E-mail. Nemôžem s tým žiť. Bez nej nemôžete svoju prácu dokončiť. Mám pravdu?
Minulý rok sme poslali viac ako 2, 5 miliardy e-mailov. A tu sú zlé správy. Napriek veľkému množstvu nenávisti sa očakáva, že tento počet porastie. Zväzok predstavuje problém, rovnako ako čas, ktorý naň strávite. V správach sa uvádza, že ste to skontrolovali asi 36-krát za hodinu. 36 krát. Za jednu hodinu.
Akonáhle začnete fušovať s tým, čo je vo vašej doručenej pošte, trvá približne 16 minút, než sa znova sústredíte na svoju ďalšiu prácu. Jo, a ak potrebujete niekde ukrytý dokument vo vašom e-maile, jeho nájdenie vám zaberie asi dve minúty. Urobte matematiku: To rýchlo prispieva k moru na vašu produktivitu.
Potrebuješ to na svoju prácu. Nemôžete to len prekopať ako zlý zvyk. V skutočnosti nie je pochýb o tom, na čo sa spoliehate, ak chcete získať informácie, schválenie alebo odpovede od kolegov, aby ste mohli dokončiť prácu.
Ale ak si nie ste istí, čo chcete od ostatných, keď odosielate e-maily, alebo ak si nepýtate dobré otázky, pamätajte si to 36-krát za hodinu? Áno, sledujte, ako sa odhad výrazne zvyšuje. Pochybujem, že to znie príťažlivo. Tu sú štyri tipy, ktoré môžete použiť na minimalizáciu a zrýchlenie vašich výmen a lepšiu komunikáciu ako kedykoľvek predtým.
1. Objasnite svoju otázku
Už ste niekedy odhodili kolegovi nápad a skončili ste slovami „Myšlienky?“ Ak je vaším cieľom získať od niekoho príspevok v naliehavom termíne, smerovaní projektu alebo odporúčaní o možnostiach, musíte mu dať niečo viac. konkrétne pre prácu s. Koniec koncov, nechce tráviť viac času pokusom o dekódovanie vašej správy, ako by ste chceli stráviť čítaním jeho odpovede.
Ak ste práve poslali plán, ktorý si vyžaduje nejakú akciu, namiesto toho, aby ste končili otvoreným a nejasným, položte otázku „Myšlienky?“, Napríklad „Čo bude potrebné na to, aby sa tento plán reálne zrealizoval do budúceho týždňa? ? Dajte mi vedieť, či môžem urobiť čokoľvek, aby som to urobil ASAP. “Váš kolega bude schopný rýchlo a priamo reagovať a dostanete oveľa kvalitnejšiu odpoveď.
2. Rez do Chase
Sarah, členka projektu typu A, s ktorou často pracujete, chce všetky týždne vopred. Je to znova. Dostanete e-mail na dodávku s smiešne krátkou lehotou. Ste frustrovaní a v pokušení odpovedať: „Môžete mi dať viac času na tento projekt?“ S nádejou na opätovné prerokovanie termínu. Ak tak urobíte, bude trvať pol tucta ďalších odpovedí na vyriešenie časovej osi sám.
Namiesto toho povedzte svojmu kolegovi, čo máte, a nechajte to na tom. "Hej Sarah, mám teraz tri ďalšie prioritné projekty. Urobím to do konca dňa budúceho štvrtka. Ak to dokážem skôr, dáme ti vedieť. Ďakujem za trpezlivosť. “Boom. Hotový.
3. Zastavte získavanie otázok
Niektoré správy generujú nepotrebnú poštu, pretože nevedomky pozývate odpovede. Aby ste tomu zabránili, prestaňte uzatvárať „Má to zmysel pre vás?“ Skôr povedzte „Dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky.“ Ak má príjemca dopyt, dá vám vedieť; inak bude vedieť, že nie je potrebná žiadna reakcia.
Môžete tiež uzavrieť niečo ako: „Dajte mi vedieť, ak nie sme na to zladení, “ alebo „Dajte mi vedieť, ak o tom chcete hovoriť ďalej.“ Tento výstižný jazyk objasňuje, že konverzácia je uzavretá, pokiaľ nejde o vydanie na konci prijímača.
4. Nezanedbávajte nadpis
Predmetom správy je efektívne zlato. Pomocou tejto nehnuteľnosti môžete dať svojmu čitateľovi prehľad o tom, koľko pozornosti potrebujú a kedy. Zamierte tieto prebytočné e-maily pri prihrávke.
Použite svoj názov na označenie naliehavosti, výsledku a časového harmonogramu. Napríklad nadpis by mohol čítať niečo ako „Potrebná akcia do poludnia piatok | Projekt Acme bude naplánovaný na budúci týždeň. “
Teraz váš čitateľ vie, že si to vyžaduje určitú pozornosť. Uvedomuje si, že existuje lehota na odpoveď a prácu, na ktorú sa musí budúci týždeň sústrediť. Toto jednoznačné vyhlásenie zabraňuje tonu dozadu a dopredu.
Vzhľadom na to, koľko času a e-mailu je potrebné venovať pozornosť, ako odosielateľa aj príjemcu, môžete vidieť, ako vám niekoľko jednoduchých techník pomôže odoslať správy, ktoré na oplátku vygenerujú menej odpovedí a zlepšia celkovú komunikáciu medzi vami a vašimi spolupracovníkmi alebo klientmi., Nebolo by to super? Keď bude vaša komunikácia veľmi efektívna, budete sa nielen cítiť lepšie pod kontrolou svojej doručenej pošty, ale vaši kolegovia ocenia, ako efektívne im tiež pomáhate.
Majte však na pamäti, že niekedy najlepšou stávkou je jednoducho konverzovať offline. Ak nemôžete vyriešiť problém tromi výmenami e-mailov alebo ak dôjde k nesprávnej komunikácii z dôvodu bláznivého vlákna, navrhnite živú konverzáciu, aby ste mohli záležitosť rýchlo vyriešiť.
