Pred niekoľkými rokmi som vstúpil do riadiacej pozície, kde som bol prvýkrát zodpovedný za dohľad nad tímom šiestich. S mojím MBA v ruke a dôkladnou analýzou môjho typu Myers-Briggs som si myslel, že by bolo hračkou riadiť a motivovať ľudí, s ktorými som pracoval.
Aj keď sa tieto nástroje ukázali ako užitočné, úplne ma nepripravili na jednu z najťažších častí manažéra: každoročné hodnotenie výkonnosti. Ukázalo sa, že manažéri sa ich boja rovnako ako zamestnanci! Napriek našej prirodzenej averzii sú recenzie nevyhnutnou (a dôležitou) súčasťou práce a kritickou súčasťou rastu vášho tímu. Takže, ak sa snažíte byť manažérom superhviezd, je čas stať sa rovnako dobrými recenziami, ako je to možné.
V tomto duchu uvádzame, ako začať.
Základy
Možno by ste mali byť v pokušení spojiť svoju spätnú väzbu so svojimi zamestnancami týždeň pred kontrolou, ale pravdepodobne už viete, že by ste to nemali. S týmto procesom by ste mali zaobchádzať ako s celoročnou činnosťou a premýšľať o ňom v dostatočnom predstihu. Plánovanie vám pomôže poskytnúť komplexnejšiu spätnú väzbu a pri kontrole ročných období neprestane pre vás ani vašich zamestnancov žiadne prekvapenie - a to je to, o čo by ste sa mali usilovať.
Začnite tým, že určíte najlepší čas roka na vykonanie vašich hodnotení. Zistite, či má vaša organizácia preferovaný rozvrh alebo postup (väčšina veľkých spoločností to robí), a zvážte, kedy sa uskutoční váš proces zostavovania rozpočtu alebo kedy máte možnosť rozdávať bonusy. Ak máte flexibilitu, chcete sa vyhnúť veľkým objemom pracovných období, pretože proces prípravy a spätnej väzby môže byť náročný a intenzívny a počas rušnej sezóny sa nikto nechce zaoberať recenziami.
Ďalej podľa toho zostavte ročný harmonogram a oznámte načasovanie svojim zamestnancom. Nič o preskúmaní - od obsahu po načasovanie - by nikdy nemalo byť prekvapením.
Z dôvodu jednoduchosti povedzme, že vaša revízna sezóna bude na konci roka, v decembri. Váš ročný plán by mal vyzerať takto:
Január (začiatok roka)
Nastavte ciele a očakávania
Na začiatku roka sa stretnite so svojimi zamestnancami, aby ste sa podelili o svoje ročné ciele a očakávania pre tím. Potom sa s nimi individuálne stretnite a stanovte si vlastné výkonnostné ciele. Toto nielen zaistí, že každý bude mať jasnú predstavu o svojich očakávaniach pre daný rok, ale tiež vám poskytne jasný prehľad, ktorý budete sledovať pri každej diskusii o výkonnosti v nasledujúcich mesiacoch.
Najlepším spôsobom stanovenia cieľov je použitie rámca SMART ( S pecific, M easurable, Aievievable, R esults-orientovaný, T ime-bound). (Potrebujete primer? Zoznámte sa so základmi tu.) A pamätajte, že zatiaľ čo ciele by mali byť špecifické pre jednotlivé role človeka, mali by byť tiež jasne zladené s cieľmi organizácie, aby zamestnanci videli, ako ich výkon ovplyvňuje celý tím.
Po stretnutiach napíšte ciele spoločnosti a ciele každého zamestnanca a vložte ich do e-mailu. Vaši zamestnanci ocenia, že vedia, že pracujú z tej istej kópie, akú ste, a budú mať jasný plán, ktorým sa budú riadiť po celý rok.
Marec, jún a september (každé 3 mesiace alebo mesačne)
Pozastavte stretnutia Touch-Base
Manažéri často spanikária, keď sumarizujú a pripomínajú výkonnosť ľudí počas recenzií, ale pravdou je, že nič, čo by ste na tomto výročnom stretnutí mali mať, by nemali byť nové informácie. Skôr by ste mali sledovať ciele svojich zamestnancov a poskytovať im spätnú väzbu po celý rok. Či už chcete mať mesačné alebo štvrťročné nahlásenia, naplánujte si tieto stretnutia začiatkom roka tak, aby sa nedostali naspäť do horáka.
Pred každým zasadnutím pripravte stručný program. Mali by ste skontrolovať ročné ciele zamestnanca, prediskutovať očakávania, ktoré ste načrtli, a riešiť akékoľvek otázky alebo ďalšie zadania, ktoré máte. Ak je potrebné skontrolovať štvrťročné metriky alebo dlhodobé aktualizácie projektov, teraz je čas to urobiť.
Budete tiež chcieť tráviť čas informovaním každej osoby o jej výkone, vrátane ponúkania pochvaly, kde je to potrebné, a riešenia akýchkoľvek pretrvávajúcich alebo potenciálnych problémov. (Áno, toto je ťažká časť.) Jedna vec, ktorú mi pripadá užitočná, je zostaviť komentáre týkajúce sa správania, ktoré by mal niekto začať , zastaviť alebo pokračovať : Možno by ste chceli, aby vás zamestnanec začal posielať na e-maily iní manažéri, prestaňte robiť dlhé prestávky na obed alebo pokračujte v projektoch pred stanoveným termínom. Urobte z toho aj rozhovor a požiadajte každého zamestnanca, aby sa podelil o svoje vlastné myšlienky a otázky.
Po každom z týchto stretnutí si urobte poznámky o tom, čo ste prediskutovali. Dôverujte mi - keď sa blíži koniec roka, budete radi, keď budete mať tieto poznámky, ktoré vám pomôžu zhrnúť rok a spomenúť si na to, o čom ste diskutovali s ľuďmi v prvých niekoľkých štvrťrokoch.
Október / november (dva mesiace pred kontrolou)
Požiadajte svojich zamestnancov, aby sa pripravili
Pár mesiacov pred aktuálnymi kontrolami naplánujte dátumy oficiálnych stretnutí s každým členom tímu. V tejto chvíli by ste ich mali tiež požiadať, aby začali zostavovať súhrn svojich ročných výsledkov. Začnite akýmikoľvek oficiálnymi formulármi, ktoré chce vaša spoločnosť použiť, alebo si vytvorte svoj vlastný a požiadajte každého zamestnanca, aby vypracoval zhrnutie svojich kľúčových pracovných povinností, aktuálnu projektovú prácu a zhrnutie cieľov a úspechov.
Môže tiež byť užitočné, aby každý zamestnanec dokončil písomné sebahodnotenie. Zamestnancom to nielen pomáha cítiť sa, že majú v procese slovo, ale je to pre nich výzvou, aby sa čestne pozreli na svoje vlastné pracovné správanie, čo je užitočné, keď hovoríme o ich výkone. Najlepšie sebahodnotenia zahŕňajú 6-10 otvorených otázok, ako napríklad: Na aké úspechy ste v tomto roku najviac hrdí? Kde ste nedosiahli očakávania a ciele tímu alebo seba? Aké sú vaše oblasti rastu a ako ich oslovujete? Sú veci, ktoré môže váš manažér urobiť pre ďalšiu podporu vášho pokroku a úspechu?
November (šesť týždňov pred kontrolou)
Pripravte sa na pozíciu manažéra
Medzitým by ste mali stráviť mesiace pred recenziami zostavením vlastných poznámok a výsledkov pre každého zamestnanca. Začať zhromažďovať kvantitatívne miery výkonnosti zamestnancov, ako sú správy o predaji, záznamy hovorov a správy o termínoch, ako aj kvalitatívne opatrenia, ktoré môžu zahŕňať spätnú väzbu od klientov a zákazníkov alebo vaše osobné pozorovanie. Vytiahnite tie poznámky, ktoré ste si vzali počas roka, aj na schôdzkach s dotykovou základňou.
Jedným z bežných nástrojov je 360stupňová previerka, ktorá je založená na sebahodnotení zamestnancov a vzájomných hodnoteniach, ako aj na vynikajúcej a podriadenej spätnej väzbe. Veľmi jednoduchú verziu nájdete na webovej stránke HowsMyWork.com alebo rozsiahlejšiu verziu na adrese Inc.com. Neváhajte tieto šablóny prispôsobiť vašim vlastným potrebám.
Pri posudzovaní výsledkov sa pýtajte sami seba: Spĺňa táto osoba svoje ciele, vaše očakávania a ukazovatele úspechu spoločnosti? Ak nie, prečo - a môžete to zmeniť? Ak áno - existujú odmeny, ocenenia alebo väčšie projekty, ktoré môžete prideliť na posilnenie svojich hviezdnych interpretov? Tu prichádzajú bonusy!
December (1 mesiac pred kontrolou)
Pripravte si svoju dokumentáciu
Po dokončení všetkých vašich výskumov je čas zostaviť sebahodnotenie každého zamestnanca, všetku vonkajšiu spätnú väzbu a všetky relevantné údaje - pomocou týchto informácií môžete pripraviť hodnotiace formuláre, písomné listy vysvetľujúce vašu spätnú väzbu a hovoriť body za vašu tvár - osobná diskusia.
Najprv zistite, aký formát alebo štruktúru chcete použiť. Máte tu určitú flexibilitu, ale vyberte si štruktúru, ktorá sa cíti komplexne a pomôže vášmu zamestnancovi sledovať ho. Mohli by ste napríklad prehľadne zostaviť prehľad cieľov, ktoré ste si spoločne stanovili, rozprávať sa o nich jeden po druhom, alebo okolo hlavných projektov zamestnanca, prejsť projekt po projekte a diskutovať o relevantných cieľoch.
Potom, bez ohľadu na to, v akom formáte sa rozhodnete, budete chcieť identifikovať obe oblasti na potvrdenie a povzbudenie, ako aj všetky oblasti záujmu (alebo oblasti, v ktorých zamestnanec môže ďalej rásť). Pre každú kategóriu vyberte 2-3 hlavné oblasti, na ktoré sa chcete zamerať, aby sa vaša konverzácia cítila podstatná, ale zameraná. Vypracujte hovorené body, ktoré sú podporované zozbieranými údajmi, potom pre každý bod zahrňte zhrnutie vašich budúcich očakávaní a akčných položiek súvisiacich s týmto cieľom. (Zamestnanci - najmä dobre výkonní zamestnanci - neznášajú pocit, že z hodnotenia majú pocit, že z toho nemajú nič, alebo si nie sú istí, čo robiť ďalej. Takže aj v oblastiach, kde sa niekto darí dobre, by ste mali myslieť o ďalších krokoch a budúcich alebo „natiahnutých“ cieľoch.)
So všetkými týmito zdrojmi v ruke budete pripravení viesť zmysluplnú konverzáciu s každým členom svojho tímu.
Koniec decembra
Zúčastnite sa osobného kontrolného stretnutia
Teraz je čas sadnúť si so zamestnancami na oficiálnu kontrolu. Toto je najnáročnejšia časť procesu, ale je to najdôležitejšie. Zostaňte naladení na ďalšiu časť našej série, kde sa dozviete, ako vykonať kontrolu - vrátane prehľadu o zaobchádzaní s rôznymi typmi osobnosti a účinnom získavaní spätnej väzby.
