To, že nedávno bola uvedená funkcia „vrátiť späť“ spoločnosti Google, ešte neznamená, že máte jasno, pokiaľ ide o chyby e-mailov. Koniec koncov, keď pracujete tak rýchlo, ako to robíte, má zmysel len to, že budete občas vykĺznuť. Aj keď ste perfekcionista.
V skutočnosti existuje niekoľko vecí, ktoré všetci odborníci nakoniec v určitom okamihu robia - vo svojej kariére (ak nie raz ročne). Takže namiesto panikárenia postupujte podľa našich pokynov.
1. Kliknutím na tlačidlo Odoslať skôr, ako máte
Je ťažké zostať v pokoji po tom, ako omylom pošlete niekomu pol správy, najmä ak ste plánovali jeho revíziu, pretože je plná preklepov, nadmerných výkričníkov a formulácií, ktoré sa dajú ľahko vynechať.
Nestrácajte však ďalších 10 minút skúmaním aplikácií na sledovanie e-mailov, aby ste zistili, či váš príjemca správu otvoril. Namiesto toho dokončite pôvodný e-mail rýchlo (už nemáte luxus, ktorý by ste strávili úpravou niekoľkých minút), a napíšte na začiatok nasledujúci text:
2. Náhodne opakujúce sa všetko
Táto chyba prichádza v dvoch scenároch: Jeden pošlete niečo, čo nie je dôverné, ale nie je určené pre všetkých na čítanie - napríklad e-mail svojmu šéfovi o dovolenkovej dobe. Alebo dve, pošlete celú spoločnosť chrapľavú poznámku o kolegovi, ktorá bola určená iba pre blízkeho priateľa.
Pri prvom scenári skúste:
Odoslanie je začiatok, ale ešte nie ste mimo háčika. Toto nie je náhodné skĺznutie, ktoré sa dá tak ľahko opraviť. Oslovte kohokoľvek, koho ste urazili osobne (alebo telefonicky), a ospravedlnite sa - bez ohľadu na to, aké nepríjemné je. Potom si prečítajte tento postup pre postupný prístup k tomu, ako sa zotaviť z tohto typu závažnejšej pracovnej chyby.
3. Vytvorenie Egregious Typo
Väčšina preklepov nevyžaduje poznámku, ale všetci sme narazili na tých chamtivých, ktorí si vyžadujú vysvetlenie. Možno preklep zmení význam toho, čo sa vlastne snažíte povedať. Alebo možno ich je toľko, že len vyzeráte trochu negramotne.
Namiesto toho, aby dúfal, že váš príjemca preklepy ignoruje ako chybu, povedzte mu:
4. Poslať e-mailom nesprávnej osobe
Táto chyba sa opäť vyskytuje v dvoch rôznych scenároch. Buď pošlete správu týkajúcu sa spoločnosti kolegovi dvojke namiesto kolegovi jedna, alebo náhodne pošlete citlivé informácie niekomu mimo spoločnosti.
Pri prvom scenári napíšte:
Druhý scenár je, samozrejme, oveľa závažnejší. Predtým, ako sa skontaktujete s nesprávnym príjemcom, osvojte si dôsledky tým, že svojho manažéra informujete o tom, čo sa stalo - a zistite, aké citlivé boli informácie, ktoré ste poskytli. Potom sa na základe pokynov vyššej úrovne ospravedlnite vonkajšej strane a zdvorilo ho požiadajte, aby vašu správu odstránil.
Aké sú ďalšie každodenné chyby v e-maile a ako sa z nich zotavujete? Povedzte mi o nich na Twitteri?
