Možnosti validácie údajov programu Excel zahŕňajú vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu, ktorý obmedzuje údaje, ktoré je možné vložiť do konkrétnej bunky, na prednastavený zoznam položiek.
Keď sa do bunky pridá rozbaľovací zoznam, vedľa neho sa zobrazí šípka. Kliknutím na šípku sa otvorí zoznam a umožní vám vybrať jednu z položiek zoznamu pre vstup do bunky.
Údaje použité v zozname môžu byť umiestnené:
- na rovnakom pracovnom liste ako zoznam
- na inom pracovnom hárku v rovnakom zošite
- v inom zošite
Výučba: Používanie údajov uložených v inom zošite
V tomto návode vytvoríme rozbaľovací zoznam pomocou zoznamu položiek umiestnených v inom zošite.
Výhody použitia zoznamu položiek umiestnených v inom zošitu zahŕňajú centralizáciu zoznamových údajov, ak ich používajú viacerí používatelia a ochrana údajov pred náhodnou alebo úmyselnou zmenou.
Poznámka: Ak sú zoznamové údaje uložené v samostatnom zošite, pracovné zošity musia byť otvorené, aby zoznam fungoval.
Nasledujúcimi krokmi v nižšie uvedených témach tutoriálu môžete vytvoriť, používať a meniť rozbaľovací zoznam podobný tomu, ktorý je vidieť na obrázku vyššie.
Tieto pokyny pre tutoriály však neobsahujú kroky formátovania pracovných hárkov.
To neovplyvní dokončenie tutoriálu. Váš pracovný hárok bude vyzerať odlišne od príkladu na strane 1, ale v rozbaľovacom zozname sa zobrazia rovnaké výsledky.
Tutorial Témy
- Otváranie súborov a ukladanie údajov výučby
- Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
- Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
- Zadanie zdroja údajov a dokončenie zoznamu rozpadu
- Zmena položiek zoznamu
- Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
Zadanie údajov výučby
Otvorenie dvoch pracovných zošitov programu Excel
Ako bolo spomenuté, v tomto výučbe budú údaje z rozbaľovacieho zoznamu umiestnené v rozbaľovacom zozname v inom zošite.
Pre tento návod postupujte podľa týchto krokov:
- Otvorte dva prázdne pracovné zošity programu Excel
- Uložte jeden zošit s menom Data-source.xlsx - tento zošit bude obsahovať údaje pre rozbaľovací zoznam
- Uložte druhý zošit s menom drop-down-list.xlsx - tento zošit bude obsahovať rozbaľovací zoznam
- Nechajte oba pracovné zošity otvorené po uložení.
Zadanie údajov výučby
- Zadajte nižšie uvedené údaje do buniek A1 až A4 Data-source.xlsx ako je vidieť na obrázku vyššie.
-
A1 - Perník A2 - Citrón A3 - Ovesná vňať Raisin A4 - Čokoládový kúsok
- Uložte zošit a nechajte ho otvorený
- Zadajte nižšie uvedené údaje do buniek B1 v drop-down-list.xlsx zošit.
-
B1 - Typ cookie:
- Uložte zošit a nechajte ho otvorený
- Rozbaľovací zoznam sa pridá do bunky C1 tohto zošita
Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
Pomenovaný rozsah umožňuje odvolávať sa na určitý rozsah buniek v zošite programu Excel.
Pomenované rozsahy majú veľa aplikácií v programe Excel vrátane ich použitia vo vzorcoch a pri vytváraní grafov.
Vo všetkých prípadoch sa používa pomenovaný rozsah namiesto radu odkazov na bunky, ktoré označujú umiestnenie údajov v pracovnom hárku.
Ak sa používa v rozbaľovacom zozname nachádzajúcom sa v inom zošite, musia sa použiť dva pojmenované rozsahy.
- Jeden sa vytvorí pre položky zoznamu v zošite, kde sú údaje umiestnené
- Druhá je vytvorená v zošite, kde sa nachádza rozbaľovací zoznam. Tento druhý pomenovaný rozsah sa spája s pomenovaným rozsahom v prvom zošite
Tutorial Kroky
Prvý názov rozsah
- Vyberte bunky A1 - A4 z Data-source.xlsx na zvýraznenie
- Kliknite na pole Názov nad stĺpcom A
- Do poľa Názov zadajte "Cookies" (bez úvodzoviek)
- Stlačte tlačidlo ENTER na klávesnici
- Bunky A1 až A4 z Data-source.xlsx pracovný zoznam má teraz názov rozsahu sušienky
- Uložte zošit
Druhý menovaný rozsah
Tento druhý pomenovaný rozsah nepoužíva odkazy na bunky drop-down-list.xlsx zošit.
Skôr to, ako bolo spomenuté, bude odkazovať na sušienky názov rozsahu v priečinku Data-source.xlsx zošit.
Je to nevyhnutné, pretože program Excel neakceptuje referencie buniek z iného zošitu pre pomenovaný rozsah. Bude to však okrem iného názvu oblasti.
Vytvorenie druhého pomenovaného rozsahu sa preto nepoužíva pomocou Pole Názov ale pomocou Správca mien možnosť umiestnená na vzorca kartu pásky.
- Kliknite na bunku C1 v priečinku drop-down-list.xlsx cvičebnice
- Kliknite na Vzorce> Správca mien na páse k otvoreniu Správca mien dialógové okno
- Klikni na Nový pre otvorenie Nový názov dialógové okno
- V type riadku Názov: údaje
- V type odkazuje na riadok: = 'Dát source.xlsx'! Cookies
- Kliknutím na tlačidlo OK dokončíte pomenovaný rozsah a vrátite sa do dialógového okna Správca mien
- Kliknutím na tlačidlo Zavrieť zatvoríte dialógové okno Správca mien
- Uložte zošit
Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
Všetky možnosti overovania údajov v programe Excel vrátane rozbaľovacích zoznamov sa nastavujú pomocou dialógového okna na overenie údajov.
Okrem pridávania rozbaľovacích zoznamov do pracovného hárka môže byť validácia údajov v programe Excel tiež použitá na kontrolu alebo obmedzenie typu údajov, ktoré je možné vložiť do konkrétnych buniek v pracovnom hárku.
Tutorial Kroky
- Kliknite na bunku C1 na drop-down-list.xlsx zošita, aby bola aktívna bunka - v tomto prípade sa rozbalí zoznam
- Klikni na údaje v ponuke pásky nad pracovným hárkom
- Klikni na Overovanie dát na karte otvorte rozbaľovaciu ponuku
- Klikni na Overovanie dát v ponuke otvorte dialógové okno Validácia údajov
- Nechajte dialógové okno otvorené pre ďalší krok v príručke
Použitie zoznamu na overenie údajov
Výber zoznamu na overenie údajov
Ako už bolo spomenuté, okrem rozbaľovacieho zoznamu existuje viacero možností na overovanie údajov v programe Excel.
V tomto kroku si vyberieme zoznam ako typ overovania údajov, ktorý sa má použiť pre bunku D1 pracovného hárka.
Tutorial Kroky
- Kliknite na nastavenie v dialógovom okne
- Kliknite na šípku nadol na konci dovoliť line otvorte rozbaľovaciu ponuku
- Kliknite na zoznam vyberte rozbaľovací zoznam pre validáciu údajov v bunke C1 a aktivujte ho zdroj line v dialógovom okne
Zadanie zdroja údajov a dokončenie zoznamu rozpadu
Keďže zdroj údajov pre rozbaľovací zoznam je umiestnený v inom zošite, druhý zadaný rozsah, ktorý bol vytvorený skôr, sa zadá do priečinka zdroj line v dialógovom okne.
Tutorial Kroky
- Klikni na zdroj riadok
- Typ "= Data" (bez úvodzoviek) v zdrojovom riadku
- kliknite OK na dokončenie rozbaľovacieho zoznamu a zatvorenie Overovanie dát dialógové okno
- Malý šípka nadol ikona umiestnená na pravej strane bunky C1
- Kliknutím na šípku nadol by ste mali otvoriť rozbaľovací zoznam obsahujúci štyri názvy súborov cookie zadané do buniek A1 až A4 Data-source.xlsx cvičebnice
- Kliknutím na jedno z názvov zadajte tento názov do bunky C1
Zmena zoznamu rozpadu
Zmena položiek zoznamu
Ak chcete aktualizovať rozbaľovací zoznam so zmenami v našich údajoch, môže byť potrebné pravidelne meniť výber v zozname.
Pretože sme použili a pomenovaný rozsah ako zdroj pre naše položky zoznamu namiesto skutočných názvov zoznamov, zmenou názvov súborov cookie v uvedenom rozsahu umiestnených v bunkách A1 až A4 Data-source.xlsx zošit okamžite zmení názvy v rozbaľovacom zozname.
Ak sa údaje zadajú priamo do dialógového okna, vykonanie zmien v zozname zahŕňa vrátenie sa do dialógového okna a úprava zdrojového riadku.
V tomto kroku sa budeme meniť citrón na sušienka v rozbaľovacom zozname zmenou údajov v bunke A2 daného rozsahu v Data-source.xlsx zošit.
Tutorial Kroky
- Kliknite na bunku A2 v priečinku Data-source.xlsx zošit (Lemon), aby sa stal aktívnou bunkou
- typ sušienka do bunky A2 a stlačte kláves Enter na klávesnici
- Kliknite na šípku nadol pre rozbaľovací zoznam v bunke C1 na drop-down-list.xlsx zošitu otvoriť zoznam
- Položka 2 v zozname by sa mala čítať sušienka namiesto citrón
Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
Vzhľadom na to, že naše údaje sa nachádzajú na inom pracovnom hárku z rozbaľovacieho zoznamu, dostupné možnosti na ochranu zoznamových údajov zahŕňajú:
- Chráňte pracovný hárok, ktorý zahŕňa zablokovanie buniek A1 až A4 na hárku 2
- Vyžaduje heslo na úpravu zošita
- Keď sa zošit otvorí ako Iba na čítanie
