Ako často sa vám nedarí dostať sa do zoznamu úloh?
A nie, vrátane „Zoznamu úloh“ len preto, aby ste si niečo okamžite prečiarkli, sa nepovažuje za víťazstvo.
Samozrejme, že to nie je vždy vaša chyba - každý požiarny vrták, ktorý sa objaví, len udržuje váš zoznam dlhší a dlhší.
"Sme príliš zaneprázdnení tým, že prežívame naše životy a snažíme sa udržať gule vo vzduchu a naše hlavy nad vodou: Existuje lepší spôsob, ako to urobiť?" Hovorí Maura Thomas, zakladateľka spoločnosti RegainYourTime.com a autorka Personal Tajomstvá produktivity .
Ukázalo sa, že existuje - ak vezmete tip od Dwighta D. Eisenhowera.
Eisenhower Matrix, ktorý popularizoval Stephen Covey, ale na základe princípov produktivity bývalého prezidenta, vám umožňuje kategorizovať vaše úlohy podľa úrovne ich dôležitosti a naliehavosti, takže sa môžete rozhodnúť, kam sústrediť svoju energiu.
Rozdelením úloh do jednej zo štyroch jasne definovaných kategórií vás Eisenhower Matrix núti hodnotiť, čo je skutočne hodné vášho času - a čo je možné delegovať alebo dokonca úplne zmierniť.
Nižšie uvádzame príklady druhov aktivít, ktoré patria do každej kategórie. Pozrite sa, ako by ste prezradili svoj zoznam úloh; potom sa riaďte Thomasovou radou o tom, ako sa vysporiadať s každým typom, aby ste mohli dosiahnuť viac za kratší čas.
Kategória č. 1: dôležitá a naliehavá
Vaša asistentka ju upozorní - a jej posledný deň je zajtra. Požiadavka rýchleho klienta vyvolá kľúč v projekte, ktorý prebieha hladko. Tieto úlohy sa považujú za krízu alebo majú kritické termíny, ktoré musíte splniť.
Ako ich riešiť
Keďže nemôžete predpovedať, kedy sa objavia krízy, predpokladajte, že sa stanú, a ponechajte im priestor v rozvrhu.
"Väčšina ľudí sa preplánuje, ale ak sa niečo pokazí, všetky vaše plány padnú ako domino, " hovorí Thomas. Riešenie? Nevyplňte viac ako 60% svojho produktívneho času.
Napríklad, ak pracujete od 8:00 do 18:00, nechajte v kalendári asi štyri hodiny prázdne, aby ste umožnili núdzové situácie. Ak v ten deň nenastanú žiadne núdzové situácie, máte šťastie a môžete sa pokúsiť o splnenie úloh nasledujúceho dňa.
Kategória č. 2: dôležitá, ale nie naliehavá
Naplánovanie obedového stretnutia s manažérom prijímania. Získať nohu pri plánovaní rodinnej dovolenky. Brainstorming dlhodobé ciele pre váš tím. Tieto úlohy ovplyvňujú vaše veľké ciele, ale nemusia mať nevyhnutne horúci termín.
Ako ich riešiť
Väčšina z týchto položiek bude skôr projektom veľkým ako denným, takže každý z nich rozdeľte do konečných termínov, ktoré vám pomôžu začať, hovorí Thomas.
Pre všetky položky, ktoré nemôžete rozobrať, stanovte stanovené množstvo času, s ktorým na nich môžete pracovať, ktoré sa vám zdá krátke, takže samotná úloha sa cíti menej ohromujúca.
Thomas tiež navrhuje zahrnúť do vášho denného zoznamu úloh iba tri dôležité, ale nie naliehavé úlohy, aby ste nechali čas na e-maily, stretnutia a krízy - a ak je to možné, na nich pracujte v čase, keď sa cítite najviac nabití.
Kategória č. 3: Nie je dôležitá, ale naliehavá
E-maily, telefónne hovory, otázky od spolupracovníkov - to sú veci, na ktoré musíte okamžite reagovať, aj keď vám nepomáhajú s vašimi väčšími cieľmi.
Ako ich riešiť
"Najjednoduchší spôsob, ako ovládať rozptýlenie, je ovládať vašu technológiu, " hovorí Thomas.
Najprv skontrolujte svoj e-mail v dávkach iba niekoľkokrát denne - povedzme každé tri hodiny alebo po dokončení dôležitejšej úlohy. Aby ste sa ubezpečili, že sa s tým budete držať, úplne opustite svoj e-mail, aby ste sa nemuseli pokúšať skontrolovať upozornenia.
To isté platí pre váš telefón: Úplne stíšte zvuk - potom ho odložte do zásuvky alebo lícom nadol na stôl, aby sa výstrahy nezobrazovali.
A ak prijímate priveľa hovorov alebo otázok od spolupracovníkov mimo časového obdobia, ktoré ste im vyhradili, jednoducho zavrite dvere svojej kancelárie, nasaďte si slúchadlá alebo na svoje miesto umiestnite nápis „Nerušiť“. stolička alebo stena skrine.
Kategória č. 4: Nie je dôležitá a nie je naliehavá
Či už ide o protokolovanie správ o výdajoch, vytváranie zmlúv alebo spisové materiály, „to sú úlohy, ktoré nebudú mať na našu prácu veľký vplyv, akonáhle ich urobíme, napriek tomu neodchádzajú, “ hovorí Thomas.
Ako ich riešiť
Zadávajte čo najviac z týchto úloh delegovaním na mladšieho zamestnanca alebo, v prípade osobných prác, virtuálneho asistenta, navrhuje Thomas.
Aj keď musíte platiť za vonkajšiu pomoc, hodiny, ktoré získate späť, aby ste dosiahli dôležitejší cieľ - napríklad konečný pokrok v ďalšom veľkom kariérnom postupe - vám z dlhodobého hľadiska môžu pomôcť finančne sa posunúť dopredu.
Súvisiace: 6 ľudí, 6 vyvažovacích zákonov: Brilantný hack o pracovnom živote, ktorý šetrí moje zdravie
