Rovnako ako väčšina z vás si nepamätám profesionálny život (oveľa menej osobný), v ktorom som nezodpovedal e-mailom. Väčšinou ide o efektívny a jednoduchý spôsob komunikácie a pri správnom použití šetrí čas, odpovedá na otázky a vytvára prepojenia. Stačí povedať, že neverím, že by som mohol žiť bez neho.
Bohužiaľ, s ľahkosťou e-mailu a rýchlosťou, na ktorú sú mnohí z nás zvyknutí posielať, posielať ďalej alebo odpovedať, prichádza niekoľko cestných hrbolkov, ak budete chcieť. Mám malú toleranciu voči nedbanlivým chybám, ako sú nesprávne napísané slová (väčšina programov vás upozorní na tieto typy preklepov so zakrivenou červenou čiarou), a hovorím, že niekoho idete do CC a potom zabudnete ho skutočne CC. To je amatérske územie. (Aj keď je mojej matke odpustené, že mi občas posielal správy veľkými písmenami.)
Vážne však je, že fórum je často najlepšou cestou, ako komunikovať s klientom, šéfom alebo osobou v sieti, je preto nevyhnutné, aby ste to napravili. A nielen pre samolepky tam, ale aj pre seba - by ste nenávideli, keby príjemca zmeškal bod správy, pretože sa sústredil na (odstrániteľnú) chybu. Dnes preklep vás stratí trochu úcty so spolupracovníkom, zajtra by to veľmi dobre mohlo stratiť pracovnú príležitosť s osobou, s ktorou sa stretnete na konferencii.
Pred tromi neuveriteľne základnými chybami, ktoré by ste mohli urobiť bez toho, aby ste si uvedomili, ako veľmi neprofesionálne vás nútia pozerať sa na čitateľa.
1. Zabudnite na priloženie
Kariérny tréner Rajiv Nathan je veľmi vďačný za výzvy v aplikáciách Outlook a Gmail, ktoré vás informujú o tom, že sa chystáte odoslať správu bez prílohy, keď výslovne uvediete, že v skutočnosti niečo pripájate. Prečo? Pretože skôr, ako existovali, pravidelne sa dopúšťal závažnej chyby nepripútania - ani raz, nie dvakrát, ale trikrát!
Nathan pripúšťa, že na začiatku svojej kariéry mal strašný zvyk ponáhľať sa cez prácu. Výsledok, ktorý ho priviedol k častému odosielaniu e-mailov s textom „Prečítajte si prosím priložený súbor“ bez toho, aby ste ho skutočne pripojili. Nathan si pamätá zaslanie potrebných následných krokov: „Je mi to ľúto! Tu máš! “Bohužiaľ to tam vždy nekončilo. "Nakoniec, pri treťom sledovaní (a celkovom štvrtom e-maile) som pripojil tú prekliatu vec, " spomína Nathan.
"Rozhodne to nie je dobrý vzhľad, " priznáva Nathan. V skutočnosti to bol taký pravidelný problém, že počas jedného zo svojich hodnotení výkonnosti bol označený za potrebu zlepšenia v tejto oblasti. Od tejto chvíle Nathan nalepil na hornú časť obrazovky pás papiera, ktorý znel: „Pripojili ste súbor?“
Dajte si pozor na to, aby ste uviedli „priložený“, aby sa pred odoslaním e-mailu zobrazili užitočné výzvy („Povedali ste, že ste pripojený? Každý má povolené skĺznuť sem alebo tam, ale zvykne si na toto neopatrné správanie a vy si začnete získavať povesť za to, že nedokáže splniť túto základnú úlohu.
2. Môžete pokračovať ďalej
Jedným z mojich najbližších priateľov je právnik, ktorý účtuje každú hodinu. Ako taká je zvyknutá písať striedmo a nepiť. Mohol by som si od nej vziať lekciu.
Jenny Foss, kouč Muse Museer Career, zdôrazňuje dôležitosť toho, čo hovoríte a nič viac. Vysvetľuje: „Neschopnosť povedať, čo musíte povedať - stručne a so zreteľom na čas príjemcu - môže ľahko obťažovať niekoho, kto vás možno ochotný počuť, alebo dokonca rád, že vás počuje.“
Platí to najmä v prípade, že „posielate e-mail s láskavým dovolením alebo vstupom alebo podporou - alebo sa len chcete dotknúť základne alebo položiť otázku.“ Napriek tomu, aké užitočné správy o streľbe môžu byť tam a späť, dostanú sa byť pre niektorých ľudí skutočným ťahom a Foss vás varuje, aby ste „mali na pamäti, že osoba na prijímajúcom konci môže veľmi dobre nájsť e-mail (všeobecne), aký je jej život. Táto osoba by mohla byť až do polnoci väčšinu nocí, keď by sa len pokúšala vykopať z bariéry e-mailov. “Preto hovorí, že musíte svoje nápady prezentovať úhľadne alebo riskovať, že vyzeráte„ neprofesionálne alebo úplne bezohľadne. “A v súlade s Nathanova nehoda, ktorá vyústila do odoslania niekoľkých po sebe idúcich poznámok bez pripútanosti, „neposielajú pre neba tri e-maily navzájom dozadu. Spojte svoje myšlienky a pošlite jeden, “uzatvára Foss.
Osvojiť si len to, čo musíte urobiť, je praxou, ale z dlhodobého hľadiska to stojí za námahu. Pred odoslaním si prečítajte, čo píšete, a odrežte čokoľvek, čo je zbytočné, napríklad slová, riadky alebo dokonca celé odseky, ktoré iba opakujú alebo opakujú to, čo ste už povedali. Môže byť lákavé nadmerne vysvetľovať, ale častejšie ako ne sa vaše pokusy budú zdať opakujúce sa. Naučíte sa písať s úmyslom a zmyslom pre smerovanie vám bude dobre slúžiť v mnohých profesionálnych e-mailových korešpondciách. Váš čitateľ vám poďakuje za stručnosť a bude oveľa pravdepodobnejšie reagovať v naturáliách - namiesto toho, aby nechal svoju príliš dlhú správu sedieť neprečítanú v konkurenčnej schránke.
3. Vyhláskujete meno osoby nesprávne
Nie, len nie. Neexistuje žiadna ospravedlnenie, aby ste niekomu napísali a napísali jeho meno nesprávne. Všetci máme svoje spoločenské zvieratá, a toto je moje, ale som si istý, že nie som sám. Toto je moje meno - a jeho správne napísanie - je v mojom podpise a v mojej e-mailovej adrese, čo je pre všetkých odosielateľov v poriadku. Na tento problém som tak citlivý, že predtým, ako stlačím tlačidlo Odoslať, pravidelne kontrolujem pravopis názvov, ktoré majú zvyčajne viac ako jednu možnosť (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, atď.).
Trvá to dve ďalšie sekundy? Istá. Ale, samozrejme, vo veľkej schéme vecí to nie je čas. Radšej by som to hneď na prvýkrát pochopil, ako by som sa musel ospravedlniť za moju nedbanlivú chybu. Ak ste tak zaneprázdnení, že nemôžete ani získať meno osoby, ktorej sa obraciate na pravdu, čo potom ste povinní urobiť rýchlo? To je to, čo bude čítať váš čitateľ. Táto malá a nepochybne jednoduchá chyba hovorí o množstve vašich ďalších schopností. Preto dvakrát skontrolujte svoju prácu a správne oslovte osobu.
Pravdepodobne budete posielať a prijímať veľa e-mailov v ktorýkoľvek daný deň. Vyvarujte sa malých a neopatrných chýb, ktoré odosielajú správu, predovšetkým, že nie ste tak profesionálni, ako skutočne ste. Nestrácajte kvalitu v mene rýchlosti a kvôli Petovi (alebo je to Peter?) Nestrácajte body úcty kvôli omylu, ktorému sa dá vyhnúť, e-mailom.
