Spolu s praktickými aspektmi databáz poskytuje aplikácia Microsoft Access niekoľko pekných funkcií, ktoré robia prácu trochu jednoduchšie. Jednou z ďalších funkcií sú témy prehľadu, ktoré môžu premeniť výpis údajov na užitočnú a prezentovateľnú správu. Poskytuje vám spôsob, ako spraviť všetky správy tímu, oddelenia alebo spoločnosti. Môžete nastaviť inú tému pre správu, ktorá sa používa na schôdzke spoločnosti alebo na konvenciu, alebo môžete prispôsobiť správu pre akcionárov. Použitím motívov prehľadov vám uľahčíme, aby vaše prehľady poskytli profesionálny vzhľad a pocit, že s aplikáciou Microsoft Excel skutočne nemôžete. Je to jeden z dôvodov, prečo by ste mali presunúť svoje údaje do databázy namiesto toho, aby ste sa snažili udržiavať tabuľky.
Funkcia tému prehľadu je relatívne ľahko použiteľná, najmä ak ste zvyknutí pracovať v programe Microsoft Access. Nebojte sa, ak ste s aplikáciou Microsoft Access nemali veľa skúseností. Je to rýchle a ľahké cvičenie, ktoré začne používať elegantný pohľad na všetko, čo potrebujete, aby vyzerala dobre. Môžete dokonca aktualizovať témy zo starších prehľadov, ak ich budete potrebovať na opätovné získanie nových správ. Toto je užitočné pri porovnávaní a nechcete, aby vaše publikum bolo rozptýlené vďaka dátumu zobrazenia správy pred piatimi rokmi alebo - v niektorých prípadoch - mimoriadne základnej podobe správ od viac ako desiatich rokov. Bez ohľadu na vaše potreby, ak máte údaje v databáze, môžete to urobiť prezentovateľným.
Predvolené nastavenia správ
Predvolená správa závisí od toho, či začnete od začiatku alebo od šablóny. Ak používate existujúcu databázu, predvolená hodnota je nezávislá od tvorcu databázy použitého počas inštalácie. Ak vytvoríte svoju vlastnú predvolenú hodnotu, prístup má jedno miesto, kde môžete prejsť na témy, ktoré prichádzajú s zakúpenou verziou. K dispozícii sú tiež témy online, takže ak sa vám nepáči, čo je s vašou zakúpenou verziou, môžete nájsť niečo lepšie vyhovujúce vašim potrebám online.
V závislosti od toho, či pracujete so starými prehľadmi alebo novými prehľadmi, možno budete chcieť chvíľu trvať, kým prejdete témami, aby ste zistili, ktoré z nich najlepšie vyzerajú pre rôzne cieľové skupiny. Ak budete prepracovať staršie správy, zvážte niečo, čo je podobné tomu, čo ste urobili v minulosti; inak budete musieť urobiť veľa práce na opätovné spracovanie všetkých správ.
Existuje predvolená téma pre nové prehľady, ktoré môžete prepísať.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Panel nástrojov Rýchly prístup a vyberte položkuĎalšie príkazy.
- Kliknite na Návrhári objektov.
- Prejdite nadol na Zobrazenie návrhu formulára / prehľadu a aktualizujte Šablóna prehľadov aby sa zhodovala s predvoleným nastavením.
- kliknite OK.
Predvolené nastavenie môžete nastaviť aj v zobrazení Návrh.
- Otvorte prehľad v zobrazení Návrh.
- Prejdite na stránku Nástroje na návrh správ > dizajn > témy a prejdite do rozbaľovacej ponuky pod témy Tlačidlo.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na tému, ktorú chcete nastaviť ako predvolenú a vyberte ju Nastaviť túto tému ako predvolenú databázu.
Bez ohľadu na to, akú metódu použijete na zmenu predvoleného nastavenia, nezabudnite, že zmení vzhľad všetkých hlásení, ktoré vytvoríte po nastavení. Neupravuje existujúce prehľady.
Použitie motívov na nové prehľady
Spôsob, akým aplikujete témy na nové a staršie správy, je v podstate rovnaký, ale to, čo vidíte, sa líši. Ak vytvárate nový prehľad, nemusíte mať k dispozícii žiadne údaje na vyplnenie prehľadu. To znamená, že máte menej presnú predstavu o tom, ako bude vyzerať záverečná správa, pretože pri aplikácii témy bude mať prázdne medzery. Najlepšie je mať aspoň niektoré údaje, keď začnete hľadať správy, aby ste mohli vidieť, ako sa dáta a motív pozerať spoločne. Ak sa pozeráš len na tému bez textu, môžeš byť šokovaný, keď vidíš, ako to vyzerá, keď existujú údaje.
- Otvorte prehľad v zobrazení Návrh.
- Prejdite na stránku Nástroje na návrh správ > dizajn > témy, a prejdite do rozbaľovacej ponuky pod témy Tlačidlo.
- Vyberte jednu z tém z rozbaľovacej ponuky alebo ju otvorte prezerať pozrieť sa na iné témy, ktoré ste stiahli.
Ak sa vám páči dizajn a chcete zmeniť farbu, môžete to urobiť v tej istej oblasti. Namiesto kliknutia na témy kliknite na tlačidlo alebo farby alebo font na vykonanie zmien.
Použitie motívov na staršie prehľady
Aktualizujte staršie prehľady rovnakým spôsobom, ako aktualizovať nové prehľady, ale sledovať, ktoré staršie prehľady aktualizujete, ako aj keď ste vykonali zmeny. Musíte zaznamenať všetko, čo sa v priebehu času meníte na kontrolu konfigurácie, najmä ak sa zaoberáte finančnými alebo inými informáciami, ktoré sa používajú pri auditoch. Ak je vzhľad pre staršie správy iný, musíte dokázať, čo bolo zmenené a kedy.
Obvykle je najlepšie neaktualizovať správy, ktoré ste už prezentovali. Môžete aktualizovať vzhľad dopredu a zaobchádzať s ním ako s úplne novou správou. Je pravdepodobné, že nebudete musieť predkladať staré správy za nič oficiálne. Ak máte šancu, že to robíte, nebolí to, aby ľudia zistili, ako sa vaše podnikanie časom zmenilo.
