Zdieľaná schránka umožňuje svojim zákazníkom, dodávateľom a ďalším používateľom posielať e-maily na centrálnu adresu, na ktorej môžu všetci v tíme vidieť a reagovať na tieto správy.
Čo je zdieľaná schránka balíka Office?
Jedným z najefektívnejších spôsobov zdieľania e-mailových správ so skupinou ľudí je nastavenie zdieľanej poštovej schránky balíka Office 365. So zdieľanou poštovou schránkou má každá osoba priradená k poštovej schránke úplný prístup k správam. Môžu čítať prichádzajúce e-maily, odpovedať na správy, preposielať správy a sledovať, ako iní reagovali na prichádzajúcu poštu.
Keď člen tímu odpovie na e-mailovú správu zo zdieľanej poštovej schránky, e-mail sa odošle zo zdieľanej poštovej schránky, nie z e-mailovej adresy osoby. Príjemca e-mailu vidí iba adresu zdieľanej poštovej schránky. Udržiavajte tak individuálnu e-mailovú adresu svojich zamestnancov dôvernú a dáva vašej firme profesionálny vzhľad.
Vaša organizácia môže vytvoriť toľko zdieľaných poštových schránok, koľko potrebujete. Zdieľané poštové schránky nemajú používateľské mená ani heslá. Zdieľaná schránka nevyžaduje licenciu Office 365, ale každý používateľ, ktorý je pridelený poštovej schránke, musí mať odber služby Office 365.
Prečo používať zdieľanú schránku balíka Office?
Zákaznícke služby, oddelenia ľudských zdrojov alebo marketingové oddelenia, ktoré chcú, aby prichádzajúce e-mailové správy boli zodpovedané ďalším členom tímu, sú dobrým príkladom efektívneho využitia zdieľanej poštovej schránky. Každá osoba priradená k zdieľanej poštovej schránke môže vidieť a reagovať na každú správu v tejto schránke.
Práca so zdieľanou poštovou schránkou balíka Office 365 nie je len o e-mailoch. Ide o pomoc ľuďom vo vašej organizácii pracovať efektívnejšie. Spolu so zdieľanou poštovou schránkou budú mať vaše tímy prístup k zdieľanému zoznamu kontaktov a zdieľanému kalendáru. So zdieľaným zoznamom kontaktov má každý v skupine prístup k dôležitým e-mailovým adresám. Vďaka zdieľanému kalendáru môžu členovia skupiny zaradiť svoje stretnutia na centrálne miesto, ktoré môžu vidieť všetci v skupine.
Nastaviť zdieľanú poštovú schránku
Zdieľané poštové schránky balíka Office 365 môžu byť nastavené iba správcom odberu balíka Office.
Ak chcete nastaviť zdieľanú schránku, postupujte podľa týchto pokynov:
- Prihláste sa do centra Office 365 Admin pomocou svojho účtu správcu.
- vybrať Skupiny> Zdieľané schránky.
- vybrať Pridať poštovú schránku.
- Na stránke Pridať poštovú schránku zadajte názov zdieľanej poštovej schránky do poľa Názov. V poli E-mail sa automaticky vytvorí alias poštovej schránky, ale môžete ho zmeniť na niečo iné. Po označení menovite zdieľanej schránky vyberte položku pridať vytvoriť poštovú schránku.
- V časti Ďalšie kroky vyberte položku Pridajte členov do tejto schránky.
- Na stránke členov zdieľanej poštovej schránky vyberte položku Pridať členov.
- Začiarknite značku vedľa ľudí, ktorí budú mať prístup k zdieľanej schránke. Ak sa v zozname nezobrazuje meno osoby, napíšte jeho meno do poľa Hľadať. Keď skončíte, vyberte položku Uložiť.
Uložiť odoslaný e-mail do zdieľanej schránky
Keď niekto odošle e-mailovú správu zo zdieľanej poštovej schránky, kópia tejto správy sa uloží do priečinka Odoslané položky, nie do zdieľanej poštovej schránky. Ak chcete, aby sa tieto e-maily ukladali do zdieľanej schránky, upravte nastavenia zdieľanej schránky.
Tu je postup, ako uložiť odoslané e-mailové správy do zdieľanej poštovej schránky:
- vybrať Skupiny> Zdieľané schránky.
- Vyberte zdieľanú schránku.
- vybrať editovať vedľa položky Odoslané položky.
- Na stránke Odoslané položky posuňte posúvač do polohy Zapnuté pre položku Kopírovať položky odoslané ako túto schránku a Kopírovať položky odoslané v mene tejto poštovej schránky. Keď skončíte, vyberte položku Uložiť.
Použite zdieľanú schránku v aplikáciách Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010
Keď administrátor vašej organizácie nastaví zdieľanú poštovú schránku, vaši používatelia nemusia robiť nič, aby zobrazovali zdieľanú poštovú schránku vo verzii programu Outlook pre počítače. Zdieľaná schránka sa automaticky zobrazí v priečinku Priečinok.
Odoslanie e-mailu zo zdieľanej schránky:
- Otvorte program Outlook.
- vybrať nový email vytvoriť novú správu.
- vybrať z a vyberte zdieľanú schránku.
- Zadajte svoju správu a vyberte ju odoslať.
Prístup k zdieľanej poštovej schránke v programe Outlook na webe
Ak chcete pracovať so zdieľanou poštovou schránkou vo webovom prehliadači, musíte ju pridať ručne.
Pridanie zdieľanej poštovej schránky do online verzie programu Outlook:
- Prihláste sa do svojho účtu Office 365 a vyberte položku výhľad app.
- Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na meno schránky a vyberte Pridať zdieľaný priečinok.
- V Pridať zdieľaný priečinok dialógové okno zadajte e-mailovú adresu zdieľanej poštovej schránky a potom vyberte položku pridať.
Zdieľané poštové schránky a aplikácia Outlook pre mobilné zariadenia
Zdieľané poštové schránky sa nezobrazujú v mobilnej aplikácii Outlook. To znamená, že ak chcete získať prístup k zdieľanej poštovej schránke zo svojho smartfónu, budete musieť otvoriť prehliadač a používať program Outlook na webe.
V programe Outlook a so zdieľanou poštovou schránkou zaznamenáte mierny rozdiel v tom, ako pracujete s vaším individuálnym e-mailovým účtom. So zdieľanou poštovou schránkou vy a vaša členovia tímu budú lepšie spolupracovať, aby odpovedali na e-maily od vašich zákazníkov, dodávateľov, predajcov a ďalších.