Občas musíme sledovať informácie a dobré miesto pre to je v databázovom súbore Excel. Či už ide o osobný zoznam telefónnych čísel, zoznam kontaktov pre členov organizácie alebo tímu alebo zbierku mincí, kariet alebo kníh, databázový súbor programu Excel umožňuje jednoduché zadávanie, ukladanie a vyhľadávanie konkrétnych informácií.
Program Microsoft Excel má vstavané nástroje, ktoré vám pomôžu sledovať údaje a vyhľadávať konkrétne informácie, keď ich chcete. Rovnako, so stovkami stĺpcov a tisícok riadkov, Excel tabuľka môže mať obrovské množstvo dát.
Zadanie údajov
Základný formát pre ukladanie údajov v databáze programu Excel je tabuľka.
Po vytvorení tabuľky sa môžu nástroje na vyhľadávanie Excel použiť na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov v databáze, aby sa našli konkrétne informácie.
Ak chcete pokračovať spolu s týmto kurzom, zadajte údaje tak, ako sú uvedené na obrázku vyššie.
Zadajte identifikátory študentov rýchlo:
- Zadajte prvé dva identifikátory - ST348-245 a ST348-246 do buniek A5 a A6, resp.
- Zvýraznite dve ID, aby ste ich vybrali.
- Klikni na vyplniť rukoväť a presuňte ho do bunky A13.
- Zvyšok ID študenta by mal byť správne vložený do buniek A6 až A13.
Zadávanie údajov správne
Pri zadávaní údajov je dôležité zabezpečiť, aby boli zadané správne. Okrem riadku 2 medzi názvom tabuľky a nadpismi stĺpcov nenechávajte pri zadávaní údajov žiadne prázdne riadky. Tiež sa uistite, že nenecháte žiadne prázdne bunky.
Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov týkajúcich sa správy údajov. Ak sú údaje správne zadané na začiatku, program pravdepodobne vráti požadované výsledky späť.
Riadky sú záznamy
Každý jednotlivý riadok údajov v databáze je známy ako záznam. Pri zadávaní záznamov dodržujte tieto pokyny:
- V stvorenej tabuľke nenechávajte prázdne riadky. Toto zahŕňa NOT pričom medzi riadkami stĺpcov a prvým riadkom údajov zostane prázdny riadok.
- Záznam môže obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
- Záznam musí obsahovať aj VŠETKY údaje v databáze o tejto položke. Nie je možné získať informácie o položke vo viac ako jednom riadku.
Stĺpce sú polia
Zatiaľ čo riadky v databáze programu Excel sú označované ako záznamy, stĺpce sú známe ako poľa, Každý stĺpec potrebuje nadpis na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje. Tieto nadpisy sa nazývajú názvy polí.
- Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby sa údaje pre každý záznam vložili v rovnakom poradí.
- Uistite sa, že všetky údaje v stĺpci sú zadané pomocou rovnakého formátu. Ak začnete zadávať číslice ako číslice (napríklad 10 alebo 20), držte ich. Nezmeníte časť a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Byť dôsledný.
- Nenechávajte prázdne stĺpce v tabuľke.
Vytvorenie tabuľky
Po zadaní údajov je možné ju previesť na a stôl, Urobiť tak:
- Zvýraznite bunky A3 až E13 v pracovnom liste.
- Klikni na Domov tab.
- Klikni na Formátovať ako tabuľku na páske k otvoreniu rozbaľovacej ponuky.
- Vyberte modré Stolové štýlové médium 9 možnosť otvoriť Formátovať ako tabuľku dialógové okno.
- Kým je dialógové okno otvorené, bunky A3 až E13 na pracovnom hárku by mali byť obklopené pochodujúcimi mravcami.
- Ak pochodujúce mravce obklopujú správny rozsah buniek, kliknite na tlačidlo ok v Formátovať ako tabuľku dialógové okno.
- Ak pochodujúce mravce neobsahujú správny rozsah buniek, zvýraznite správny rozsah v pracovnom hárku a potom kliknite na tlačidlo ok v Formátovať ako tabuľku dialógové okno.
- V tabuľke by sa mali umiestniť šípky rozbaľovania vedľa každého názvu poľa a riadky tabuľky by mali byť naformátované v striedavom svetle a tmavo modrej farbe.
Používanie databázových nástrojov
Po vytvorení databázy môžete pomocou nástrojov umiestnených pod rozbaľovacími šípkami vedľa každého poľa zoradiť alebo filtrovať údaje.
Triedenie údajov
- Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Pole Priezvisko názov.
- Kliknite na tlačidlo Zoradiť voľbu A až Z zoradiť databázu abecedne.
- Po roztriedení, Graham J. by mal byť prvý záznam v tabuľke a Wilson R by mala byť posledná.
Filtrovanie údajov
- Kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Pole programu názov.
- Kliknite na začiarkavacie políčko vedľa položky Vybrať všetko možnosť zrušiť všetky začiarkavacie políčka.
- Kliknite na zaškrtávacie políčko vedľa položky obchodné možnosť pridať začiarkavacie políčko do poľa.
- kliknite OK.
- Iba dvaja študenti - G. Thompson a F. Smith by mali byť viditeľné, pretože sú jediní dvaja zapísaní v obchodnom programe.
- Ak chcete zobraziť všetky záznamy, kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Program názov poľa.
- Klikni na Vymazať filter z "Program" voľba.
Rozšírenie databázy
Ak chcete do svojej databázy pridať ďalšie záznamy:
- Umiestnite ukazovateľ myši na malú bodku v pravom dolnom rohu tabuľky.
- Ukazovateľ myši sa zmení na dvojhlavú šípku.
- Keď k tomu dôjde, kliknite a podržte pravým tlačidlom myši a pretiahnite ukazovateľ pridajte prázdny riadok do dolnej časti databázy.
- Do tohto nového riadku pridajte nasledujúce údaje:Bunka - údajeA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Veda
Dokončenie formátovania databázy
- Zlatý klinec buniek A1 až E1 v pracovnom liste.
- Klikni na Domov tab.
- Klikni na Zlúčiť a Centrum možnosť pásu na vystredenie titulu.
- Klikni na Fill Colour (vyzerá ako farba plechovky) na páse, čím otvoríte rozbaľovací zoznam farieb výplne.
- zvoliť Modrá, akcent 1 zo zoznamu zmeniť farbu pozadia v bunkách A1 - E1 na tmavomodrá.
- Klikni na Farba písma ikona na formátovanie panel nástrojov (je to veľké písmeno "A"), čím otvoríte rozbaľovací zoznam farieb písma.
- zvoliť biely zo zoznamu zmeniť farbu textu v bunkách A1 - E1 na bielu.
- Zlatý klinec buniek A2 - E2 v pracovnom liste.
- Klikni na Fill Colour na paneli otvorte rozbaľovací zoznam farieb výplne.
- zvoliť Modrá, zvýraznenie 1, zapaľovač 80 zo zoznamu zmeniť farbu pozadia v bunkách A2 - E2 na svetlo modrá.
- Zlatý klinec bunky A4 - E14 v pracovnom liste.
- Kliknite na rozbaľovaciu pásku, aby ste zarovnali text v bunkách A14 až E14.
- Ak ste v tomto momente správne dodržali všetky kroky tohto tutoriálu, tabuľka by mala podobať tabuľke zobrazenej v kroku 1 tohto tutoriálu.
Funkcie databázy
syntax: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Kde D funkcie je jeden z nasledujúcich:
- DAVERAGE
- DCOUNTA
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
typ: Databáza
Funkcie databázy sú obzvlášť užitočné, keď sa tabuľky Google používajú na udržiavanie štruktúrovaných údajov, napríklad databázy. Každá databázová funkcia, DFunkce , vypočíta zodpovedajúcu funkciu na podmnožine bunkového rozsahu považovaného za databázovú tabuľku. Funkcie databázy majú tri argumenty:
- pole_databáze je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa, ktorý je štruktúrovaný tak, že každý riadok za riadkom 1 je databázový záznam a každý stĺpec je databázové pole. Riadok 1 obsahuje štítky pre každé pole.
- Field_str | num označuje, ktorý stĺpec (pole) obsahuje hodnoty, ktoré sa majú spriemerovať. Toto môže byť vyjadrené buď ako názov poľa (textový reťazec) alebo číslo stĺpca, pričom stĺpec vľavo bude reprezentovaný ako 1.
- Criteria_arr je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa, ktorý je štruktúrovaný tak, že prvý riadok obsahuje názvy polí, na ktoré sa bude uplatňovať kritérium (kritériá), a nasledujúce riadky obsahujú podmienený (-é) test (-y).
Prvý riadok v kritériách určuje názvy polí. Každý ďalší riadok v kritériách predstavuje filter, čo je súbor obmedzení na príslušných poliach. Obmedzenia sú popísané pomocou notácie Query-by-Example a môžu obsahovať hodnotu na porovnanie alebo operátor porovnania, za ktorým nasleduje porovnávacia hodnota. Príklady obmedzení sú: "Čokoláda", "42", "> = 42", "<42". Prázdna bunka neznamená žiadne obmedzenie príslušného poľa.
Filter vyhovuje riadku databázy, ak sú splnené všetky obmedzenia filtra (obmedzenia v riadku filtra). Riadok databázy (záznam) spĺňa Kritériá, ak a len ak sa zhoduje s aspoň jedným filtrom. Názov poľa sa môže v oblasti kritérií nachádzať viac ako jedenkrát, aby sa umožnilo viacero obmedzení, ktoré platia súčasne (napríklad teplota> = 65 a teplota <= 82).
DGET je jediná databázová funkcia, ktorá neagreguje hodnoty. DGET vráti hodnotu poľa zadaného v druhom argumentu (podobne ako VLOOKUP) iba vtedy, keď presne jeden záznam zodpovedá kritériám; v opačnom prípade sa vráti chyba, ktorá označuje žiadne zhody alebo viaceré zhody
