Tam je epidémia - epidémia zlých e-mailov.
Naozaj som si to uvedomil asi po piatykrát, keď môj šéf komentoval e-mail, ktorý som jej poslal, aby som si ho prezrel: „To je naozaj dobrý e-mail!“ Nemyslel som si, že je to niečo zvláštne, až kým som sa začal venovať e-mailom viac pozornosti. Dostával som. Vyskytli sa hrozné gramatické chyby, trápne pravopisné chyby, nesprávne mená, emotikony, nedostatok náležitých pozdravov alebo pleasanments a obyčajné staré zlé písanie. Mohol by som pokračovať ďalej.
Nie je to tak, že sme nekompetentní, ľudia. Jednoducho nevenujeme starostlivosť do našich e-mailov, ktoré si mnohé z nich zaslúžia. Starostlivosť, povedzme, editor môže dať článok.
Preto, aby sme všetkým pomohli zlepšiť komunikáciu na pracovisku, tu je príručka editora, ktorý píše e-maily, ktoré vám vynútia rešpekt (a odpovede). Majte na pamäti tieto nápady nabudúce, keď budete prechádzať doručenou poštou - a uvidíte, aký vplyv majú niektoré malé zmeny.
Spomaľ
Viem, že sme všetci na pretekoch, aby sme sa dostali k doručenej pošte. A určite, v niektorých prípadoch, prepúšťanie rýchleho e-mailu má zmysel: keď ste uprostred dlhého vlákna komunikácie s blízkym kolegom, keď práve prepúšťate dokument svojmu šéfovi a podobne.
Efektívna komunikácia (a dobré písanie) však z väčšej časti vyžaduje čas. Vyžaduje si čas, aby ste si sformulovali svoje myšlienky, zistili, čo sa vlastne snažíte povedať, a jasne napísali vašu správu. A nakoniec, to je to, čo je e-mail - forma komunikácie. Nie je to úloha.
Takže nabudúce musíte niekomu napísať podrobnejší e-mail a dať mu čas, ktorý si zaslúži. Ak to chcete, zablokujte ho vo svojom kalendári. A nehovorím päť minút na jeden e-mail - nie je neobvyklé, že trávim 15 minút viac za dobrý e-mail, najmä ak ide o moju prvú komunikáciu s niekým, na koho chcem zapôsobiť. Doprajte si čas a nemajte pocit, že ste pomalý alebo neproduktívny. Máte pocit, že to robíte dobre.
Uistite sa, že má začiatok, stred a koniec
To, že žijeme vo svete so 140 znakmi, neznamená, že by vaše e-maily mali byť týmto spôsobom. V skutočnosti tu budeme mať malý návrat do anglického jazyka na strednej škole a klasickú esej v štýle hamburgera; to znamená, že každá esej potrebuje úvod, telo a záver.
Mali by ste myslieť na to, že vaše e-maily majú rovnakú štruktúru. Každá sekcia nemusí byť dlhá, ale najmä v počiatočnej komunikácii by mala byť tam. Čo by mala každá časť obsahovať?
intro
Vždy začnite pozdravom - môže to byť archaické, ale v skutočnosti to robí rozdiel. Potom, v závislosti od charakteru vášho vzťahu, je úvodný odsek skvelým miestom pre priateľské privítanie ( „Dúfam, že vaše hľadanie zamestnania ide dobre!“ ), Čo je pripomienka kontextu vášho rozhovoru ( „Bolo to také pekné dostať sa na rozhovor s vami minulý týždeň. “ ) alebo predslov o tom, prečo ste oslovení ( „ Chcel som sa dotknúť základne o … “ ).
telo
Tu sa dostávate k jadru svojej e-mailovej adresy. Najdôležitejšou vecou, ktorú si musíte zapamätať, je poskytnúť príjemcom všetky informácie, ktoré potrebujú na vykonanie akýchkoľvek krokov, ktoré od nich požadujete. To zahŕňa poskytnutie akýchkoľvek nevyhnutných informácií, podrobností alebo údajov, ktoré sú potrebné pre kontext, a ich prezentovanie logickým a súdržným spôsobom. Ak sa e-mail zasiela na sprostredkovanie informácií alebo rozhodnutia (namiesto požiadania o láskavosť), nezabudnite uviesť odôvodnenie alebo vysvetlenie.
záver
Záver e-mailov je trochu iný ako záver eseje. Namiesto zhrnutia toho, o čom ste už hovorili, by ste to mali zabaliť do akčných krokov. Ak sa chcete stretnúť pri káve, navrhnite dátum a čas. Ak vstupujete do projektu, pripomínajte kolegovi presne to, čo potrebujete a kedy. A ak práve poskytujete informácie, pripomeňte svojmu kontaktu, že je vítaný a príde k vám s otázkami. Nakoniec aspoň vo svojom pôvodnom e-maile vždy zavrite pozdrav a plný podpis.
Môže sa to zdať ako veľa, ale ako som už povedal, nemusí to trvať dlho. Toto je napríklad e-mail, ktorý môžem poslať niekomu, s kým by som chcel chytiť kávu:
Ahoj Dave!
Rád vás spoznávam! Bolo to skvelé dostať sa do rozhovoru s Alexom, a keď spomenula, vie, že som na to skočil.
Milujem to, čo robíte vo vašej spoločnosti, a bolo by úžasné s vami sa zhovárať o tom, ako si myslíte o publikovaní online, o nedávnom prepracovaní návrhu a o ďalších veciach týkajúcich sa práce, ktorú obaja trávime životom.
Myslíte si, že by ste mali v najbližších týždňoch trochu času na stretnutie? Rád by som sa húpal vo vašich kanceláriách alebo uchopil kávu - všetko, čo je pre vás najvýhodnejšie!
Najlepšie a šťastný pondelok.
Erin
Oveľa lepšie ako: „Hej, Dave, chceš si niekedy vziať kávu?“ správny?
Korektúra a kontrola faktov
Po zadaní e-mailu by ste ho nemali posielať do sveta. Vždy znova prečítajte svoje e-maily, aspoň raz. Okrem kontroly základných pravopisných chýb a gramatických chýb kontrolujete aj skutočnosti, ako sú napríklad pravopisné mená, udalosti, na ktoré odkazujete, alebo dátumy, ktoré spomínate. Adresovanie e-mailu „Ahoj Jon“, keď by malo byť „Ahoj John“, sa môže zdať ako maličkosť, ale váš kontakt si to všimne - a prvé dojmy spôsobia obrovský rozdiel.
To je tiež dobré myslieť na tón vášho e-mailu. Znie to príliš biznis, keď sa snažíte byť priateľskí? Ste príliš nadšení výkričníkmi a emotikónmi na úkor profesionality? Pokúste sa ustúpiť a zvážte, ako na ňu bude niekto prvýkrát čítať e-mail, a podľa toho upraviť. Pri obzvlášť dôležitých e-mailoch tiež žiadam niekoho iného, aby sa o mňa pozrel - ďalšia sada redakčných očí nikomu neublížila.
Porozmýšľajte, ako by ste sa cítili, keby to bolo verejné
Nakoniec, pred zasiahnutím odoslať, premýšľajte o tom, ako by ste sa cítili, keby tento e-mail prečítal niekto iný, ako ten, komu ho posielate. Čo ak nejako dopadlo do doručenej pošty vášho šéfa? Čo keby to bolo zverejnené na webe? (Hej, stáva sa to.) Toto je skvelá záverečná kontrola, aby ste sa uistili, že vaše e-maily znejú úctivo a profesionálne, a v konečnom dôsledku predstavujú to, ako sa chcete zobrazovať vo svete.
Viem, že to znie ako veľa práce vložiť do jedného e-mailu. Ale s počtom zlých e-mailov, ktoré dostávame každý deň, si ľudia skutočne všimnú rozdiel, keď sa dobrý dostane do doručenej pošty. A to by mohol byť rozdiel medzi ignorovaním a získaním toho, čo chcete.
