Pokiaľ ide o e-mail, ste svedomitý. V skutočnosti sa vždy snažíte odpovedať do 24 hodín. Poškriabte to - v okamihu prijatia správy.
A častejšie to nie je skvelé. Niekedy sa však odoslanie prvého e-mailu, ktorý príde na myseľ, môže odraziť - veľký čas. Tu je niekoľko znakov, ktoré by ste mali opustiť počítač a neskôr sa k správe vrátiť.
1. Vaša odpoveď je skutočne dlhá
Bohužiaľ nie je možné diplomaticky povedať niekomu, že si myslí, že je idiot. Ak teda napíšete e-mail, ktorý skvele tancuje okolo skutočnosti, že pohŕdate myšlienkami spolupracovníka, môžem vám sľúbiť, že tento e-mail zhruba prekladá: „Tu sú niektoré nadýchané vety. PS Myslím, že váš nápad je na hovno. “
Ak by ste mohli napísať, čo si myslíte, jednou vetou (napr. „Nikdy by som sa k tomuto prístupu nevyjadril “) a váš e-mail je stále tromi odsekmi, máte problémy. Možno si myslíte, že je vhodné venovať jednu časť tomu, ako chápete, prečo môže byť druhá osoba zmätená, a druhej časti tým, ako viete, o čom hovoríte, a tretia časť, ako je váš plán lepší. Je to však naozaj iba niekoľko riadkov, ktoré by druhá osoba mohla nesprávne pochopiť (alebo, ak sa pozriete priamo cez ňu).
Namiesto toho sa snažte byť čo najstručnejší. Ak s niekým nesúhlasíte, stručný text „Nie som si istý, či sa nachádzame na tej istej stránke“ alebo „Mal som na to iný text“ je v skutočnosti oveľa krajší - a efektívnejší.
2. Vaša reakcia preteká interpunkciou
Pokiaľ niekomu nehovoríte, že niečo je najlepšou správou, akú ste kedy počuli - a skutočne je to - mali by ste mať na pozore e-mail plný dôrazu. Ak je každé ďalšie slovo tučným písmom alebo kurzívou alebo veľkými písmenami a interpunkcia je trojitá; druhá osoba bude predpokladať, že váš význam je extrémny. (V predchádzajúcom zamestnaní som mal klienta, ktorý napísal všetky svoje e-maily, dokonca aj tie svetské, vo všetkých kapitáloch. Zamestnanci s láskou odkazovali na jeho korešpondenciu ako na výkupné.)
Nie je to však len zábava a hry. Ak vaše pocity nie sú pozitívne, druhá osoba by si mohla ľahko myslieť, že sa snažíte vyjadriť hnev - na rozdiel od jednoduchého zmätku. Napríklad: „Nie som si istý, čo to znamená ??? !!!!“, zdá sa byť úplne nepriateľské. Našťastie je oprava tu dosť jednoduchá. Obmedzenie na jednu interpunkčnú znamienku a žiadna kurzíva („Nie som si istý, čo to znamená.“) Stále vyjadruje, že nie ste si niečím istí, ale je to oveľa viac merateľným spôsobom.
3. Vaša odpoveď je nejasná (aj pre vás)
Počítate minúty, kým neskončí pracovný deň. Alebo ste zaplavení prácou a len sa snažíte udržať hlavu nad vodou. Nech je dôvod akýkoľvek, ste rozostrený a prečítali ste si e-mail, ktorý napíšete šesťkrát.
A určite by ste to mohli skontrolovať už siedmykrát a potom stlačiť poslať. Ale ak sa stále pýtate, či má tento riadok zmysel, je to znamenie, že nie, pravdepodobne to tak nie je.
Ak sa môžete vrátiť k e-mailu, povedzme, po obede alebo po nadchádzajúcom stretnutí, ktoré ohrozuje všetku vašu energiu, počkajte. Ak potrebujete odpovedať na ASAP, pošlite krátku odpoveď, ktorá sľubuje zaslať viac podrobností neskôr. Rýchla správa potvrdzujúca prijatie a informovanie niekoho o tom, že budete v kontakte s ďalšími informáciami, často udržiava komunikačné linky otvorené - a dáva vám priestor na dýchanie, aby ste mohli zostaviť svoju odpoveď, keď budete mať väčšiu šírku pásma.
4. Vaša reakcia vás vedie nad rámec vašich povinností
Viete, aké druhy správ sa zvyčajne nachádzajú v doručených. Ale občas vám niečo príde a myslíte si niečo od „Hmm, to je čudné …“ až po „Počkaj, je to moja práca?“
Možno budete chcieť nasnímať rýchlu odpoveď z niekoľkých dôvodov. Možno si nemyslíte, že problém stojí za čas vášho nadriadeného. Možno na vás príde brilantná reakcia a vy sa len na to pustíte a zistíte, že bude považovaná za iniciatívu.
Povedzme napríklad, že klient vám pošle e-mail o projekte, ktorý je mimo vášho pracovného zaťaženia. Takže zistíte, či nájdete odpoveď, a ak nie, pošlite jej e-mail späť s menom osoby, ktorá s ňou zaobchádza. To je užitočné, však? Nie, ak existuje príbeh, o ktorom nevieš. Aj keď ste mali dobré úmysly, mohli by ste dať svojho spolupracovníka alebo šéfa na ťažké miesto.
Dobrou možnosťou je poslať e-mail príslušnej internej osobe s ponukou na pomoc. Vyzerá to, že táto otázka „Arthur of ABC Corporation sa opýtal, či by som mohol odovzdať vaše kontaktné informácie. Bolo by to v poriadku? “Alebo:„ Mark sa spýtal na podrobnosti o projekte XYZ. Bolo by pre mňa užitočné spojiť ho s vami alebo zdieľať náš časový plán? “Môže to oneskoriť vašu odpoveď, ale viete, že pošlete tú správnu.
Nie ste si istí, či e-mail zasahuje správnu poznámku? Dajte si pauzu a vráťte sa k nej.
