Ak máte v priečinku doručenej pošty viac ako jeden deň správy, "zaobchádzanie s každou správou v okamihu, keď príde - príležitosť nefunguje pre vás.
Nieje to tvoja chyba. Tento prístup môže fungovať len pre tých, ktorých jediným úlohou je čo najrýchlejšie odpovedať na e-maily.
Našťastie mierne odlišná cesta vám umožní pracovať nepretržite e-mailom, stále odpovedať v primeranom čase, nemáte mesiace po uplynutí lehoty a zbavíte sa nevyplnených e-mailov.
Zostaňte na vrchole svojho e-mailu tým, že sa s ním stretnete zajtra
Ak chcete získať uchopenie vášho e-mailu:
- Zoberte si oči zo schránky.
- Uistite sa, že automatická kontrola pošty a nové poštové správy sú vypnuté.
- Zaoberajte sa všetkými mailmi, ktoré prišli včera, v toľkých šaržiach, ktoré považujete za vhodné.
- Čím menej šarží, tým lepšie. Ak sa s včerajšou poštou zaobchádzate jedným krokom, je pravdepodobné, že ste na ňu strávili čo najmenší čas a úsilie.
- Čas plánovania spracovania e-mailu.
- Zaoberajte sa správami v poradí.
- Ak správa vyžaduje výskum, naplánujte tento výskum na zajtra a nechajte odosielateľa vedieť, že sa k nim dostanete späť. Ak je potrebná viac práce, naplánujte si dlhšiu dobu.
- Uistite sa, že pri ukončení práce nájdete pôvodnú správu. Musí stačiť odosielateľ a čo je najdôležitejšie, dátum uvedený spolu s úlohou. V systéme Mac OS X Mail môžete tiež použiť LinkABoo.
- Môžete použiť inteligentný priečinok, ktorý zobrazuje iba správy, ktoré prišli včera, používali príznaky (napr. Dni označenia v alternatívnych farbách) alebo sa spoliehali na triedenie podľa dátumu príchodu.
- Môžete pravidelne kontrolovať doručenú poštu pre akékoľvek požadované e-maily naliehavé opatrenia.
Ak to vaša práca vyžaduje, spracujte poštu častejšie ako denne - napríklad trikrát denne. Bez ohľadu na obdobie, ktoré si vyberiete, rozhodujúcim prvkom je, že zoznam e-mailov je počas práce na nej zatvorený pre nové záznamy.
Prečo denné spracovanie e-mailovej schránky?
Pokiaľ sa s poštou nemusíte venovať častejšie, pozývam vás, aby ste vyskúšali denné spracovanie. Má ďalšie výhody:
- Nie je náhodou nastavený precedens okamžite odpovedať, záväzok, ktorý nemožno splniť.
- Denný plán je ľahko udržiavaný a zapamätateľný.
- Môžete si vybrať perfektný čas dňa pre každý typ správy.
Najprv spracujte najjednoduchšie e-maily!
Aj keď to nie je zvyčajne váš štýl,
- pokúsiť sa najprv vyhnúť najľahším správam.
Akonáhle sa dostanete k náročnejším e-mailom, stály pokrok je skomplikoval už trochu. Ak ste rýchlo skenovali komplikované predtým, než sa odvážite s ľahko, strávil nejaký čas prísť s riešeniami taky.
Čo ak by som vynechal deň vyprázdnenie mojej schránky?
Ak vám chýba niekoľko dní kvôli cestovaniu alebo sviatkom, to nie je nič veľké.
- Zaoberajte sa e-mailmi, ako keby prišli včera.
Často prechádza cez dva dni alebo dokonca týždeň e-mailu, to všetko trvá toľko času a námahy, ako manipulácia s jedným dňom.
Ak je hromada e-mailov taká vysoká, že sa s tým nemôžete vyrovnať za jeden deň, nechajte inú stratégiu pomôcť:
Ako odstrániť nevyriešený e - mail
Ak chcete zbaviť nevyriešených e-mailov:
- Vytvorte nový priečinok.
- Presuňte všetky nevyriešené e-maily z doručenej pošty do tejto zložky.
- Každý deň a pred všetkým ostatným urobte niečo s aspoň jedným z správ v priečinku s nevyriešeným stavom.
- Na to nemusíte odpovedať. Nemusíte ju archivovať. Urobte však niečo. Vyhľadajte napríklad stránky, ktoré vám môžu pomôcť. Alebo si pozrite e-mailovú adresu (alebo číslo) niekoho, kto vám môže pomôcť.
- V niektorých dňoch urobíte toto minimum. Skvelé! V mnohých iných sa naraz budete zaoberať hromadou správ. Skvelé!
- Postarajte sa o všetku novú poštu, ako je uvedené vyššie.
