Pred niekoľkými týždňami sme s priateľom diskutovali o našej spoločnej opovrhnutí na stretnutiach a povedala: „Len sa cítim, akoby sme znova a znova viedli rovnakú konverzáciu. Ak sa nerobia správne, môžu to byť také horáky času. “
Nemohol som viac súhlasiť. Na predchádzajúcich úlohách, keď sa v mojej schránke objavila pozvánka na kalendár, často som vydával hlasné povzdychnutie (čo je vždy skvelé v prostredí otvorenej kancelárie). Potom by som strávil drahocenný čas skúmaním, ako sa tomu vyhnúť.
Nehovorím, že všetky stretnutia sú bezcenné. Niektoré sú absolútne nevyhnutné. A niekedy sú to jediný spôsob, ako to urobiť. Ale tiež si myslím, že je tu priestor, aby sme boli neuveriteľne efektívnejší tým, že si položíme tieto tri otázky pred každou z nich.
1. Kto musí byť tu?
Tip: Pravdepodobne nie toľko ľudí, ako si myslíte. Je kľúčom k tomu, aby ste si boli vedomí toho, kto tam chcete byť, takže môžete zaručiť, že je to produktívne a zmysluplné pre všetky strany. Nikto by nemal nechať premýšľať: „No, to bola obrovská strata môjho času.“
Pretože tento pocit nie je dobrý pre jednotlivca, skupinu alebo spoločnosť. Predstavte si všetku prácu, ktorú by ste mohli urobiť, keby ste v miestnosti mali iba štyroch ľudí namiesto 10. V 60-minútovom časovom úseku je to ďalších šesť hodín, ktoré by ste mohli stráviť prácou.
Povedzme napríklad, že uvažujete o novom logu firmy. Grafický dizajnér sa uistil, že rozumie vízii. Je tu riaditeľ značky, aby sa ubezpečil, že dodržiava pokyny spoločnosti. Potrebujete tam však HR manažéra, pretože na každé pracovné miesto umiestňuje logo? Nie. Akonáhle je dokončená, môžete ju požiadať, aby zmenila staré na nové. Zatiaľ ju nechajte - má prácu!
Ak nie ste organizátorom, mali by ste posúdiť, či je vaša prítomnosť nevyhnutná. Niekedy vás spolupracovníci pozývajú jednoducho preto, lebo si myslia, že tam chcete byť. Ale môžete odmietnuť, ak si myslíte, že je to vhodné (tj, ak nemáte potuchy, čo by ste prispeli, alebo ak ste jednoducho zaneprázdnení).
V takých situáciách hovorím niečo ako: „Ahoj. Myslím, že to dokážu zvládnuť sama. Ak však existuje konkrétny dôvod, prečo by ste chceli, aby som bol prítomný, dajte mi vedieť! “
A potom si vezmite tú voľnú hodinu a vráťte sa späť k drvičke.
2. Aké sú ciele?
Čo presne sa snažíte dosiahnuť? Najdôležitejšie je určiť ciele vopred. Môže vás udržať v úlohe a pomôže pri formovaní celej konverzácie. V opačnom prípade môžete sedieť 45 minút, keď Leonard vždy bzučí pieseň s tematikou Titanic . (Tiež ma dostane zakaždým. Nikdy ma nenechaj ísť, Jack!)
„Efektívna agenda stanovuje jasné očakávania toho, čo sa musí vyskytnúť pred stretnutím a počas neho, “ vysvetľuje Roger Schwarz, autor inteligentných vodcov, inteligentnejších tímov: Ako sa vy a váš tím neochotne dostanú k výsledkom.
„Pomáha členom tímu pripraviť sa rozumne, časovo rozvrhnúť, rýchlo dostať všetkých na rovnakú tému a identifikovať, kedy je diskusia úplná. Ak sa počas stretnutia stále vyskytnú problémy, dobre navrhnutá agenda zvyšuje schopnosť tímu efektívne a rýchlo ich riešiť, “hovorí Schwarz.
Možno chcete, aby všetci poskytovali aktualizácie stavu projektov s najvyššou prioritou. Alebo sa musíte dnes rozhodnúť, ktorý správca účtu bude priradený obrovskému novému klientovi.
Zistite svoj cieľ a dostanete sa tam. (A tiež je užitočné, ak zdieľate svoje plány so zvyškom účastníkov, aby vedeli, čo môžu očakávať, a ak niečo, čo musia urobiť, musia urobiť vopred.)
A tu je tip: Ak nemôžete odpovedať na konkrétny dôvod splnenia, potom prosím, kvôli láske všetkého, čo čokoláda, zrušte .
3. Čo je potrebné pripraviť?
Bývalý kolega blokoval čas, aby sa pripravil na stretnutia s inými ľuďmi, a vždy by som sa čudoval prečo. A potom som sa zúčastnil partie, kde som buď úplne zabudol na to, o čom sme diskutovali naposledy, a musel som urobiť rekapituláciu, alebo som (trápne) nedokončil akciu. Vo všetkých týchto prípadoch sme nakoniec museli venovať viac času našim harmonogramom.
Aby ste sa uistili, že sa tak nestane, musíte sa pripraviť pripravení. Možno kontroluje poznámky z minulého týždňa, takže je vo vašej mysli čerstvá. Alebo možno vytvára zoznam hovoriacich bodov a odpovedí, ktoré potrebujete. Nech je to čokoľvek, urobte si čas na to. Vyplatí sa to veľký čas.
Napríklad dohliadam na program vzájomného vzdelávania svojho oddelenia a usilovne pracujem na jeho vylepšení. O dva týždne budem mať svojho osobného zástupcu, ktorý bude diskutovať o mojich návrhoch. Zhromažďoval som spätnú väzbu od študentov a zostavoval svoje myšlienky a ďalším krokom je vykreslenie štruktúry a časového plánu na papieri.
Ak sa k nej priblížim s prázdnou rukou, pravdepodobne strávime len čas poskakovaním myšlienok od seba, čo nie je nevyhnutne zlé samo osebe, ale tiež mi to nepomôže napredovať.
Sľubujem vám - rád pracujem s ľuďmi. Jedným z mojich hlavných problémov s domácimi miláčikmi je však neefektívnosť, najmä keď sa dá ľahko zabrániť. Ak váš rozvrh vyzerá príliš naplno alebo ak zakaždým, keď sa stretnete, máte flashbacky, ktoré čakajú na zvonenie na strednej škole, môže nastať čas urobiť krok späť a začať sa pýtať na tieto otázky.
A hej - ak máte ďalšie podobné otázky, ktoré si položíte, dajte mi vedieť, čo sú na Twitteri!
