Vedeli ste, že môžete pridať vrstvu ochrany dôležitých dokumentov alebo súborov balíka Microsoft Office? Môže to byť dôležitá ochrana, najmä ak zdieľate tento súbor s konkrétnymi čitateľmi alebo editormi, s ktorými spolupracujete.
Keď zašifrujete digitálny obsah, zmeníte jeho jazyk na gobbledygook, ktorý musí byť potom dekódovaný, aby ste ho mohli prečítať.
Môžete to urobiť pre dokumenty balíka Microsoft Office nastavením hesla. To znamená iba tých príjemcov, ktorí vedia, že heslo by malo čítať váš dokument. Môžete tiež prispôsobiť nastavenia hesiel, aby mohli niektorí používatelia upravovať dokument.
Ako nastaviť heslo pre dokument
-
Pre staršie verzie programov balíka Office vyberte položku Tlačidlo Office Ikona> pripraviť > Šifrovať dokument, Pre novšie verzie vyberte položku súbor > Info > Chráňte dokument > Šifrovať Heslá.
-
Zadajte heslo, ktoré chcete priradiť a kliknite naň OK.
-
Znova zadajte heslo na overenie a kliknite na tlačidlo OK.
-
Váš dokument by mal byť teraz chránený, ale vždy, ale vždy je dobré skontrolovať. Dokument zatvorte a potom ho znovu otvorte. Pred prácou s týmto dokumentom by ste mali byť vyzvaní na zadanie hesla. Ak to nevidíte, možno budete musieť vyskúšať tieto kroky znova.
Ďalšie tipy a úvahy
- Upozorňujeme, že niektoré programy balíka Microsoft Office môžu mať trochu iný prístup. Napríklad v niektorých verziách programu Microsoft PowerPoint by ste mali kliknúť naMicrosoft Office tlačidlo>Uložiť ako > náradie (nájdite to v dolnej časti Uložiť ako dialógové okno)> Všeobecné možnosti > Zdieľanie súborov > Upraviť heslo, Odtiaľ môžete zadať preferované heslo. Vzhľadom na to, že tento prístup je oveľa menej jednoduchý, navrhujem vždy skúšať metódu uvedenú vyššie pre daný program balíka Microsoft Office, ale ak nenájdete nástroje na zadanie hesla, ktoré potrebujete v tomto programe, tento prístup vám môže pomôcť.
- Ak chcete odstrániť šifrovanie hesla, postupujte podľa rovnakého poradia, ako ste nastavili heslo, okrem toho, že heslo vymažete kliknutím na toto pole a spätným priestorom.
- Ak chcete nastaviť heslo pre tých, ktorí dokážu upraviť dokument (to znamená pre ostatných, bude to len na čítanie), zvoľte Kancelária alebo súbor > Uložiť ako > náradie > Všeobecné možnosti > Heslo na úpravu: zadajte nové heslo > znova zadajte heslo > OK > Uložiť.
- Pri nastavovaní hesla dokumentu buďte vždy opatrní. Spoločnosť Microsoft nemôže načítať alebo odomknúť toto heslo, ak ste zabudli, čo to je. Takže ak ste niekto, kto zabudne vaše online heslá, pravdepodobne by ste mali obmedziť, ako často túto funkciu používate. Zvážte písanie hesiel pre dokumenty na bezpečnom mieste.
- Ak máte záujem o podrobnejšie informácie týkajúce sa úrovní šifrovania spoločnosti Microsoft, môže byť toto prehlásenie užitočné, ako bolo nájdené na stránke pomoci spoločnosti Microsoft pre túto tému: "Môžete zadať až 255 znakov.Tato funkcia používa predvolené šifrovanie AES 128-bitové šifrovanie.Šifrovanie je štandardná metóda, ktorá vám pomôže zvýšiť bezpečnosť vášho súboru."
Hovorte, prosím, vedzte, že ide len o ochrannú vrstvu. Podľa môjho názoru by dokumenty Microsoft Office nikdy nemali byť považované za úplne chránené, dokonca aj s heslom.
Tretie strany už niekoľko rokov robia šifrovanie dokumentov spoločnosti Microsoft, niekedy s cieľom ponúknuť službu, aby pomohla používateľom obnoviť svoje heslo, aj keď ich spoločnosť Microsoft nedovolí. Toto pohodlie prichádza s definitívnou nevýhodou: čo znamená, že ľudia, ktorí sa nemusia nevyhnutne snažiť pomôcť, by mohli aj tie šifrovanie hesla odstrániť.
Môže to však byť dobrý nápad uplatniť ochranu heslom, pretože úsilie a náklady na popraskanie šifrovania dokumentov určite odradí od týchto nešťastných problémov a krádeží. Je to rovnováha pri prijímaní preventívnych opatrení, kde môžete pochopiť a obmedziť tento druh ochrany heslom.
