Už ste niekedy mali pocit, že ste sa potápali, keď sa vrátite na svoj e-mail po pár dňoch (alebo dokonca hodinách), ktoré ste strávili, a vidíte, že objem nezodpovedaných správ už dosiahol nezvládnuteľné rozmery?
Neupravený priečinok doručenej pošty sa môže cítiť ako drvivá diera, z ktorej sa už nikdy nebudete vykopávať. Ale nemusí to tak byť! Pomocou niekoľkých jednoduchých krokov môžete usporiadať doručenú poštu, prevziať kontrolu nad prichádzajúcou poštou a vážne znížiť e-mailovú úzkosť.
Vymaž to
Viem, že to pre mnohých bude zdať skľučujúce, ale dôrazne odporúčame používať vašu doručenú poštu iba na to, čo je určené pre: novú poštu. Pomyslite na šnekovú poštu ako na analógiu. Ak na kuchynský stôl položíte každý balík alebo list, ktorý ste dostali, bez toho, aby ste ho zložili alebo vyhodili, vaša kuchyňa by sa čoskoro stala nezvládnuteľnou hromadou papierov. Vaša doručená pošta funguje rovnako - je najúčinnejšia, keď ju vymažete.
Najskôr vymažte všetky e-maily, ktoré dostanete, ku ktorým už nikdy nebudete mať prístup (napríklad oznámenie tohto týždňa o predaji letov do Maui - bohužiaľ nie tento rok). Buďte však opatrní a neodstraňujte položky, ktoré by ste mohli chcieť zaznamenať nadol (napríklad potvrdenie z nákupu Amazonu).
Potom skúste e-maily, ktoré chcete uchovávať, uložiť do príslušných priečinkov alebo (pre používateľov Gmailu) ich archivovať. Mojím cieľom je vždy vidieť všetky e-maily v mojej doručenej pošte bez toho, aby som musel rolovať nadol alebo kliknúť na „stranu 2.“ Zistil som, že som menej stresovaný, keď sa môžem rýchlo pozrieť na všetko, čo potrebujem, aby som sa vysporiadal, všetko na jednej stránke. A buďme úprimní: ak je e-mail na strane 2, tak sa s ním pravdepodobne nebudeme zaoberať.
odhlásiť
Najväčší upchávač poštovej schránky je to, čo získate opakovane. A nie je to vina iba pre elektronické informačné bulletiny - Facebook, Twitter a deväť denných stránok zaoberajúcich sa obchodom, ktoré si teraz predplatíte, aby ste vyplnili doručenú poštu aktualizáciami.
Keď nabudúce pošlete do koša pol tuctu e-mailov bez toho, aby ste ich museli otvárať, nezabudnite na to, čo odstraňujete. Ak vyhodíte e-maily z toho istého zdroja trikrát bez toho, aby ste ich otvorili, je čas odhlásiť sa. Vaša schránka vám ďakuje.
Konsolidovať, konsolidovať, konsolidovať
Ľudia sa čoraz viac vyrovnávajú s viacerými doručenými. Vaša pracovná adresa, vaša .edu adresa, vaše profesionálne znejúce [email protected], možno ani ten starý účet služby Hotmail, ktorý vaši priatelia zo strednej školy zrejme nemôžu odstrániť z ich adresárov.
Vo väčšine prípadov budete musieť svoje osobné a pracovné e-maily uchovávať oddelene. Ak však máte flexibilitu, konsolidácia viacerých e-mailových adries vám poskytne menej miest na prihlásenie a správu. Jednou z možností je prerušiť používanie vašich starších adries, ale môžete sa tiež rozhodnúť pre zaslanie jednej e-mailovej adresy na inú - takže budete pokrytí bez ohľadu na to, kam vám ľudia posielajú poštu, ale napriek tomu budete môcť uchovávať všetko, čo ste uviedli, na rovnakom mieste.
Nechajte svoju schránku pracovať
Jednou z mojich obľúbených funkcií Gmailu je automatický filter: školíte svoju doručenú poštu, aby ste vedeli, kam poslať e-mail a ako ho označiť. Čokoľvek od mojej matky sa zaeviduje ako „rodina“ a podľa toho sa označia aj veci odoslané na môj e-mailový zoznam mojich kolegov z kolégia. Týmto spôsobom, keď niečo hľadám neskôr, je vždy ľahké ho nájsť.
Môžete tiež použiť Gmail, aby niektoré e-maily automaticky preskakovali vašu doručenú poštu. Napríklad, ak platíte za svoje káblové účty automaticky, ako ja, môžete ho automaticky archivovať a pridať označenie „Finančné“. Nemusíte ho nikdy vidieť, ale ak to potrebujete, viete, kde nájdete ono.
Plán na „Neskôr“
Poznáte tie e-maily, o ktorých viete, že sa k nim dostanete až neskôr, ale obávate sa, že zabudnete? Teraz je k dispozícii doplnok s názvom Boomerang (momentálne k dispozícii pre Gmail a Outlook), ktorý je dokonalý na ich riešenie. E-mail si môžete naplánovať tak, aby zmizol a vrátil sa neskôr, až budete pripravený vyriešiť svoju doručenú poštu, až do tej doby.
Boomerang má aj ďalšie bonusy (celkom meniace život). Umožňuje naplánovať odosielanie e-mailov neskôr, a tiež umožňuje nastaviť opakujúce sa e-maily. Môžete tiež požiadať, aby vám Boomerang pripomenul, ak sa k vám niekto nedostane. Napríklad, keď v pondelok pošlem Julie e-mailom správu, ktorú potrebujem na piatok, môžem požiadať Boomerang, aby sa tento e-mailový reťazec vrátil na štvrtok svojej doručenej pošty vo štvrtok o 10:30 ráno, ak ešte neodpovedala. A ak odpovie, Boomerang vie, že vo štvrtok e-mail nevráti. Brilantné, však?
Ste pripravení začať? Vyzdvihnite si tento týždeň nejakú dobu, aby ste prepracovali svoju doručenú poštu. Môže to trvať niekoľko hodín, ale sľubujem, že čas (a stres), ktorý ušetríte v dlhodobom horizonte, vám vynaloží všetko úsilie.
