Všetci vieme, že práca si vyžaduje prácu. Aj keď máte radi svoju prácu, nemôže to byť vždy ľahké a vždy to nemôže byť zábava.
Ale niekedy chceme, aby boli naše pracovné miesta trochu (alebo oveľa) jednoduchšie. Chceme, aby sa naša práca vykonávala rýchlejšie, aby sme sa necítili preťažení alebo ohromení, a aby sme mali viac času na veci, ktoré naozaj milujeme.
Dobrou správou je, že existujú spôsoby, ako to urobiť (bez toho, aby boli celkom úrazom). Nižšie nájdete naše obľúbené tipy a triky, aby ste boli produktívnejší, odstránili zo svojho zoznamu úloh veci, ktoré nemusíte robiť, a celkovo urobili svoju prácu oveľa príjemnejšou skúsenosťou.
1. Neplánujte robiť príliš veľa
Toto je pre vás tajomstvo: Väčšina zoznamov úloh je príliš dlhá, čo vedie k prepracovaniu a stresu, keď sa to všetko nedokončí. Namiesto toho predpokladajme, že môžete získať iba jednu veľkú vec, tri stredné veci a päť malých vecí za deň (menej, ak máte veľa stretnutí). Vytvorili sme šablónu, ktorá vám pomôže naplánovať primeranejší zoznam úloh.
2. Zamerajte sa na vysoko hodnotné úlohy
Zamerajte väčšinu svojej energie na tie úlohy, ktoré prinesú najväčšie výsledky. Vyzeráte, že sa vám darí oveľa viac, ale tajne s menším úsilím. Toto sa často nazýva získanie ovocia s nízkou visbou - odmeny, ktoré môžete dosiahnuť s najmenším úsilím.
3. Práca v Sprintoch
Znovu a znovu sa hovorí, že tajomstvom stále väčšieho množstva práce za kratší čas je práca v dávkach a prestávky medzi nimi. Intervaly, ktoré si vyberiete, budú závisieť od vašej práce a preferencií, ale nech idete s akýmkoľvek časom, nastavte časovač, urobte maximum, aby ste sa sústredili na dané časové obdobie, a potom sa v skutočnosti vstaňte a urobte si prestávku. Počas pracovných stretnutí sa budete cítiť viac nabití a nakoniec budete oveľa efektívnejší.
4. Dajte každý deň tému
Neustále vás vyrušujú rozptýlenia od zamerania sa na skutočné dôležité veci? Použite tajomstvo Jacka Dorseyho, spoluzakladateľa služby Twitter a generálneho riaditeľa spoločnosti Square, a skúste každý deň dať tému. Týmto spôsobom, keď dôjde k rozptýleniu, viete, že ich musíte buď vytrhnúť do iného dňa, alebo, ak musíte, rýchlo sa s nimi vysporiadať a vrátiť sa naspäť na cestu.
5. Začnite najťažšou úlohou
Získaním najťažšej veci na svojej doske z cesty, ktorá je prvou vecou ráno, sa zvyšok dňa v porovnaní bude cítiť ľahšie. Navyše potom nebudete strácať mentálnu energiu celý deň premýšľaním o tejto náročnej veci, ktorú musíte urobiť.
6. Nasledujte svoju energiu
Každý má určité časy dňa, keď sú viac-menej produktívne. Ak plánujete veľké projekty počas výpadkov energie, sťažujete si prácu. Namiesto toho skúste zmapovať svoj ideálny deň na základe úrovne energie.
7. Neboj sa, keď sa cítiš zbytočne
Pravdepodobne jednou z najťažších vecí v práci je prinútiť sa tvrdo pracovať, keď sa skutočne necítite na vrchole svojej hry. Takže, pokiaľ nemáte čakajúci termín a absolútne nemôžete, odložte túto konkrétnu úlohu a urobte niečo, čo viac vyhovuje vašim mentálnym schopnostiam. Spisovateľka Katie Douthwaiteová navrhuje, že je to vynikajúci čas na to, aby boli tieto nudné monotónne úlohy vyradené.
8. Kedykoľvek môžete používať šablóny
Prečo znovu vynájsť koleso zakaždým, keď niečo musíte urobiť? Máte e-mail, ktorý musíte písať často? Použite šablónu. Potrebujete vytvoriť prezentáciu? Použite šablónu. Zmenili ste svoj životopis? Použite šablónu. Získate obrázok.
9. Nastavte vopred pripravené odpovede
Ešte lepšie je, ak používate Gmail, nastavte tieto šablóny ako vopred pripravené odpovede, takže nemusíte opustiť doručenú poštu, aby ste ich mohli vložiť a odoslať.
10. Nastavte automatický text
Ak často reagujete na správy z mobilu, uľahčte si to nastavením automatického textu. Napríklad „výška tónu“ by sa mohla rozšíriť tak, aby vyplnila výšku tónu vo výťahu, čo znamená, že nemusíte písať celú vec vždy na svojej malej klávesnici. Prečítajte si viac informácií o jeho nastavení.
11. Alebo vôbec nepíšte
Na ľahšiu a rýchlejšiu reakciu na správy môžete tiež použiť funkciu rozhovoru s textom v telefóne. Odborník na produktivitu Alex Cavoulacos tu vysvetľuje, ako ho využíva vo svoj prospech.
12. Skráťte svoje e-maily
Urobíme si divoký odhad, že zodpovedanie e-mailov vyžaduje veľa času a energie. Čo keby ste si to všetko uľahčili stanovením limitu toho, ako dlho môže byť každá reakcia? Je zrejmé, že niektoré správy musia byť nevyhnutne dlhšie ako iné, ale vyzývajte ich, aby ste ich držali čo najdlhšie (alebo ešte kratšie!) Pod päť viet!
13. Len sa bavte
Dlhé e-mailové reťazce ťa dostali dole? Keď začne konverzácia príliš spletitá, zvážte, či by bolo jednoduchšie naskočiť na telefón alebo usporiadať schôdzku, aby ste ju prehovorili. Niekedy môže 10minútová konverzácia eliminovať hodiny e-mailových správ.
14. Odstránenie kontrolných e-mailov
Nič nebráni tomu, aby ste na e-maily odpovedali ťažšie, ako vo vašej doručenej pošte, ktoré sa neustále dopĺňajú následnými e-mailmi od ľudí, na ktorých ste ešte nedostali šancu reagovať. Preto si nastavte automatickú odpoveď, ktorá ľuďom umožní vedieť, že ste dostali správu, a bude reagovať v pravý čas - dúfajme, že odrádzame dychtivých bobrov, aby vám neustále posielali e-maily. Mohli by ste zahrnúť aj odpovede na často kladené otázky, aby ste si mohli poslucháčovi pomôcť sami (a zabrániť vám, aby ste museli vôbec odpovedať).
15. Využite stratégiu OHIO
Koľkokrát otvoríte e-mail, prečítate ho a potom ho necháte v doručenej pošte, aby ste sa s ním neskôr poradili? Nerob to! V skutočnosti to zaberie viac času a energie, aby ste ich mohli niekoľkokrát spracovať. Namiesto toho postupujte podľa stratégie OHIO (zvládnite ju iba raz) a okamžite sa s ňou vysporiadajte, či už je to jej odstránením, zodpovedaním, zastrelením na správnu osobu, alebo v prípade väčších správ, ktoré si budú vyžadovať viac času, rozložením do úlohy, ktoré môžete zaradiť do zoznamu úloh.
16. Zbavte sa čo najviac rozhodnutí
Únava pri rozhodovaní je skutočná - a to môže zhoršiť vaše dni. Aby ste zabránili ovplyvneniu vašej práce, eliminujte čo najviac rozhodnutí. To by mohlo znamenať nosenie pracovnej uniformy, takže nemusíte vyberať oblečenie každý deň, prinášať to isté na obed na týždeň alebo usporiadať trvalé stretnutie so svojím šéfom, aby ste nemuseli vždy oslovovať a pýtať sa. pre jedného. Čokoľvek je potrebné na to, aby ste sa na autopilota dostali veľa vašich rozhodnutí.
17. Zastavte multitasking
Tento zvyk vás môže prinútiť cítiť sa, že sa vám darí viac, ale v skutočnosti vás spomaľuje a sťažuje prácu, ako je potrebné. Snažte sa teda sústrediť na jednu úlohu, kým sa neskončí, a potom prejdite na ďalšiu vec. Zistíte, že vaša myseľ je jasná a vaša práca je lepšia (a ľahšia).
18. Nechajte seba útesu
Niekedy najťažšia časť práce začína s niečím. Takže, ľahšie skočte do úlohy tým, že si necháte útesu. To znamená, že ak ťaháte nohy a začínate s projektom, jednoducho začnite, urobte trochu (aj keď to nie je vaša najlepšia práca) a potom nechajte nedokončený návrat na ďalší deň. Keď už máte kam skočiť, bude to jednoduchšie.
19. Odstráňte niečo zo zoznamu úloh
Každú položku v zozname úloh vážne zvážte, aby ste zistili, či nie je niečo, čo v skutočnosti nie je dôležité. Platí to najmä pre veci, ktoré sa neustále kladú na horák. Oplatí sa opýtať sami seba: „Ak som to už odkladal toľko, je to skutočne nevyhnutné?“
20. Niečo povedzte „nie“
Okrem odstránenia niečoho z taniera zvážte aj častejšie vyslovenie „nie“ pre nové žiadosti. Je zrejmé, že to nemôžete urobiť stále, aby ste sa dostali z práce, ale ak máte pocit, že ste ohromení, alebo ak dostanete žiadosť o niečo, čo nesúvisí s prácou (ako napríklad informačný rozhovor s dieťaťom priateľa), nasajte ho a povedzte „nie“. Tu je niekoľko návrhov, ako to pekne povedať svojmu šéfovi a svojim priateľom.
21. Stále stretnutia otázok
V prípade, že ste to ešte nepočuli, stretnutia sa môžu ľahko stať obrovskou stratou času. Zakaždým, keď naplánujete stretnutie - aj opakujúce sa -, mali by ste sa naozaj pýtať, či sa to vôbec musí stať, či na to príliš veľa času venujete, alebo či sa musíte zúčastniť. Ak máte pocit, že odpoveď na niektorú z týchto otázok je „nie“, zvážte úpravu (alebo sa porozprávajte so svojím šéfom, aby ste sa uistili, že svoj čas využívate čo najefektívnejšie).
22. Majte zoznam „To-Don't“
Aby ste si pomohli povedať „nie“ a znížili únavu pri rozhodovaní, začnite zoznam „nevyužiť“ - zoznam vecí, ktoré by ste nikdy nemali strácať časom. Vyskúšajte tieto nápady, aby ste mohli začať.
23. Delegujte časť svojej práce
Existuje nejaká úloha, ktorú naozaj robíte, naozaj sa bojíte, alebo že máte pocit, že už nie je súčasťou vášho popisu práce? Zvážte, či by stálo za to delegovať ho na mladšieho zamestnanca, alebo či sa skutočne topíte, či je čas priniesť stážistu alebo novú priamu správu. Tu je niekoľko pokynov, ako zistiť, kedy je delegácia tou pravou cestou.
24. Alebo Crowdsource It!
Spisovateľka Jennifer Dziura navrhuje crowdsourcing ako spôsob, ako „vynaložiť menšie úsilie na seba a zároveň urobiť spokojnosť klientov a používateľov.“ V podstate spolupracuje s klientom alebo používateľom na tvorbe návrhov, prezentácií a podobne. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako môže hrať vo svojom každodennom pracovnom živote, prečítajte si jej článok.
25. Urobte pracovný swap
Máte nejakú úlohu, ktorú sa obávate, alebo si nie ste istí, ako s ňou zaobchádzať? Ak chce vymeniť, opýtajte sa kolegyne na vašom oddelení! V podstate pošlete jeden z vašich najmenej obľúbených úloh jej spôsobom a ona vám pošle jednu z jej. Nebudete sa musieť pretiahnuť cez niečo, čoho ste sa obávali, ale práca sa dokončí - potenciálne ešte lepšie, ako ste to mohli urobiť sami; niekto, kto nepriťahoval túto úlohu, by mohol rýchlo vidieť niečo, čo ste nemohli.
26. Vyhnite sa perfekcionizmu (okrem skutočných záležitostí)
Vyvíjanie tlaku na seba, aby bola vaša práca dokonalá, vás nielen zdôrazňuje, môže vás to spomaliť a spôsobiť odkladanie dokončovacích vecí, pretože sa obávate, že majú pravdu. V niektorých prípadoch (veľká správa na konci roka adresovaná vášmu šéfovi, kópia, ktorá ide do sveta) je táto pozornosť venovaná detailom kritická. Ale v iných (posielanie e-mailov kolegovi, získanie prvého návrhu prezentácie svojmu tímu), zameranie sa na perfekcionizmus sťažuje váš život, ako je potrebné.
27. Vyhľadajte spôsoby, ako zefektívniť procesy
Existuje nejaká úloha, ktorá vás vždy navždy dokončí? Niečo, čo cítite, je oveľa ťažšie, ako by malo byť, alebo niečo, čo zaberá príliš veľa času? Namiesto toho, aby ste sa ním opakovane prepravovali, presvedčte sa, či existujú spôsoby, ako tieto procesy zefektívniť. Možno sa rozpráva s inými spoločnosťami, aby zistili, či našli ľahší spôsob. Možno je to koordinácia s ostatnými oddeleniami, aby ste zistili, či vám môžu ušetriť čas alebo námahu. (Napríklad, existuje niečo, čo by vás inžiniersky tím mohol rýchlo postaviť a ušetriť tak veľa času?)
28. Prenájom virtuálneho asistenta pre malé veci
Všetci máme tie podivné veci, ktoré nám zaberajú hodiny, ale ľahko ich môže urobiť niekto iný. Ak nemáte v spoločnosti niekoho, kto by ho delegoval, zvážte prenájom virtuálneho asistenta, ktorý vám pomôže. Môžu robiť čokoľvek od plánovania cestovných plánov až po overenie vašich správ až po zdĺhavé návrhárske práce na vašej ďalšej prezentácii - skoro všetko, čo by ste sa od strachu začali obávať, a naozaj sa nemusíte robiť sami. Vyskúšajte radu odborníka Marissa Brassfieldovej ohľadne efektívnosti, aby ste zistili, či je niečo, čo stojí za outsourcing.
29. Získajte všetko super organizované
Vaše súbory. Priečinky vášho počítača. Horná časť stola. Vaša doručená pošta. Urobte si čas, aby ste sa usporiadali, takže hľadanie vecí, ktoré potrebujete, nie je nikdy prekážkou pre začatie úlohy. A hej, všetko sa dá urobiť za 30 minút!
30. Nedovoľte, aby vás vaši kolegovia prerušili
Vaši spolupracovníci to pravdepodobne myslia dobre, ale ich neustály prúd aktualizácií okamžitých správ, rýchle otázky pre vás o najnovšom projekte alebo chit-chat o víkendoch môžu vážne narušiť váš tok pozornosti, čo sťažuje vykonávanie náročných úloh., Nastavte systémy, ktoré upozornia vašich kancelárskych kolegov, keď sa nachádzate v zóne - či už to nie je na vašej konverzácii, ani na veľkých slúchadlách, ktoré naznačujú, že vás netrápia - a jasne ich komunikujte.
31. Vezmi si Nap
Uvidíme, či sa počas svojho popoludňajšieho prepadu môžete prepašovať do silového zdriemnutia. Dokonca aj 20 - 30 minút zavretého oka vám môže poskytnúť viac energie ako v prípade kávy, môže zlepšiť vašu náladu, zlepšiť vaše analytické a učebné schopnosti a zbaviť stresu - čím sa zvyšok dňa zjednoduší a spríjemní. Zatvorte teda dvere, vkĺznite do svojho auta alebo urobte čokoľvek, aby ste sa rýchlo dostali do spánku.
