Použitie MicrosoftZlúčenie pošty môžete odoslať ten istý dokument s malými zmenami veľkého počtu príjemcov. Pojem zlúčenie pochádza zo skutočnosti, že jeden dokument (napríklad písmeno) je zlúčený s dokumentom zdroja údajov, napríklad tabuľkou.
Údaje pre tento tutoriál je možné zostaviť s väčšinou verzií programu Microsoft Excel vrátane 2007, 2010, 2013, 2016 a Office 365.
Funkcia hromadnej korešpondencie programu Microsoft Word je kompatibilná s programami Word 2010, 2013, 2016 a Office 365.
slovo je Zlúčenie pošty funkcia funguje bez problémov s údajmi z aplikácie Excel. Aj keď aplikácia Word umožňuje vytvárať zdroj údajov, možnosti používania týchto údajov sú obmedzené. Ak už máte svoje údaje v tabuľke, nemá zmysel preformulovať všetky informácie do zdroja údajov aplikácie Word.
Príprava údajov na hromadnú korešpondenciu
Teoreticky môžete použiť ľubovoľný pracovný hárok programu Excel v rámci funkcie hromadnej korešpondencie pošty bez akejkoľvek špeciálnej prípravy. Na optimalizáciu procesu hromadnej korešpondencie by ste však mali nejaký čas pripraviť pracovný hárok.
Usporiadajte údaje tabuľkového procesora
Údaje programu Excel by mali byť organizované úhľadne riadky a stĺpce, Premýšľajte o každom riadku ako o jedinom zázname a každom stĺpci ako o poli, ktoré chcete vložiť do dokumentu. Ak potrebujete aktualizáciu, pozrite si výukový program pre zadávanie údajov v programe Excel.
Vytvorte riadok hlavičky
Vytvorte riadok hlavičky pre hárok, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu.riadok hlavičky je riadok obsahujúci štítky, ktoré identifikujú údaje v bunkách pod ním. Aplikácia Excel môže byť niekedy o rozlíšení medzi údajmi a menovkami, takže je jasné, keď používate odvážny text, hranice buniek a tieňovanie buniek, ktoré sú jedinečné pre riadok hlavičky - to zaručuje, že program Excel odlišuje od ostatných údajov.
Neskôr, keď zlučujete údaje s hlavným dokumentom, štítky sa zobrazia ako názvy zlúčovacích polí, takže nie je nejasnosť, aké údaje vkladáte do dokumentu.
Je dobré označiť stĺpce v tabuľke programu Excel, pretože pomáha predchádzať chybám používateľov v budúcnosti.
Vložte všetky údaje do jedného listu
Dáta, ktoré chcete použiť na hromadnú korešpondenciu, musia byť na jednom hárku; ak je rozložený na viacerých hárkoch, musíte skombinovať hárky alebo vykonať viaceré zlúčenia pošty. Tiež sa uistite, že sú listy jasne pomenované, pretože musíte vybrať list, ktorý chcete použiť bez toho, aby ste si ho prezerali.
Priradenie zdroja údajov v hromadnej korešpondencii
Pridanie vašej pripravenej tabuľky programu Excel do dokumentu programu Word:
-
Klikni na korešpondencie pútko z stuha.
-
Vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu pre prístup k rozbaľovací.
Ako budeme písať naše dáta do listu pre tento príklad, vyberieme písmeno možnosť od rozbaľovací.
-
Vyberte položku Vyberte príjemcov pre prístup k rozbaľovací.
Chceme importovať naše dáta z uloženého listu programu Excel, a preto zvoľte Použiť existujúci zoznam … voľba.
-
V dialógovom okne, nájdite a vyberte súbor programu Excel.
kliknite OK pokračovať.
-
Z Vyberte tabuľku dialógové okno, vyberte hárok s vašou tabuľkou a kliknite na tlačidlo OK Tlačidlo.
Ak má váš program Excel hlavičky stĺpcov, skontrolujte Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov je zaškrtnuté.
-
klikniteOK.
Teraz, keď bol zdroj údajov priradený k hlavnému dokumentu, môžete začať zadávať text alebo upravovať dokument programu Word. Nemôžete však vykonať zmeny vo vašom zdroji údajov v programe Excel. Ak potrebujete vykonať zmeny v údajoch, musíte dokument zavrieť v programe Word predtým, než otvoríte zdroj údajov v programe Excel.
Vloženie zlúčených polí do dokumentu
-
Kliknite na tlačidloVložiť pole zlúčenia na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia otvorteVložiť pole zlúčenia rozbaľovací.
-
Zvýraznite názov poľa, ktoré chcete vložiť zo zoznamu, a kliknite na tlačidloinsert.
Zobrazenie dokumentov hromadnej korešpondencie
Pri vkladaní zlúčených polí do dokumentu Word neprenáša formátovanie údajov zo zdroja údajov. Ak chcete použiť formátovanie, napríklad kurzíva, tučné alebo podčiarknuté, musíte to urobiť v programe Word.
Ak prehliadate dokument s políčkami, vyberiete dvojité šípky na oboch stranách poľa, na ktoré chcete použiť formátovanie. Ak zobrazujete zlúčené údaje v dokumente, zvýraznite text, ktorý chcete zmeniť.
Akékoľvek zmeny formátovania sa vykonávajú vo všetkých zlúčených dokumentoch, nie len v jednotlivých dokumentoch.
Prezeranie zlúčených dokumentov
Ak chcete zobraziť ukážku zlúčených dokumentov, kliknite na tlačidloZobraziť zlúčené údaje na paneli s nástrojmi Hromadná korešpondencia. Toto tlačidlo funguje ako prepínací prepínač, takže ak sa chcete vrátiť k prezeraniu len polí a nie údajov, ktoré obsahujú, kliknite na ňu znova.
Prechádzajte zlúčené dokumenty pomocou navigačné tlačidlá na Zlúčenie pošty stuhou. Sú zľava doprava:Prvý záznam, Predchádzajúci záznam, Prejsť na záznam, Ďalší záznam, a Posledný záznam.
Pred skombinovaním dokumentov ukážte všetky alebo čo najviac, aby ste si overili, či sa všetko zlúčilo správne. Venujte zvláštnu pozornosť interpunkcii a medzery okolo zlúčených dát.
Keď ste pripravení na zlúčenie dokumentov, máte dve možnosti. Bez ohľadu na to, aké metódy si vyberiete, zobrazí sa dialógové okno, v ktorom môžete programu Word spájať všetky záznamy, aktuálny záznam alebo rozsah záznamov. Kliknite na tlačidlo možnosti vedľa vášho výberu a potom kliknite na tlačidloOK. Ak chcete zlúčiť rozsah, zadáte začiatočné číslo a konečné číslo pre záznamy, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia predtým, ako klikneteOK. Ak ste si vybrali tlačiť dokumenty, potom, čo sa objaví dialógové okno, zobrazí sa vám vytlačiť dialógové okno. Môžete s ním pracovať rovnako ako pri akomkoľvek inom dokumente. Dokončiť dokument hromadnej korešpondencie
