Niekedy musíte písať tvrdé e-maily.
Musíte zdieľať spätnú väzbu s niekým v inej kancelárii, alebo nesúhlasiť so zainteresovaným subjektom, alebo povedať niekomu, že sa pokazil - a nadviazanie hovoru alebo osobného stretnutia by bolo prehnanou reakciou (a riskovalo by to, že by situácia bola ešte väčšia),
To znamená, že keď sa dajú najhoršie tóny interpretovať nesprávne, v stávke sú ešte vyššie, keď máte čo povedať kriticky.
Ako niekto, kto pracuje na diaľku, neustále posielam ľuďom spätnú väzbu. A aj keď som to urobil stokrát, stále mi v žalúdku zostane malá priepasť, keď píšem, že niečí práca potrebuje veľa zmien.
Ľudia však často reagujú oveľa pozitívnejšie, než som si predstavoval. Pripisujem vzorec, ktorý používam a ktorý spôsobuje, že drsné e-maily sú také milé a užitočné, ako je to len možné.
Postupuje sa takto:
Riadok 1: Povedzte niečo priateľské
Keď píšete úvodnú čiaru (po oslovení, to je), môže byť užitočné predstaviť si, že ide o konverzáciu. Keby niekto k tebe pristúpil a strčil by sa priamo do ich bodu, bol by si odložený.
To je dôvod, prečo línia ako bol váš víkend? alebo dúfam, že táto poznámka vás nájde dobre, tak, ako sa môže zdať zbytočná, pomôže rozbehnúť veci na správnu poznámku.
Riadok 2: Ďakujem mu alebo jej
Ak je to možné, je dobré si všimnúť úsilie druhej osoby. Nechcete sa ponoriť priamo do toho, čo urobili zle, bez toho, aby ste uznali čas, ktorý strávili na všetkom, čo poslali.
Je to také ľahké ako: Za to vám ďakujem veľmi pekne.
Riadok 3: Poukážte na niečo pozitívne
Nikto sa nechce cítiť ako idiot (alebo si myslíte, že sú hlúpi). Takže, keď sa nechcete biť okolo kríka, je dôležité venovať čas tomu, aby poukazoval na jednu silu práce druhej osoby.
Skúste, vidím, kam by to viedlo. Napríklad by ste mohli povedať priamu správu, že vidíte, ako stratégia, ktorú implementovali, pomôže tímu lepšie fungovať. Alebo môžete kolegovi povedať, že odviedli skvelú prácu pri riešení hlavných problémov klienta.
Tento komentár je, samozrejme, povinný udržiavať čestný. Mali by ste uviesť niečo, čo je skutočne prospešné, a nemali by ste sa chváliť tak extenzívne, že zvyšok vašej správy príjemcu úplne oslepuje.
Text e-mailu: Prejdite zmeny (a výsledky)
Verte tomu alebo nie: Ľudia oceňujú, že vedia, prečo ste sa rozhodli robiť veci inak. Je to kontraintuitívne (pretože kto chce počuť, ako sa podrobne rozprávali?), Ale v skutočnosti to ukazuje, že o nich máte vysoký názor.
Dokazuje to, že by ste s nimi nesúhlasili len kvôli tomu. Okrem toho ukazuje, že si myslíte, že sú dosť chytrí, aby sa mohli učiť zo spätnej väzby a plniť vaše očakávania vpred.
Aby ste sa vyhli prílišnému rozpracovaniu toho, čo sa pokazilo, obmedzte sa na vety, ktoré zodpovedajú formátu …. A ak máte viac ako jednu zmenu, použite guľky.
Vyzerá to takto:
alebo:
- Uvidíte, že sme na ihrisku vykonali niekoľko zmien na základe spätnej väzby od vedúceho tímu.
- V tomto zmysle by som rád videl tieto zmeny uskutočnené prostredníctvom iných aspektov prezentácie, pretože by sme chceli, aby boli konzistentné.
Posledný riadok
Nakoniec sa vždy pýtajte, či by ste mohli čokoľvek objasniť alebo odpovedať na akékoľvek otázky.
Aj keď, prosím, dajte mi vedieť, či môžem odpovedať na akékoľvek otázky, môže sa zdať zrejmé, slúži to účelu. Vďaka tomu je celý duch vášho e-mailu viac kolaboratívny.
Zrazu to ide od, hovorí: „tu sú zmeny - obdobie“ na „tu sú zmeny - dali by ste mi vedieť, ak niektorá z nich nedáva zmysel?“ To ukazuje, že si stále ceníte názor druhej osoby.
Potom všetko, čo vám zostane, je odhlásenie - urobí sa akékoľvek štandardné odhlásenie (najlepšie, úprimne, vďaka!).
Dávať to všetko dokopy
- Príklad zmeny a ako prinesie pozitívny výsledok
- Prípadne: príklad zmeny dva a ako prinesie pozitívny výsledok
- Prípadne: príklad zmeny tri a ako prinesie pozitívny výsledok
Teraz, keď ste zložili skutočne konštruktívnu spätnú väzbu, venujte chvíľu premýšľaniu o svojom predmete. Možno všetko, čo potrebujete, je zasiahnuť odpoveď, ale je možné, že malá zmena ovplyvní celý tón. (Vedeli ste, že „dnes“ je vhodnejšie ako „naliehavé“? Viac o tom - a inými slovami, ktorým sa treba vyhnúť - tu.)
Nie každá správa, ktorú pošlete, bude chvála plná chvály - a to je v poriadku. Ak budete mať čas na to, aby ste to napísali premyslene, bude to dlhá cesta.
