, komunikácia je. Či už ste jeho manažérom alebo kolegom, spolupracujte s ním na porozumení hĺbky úlohy. Uvidíte, či je príliš veľa na to, aby to zvládla sama osoba, alebo či môžete pomôcť rozdeliť úlohu na menšie kroky.
Zdá sa, že niekto je na inej stránke
Standups sú známe aj ako „scrums“, čo je termín, ktorý vychádza z rugby formácie tímov spájajúcich sa, aby získal kontrolu nad loptou. V práci, rovnako ako v športe, ak ktorýkoľvek člen tímu nie je v súlade s cieľmi alebo ťahá svoju váhu, zvyšok tímu ho utrpí. Ak experimentujete so standupmi, sledujte členov tímu, ktorí zrejme nevenujú pozornosť, keď hovoria ostatní, alebo poskytujú vágne informácie o tom, na čom pracujú. Nemusí to byť tak, že sú odpojení. Jednoducho nemusia pochopiť kontext, ciele alebo zodpovednosti toho, na čom pracujú. Urobte si čas na stretnutie jeden na jedného, aby ste sa mohli priamo venovať výzvam.
Neexistuje dosť práce
Pohovky, rovnako ako zoznamy úloh, sú zostavené na okamžité uspokojenie. Keď horíte úlohami a robíte pokrok vo svojej práci, je to úžasné! Ale ak pre vašu spoločnosť alebo váš tím nie je dosť práce, standup sa môže cítiť ako zdvíhanie rovnakej činky každý deň v telocvični. Iste, udržujete si rutinu, ale nie ste silnejší. Nehovoriac o tom, že sa nudíš z mysle. Ak je pracovná záťaž vášho tímu nízka, standup sa môže stať obťažovaním, čo môže spôsobiť stratu záujmu členov tímu. Akonáhle sa záujem o člena tímu stratí, produktivita a angažovanosť voči spoločnosti sa môžu tiež oslabiť.
Ak ste zasiahli pomalé obdobie práce, zvážte, či by ste mali pozastaviť standupy a do mixu pridať ďalšie typy aktivít na budovanie tímu.
Standups, ako je softvér alebo stroje, sú nástroje. Neriešia problémy sami. Vyžadujú si však dôkladné nasadenie a osobitnú pozornosť ľudskému prvku, aby sa zaistilo, že vytvárate prostredie, ktoré je otvorené a vokálne, kde tímy spolupracujú, aby svoju prácu dokončili.
