Je tu zvláštny druh podráždenosti, ktorý prichádza s odchodom zo stretnutia, pocitom ešte menej istým, aký to má zmysel, než keď ste vošli (v takom prípade možno niekto potrebuje tohto sprievodcu, ako viesť efektívne stretnutia, šablónu programu schôdzky alebo tohto článku). naznačujúce, kedy by ste skutočne mali naplánovať toto stretnutie).
Aj keď záležitosti nie sú také extrémne - možno ste mali podnetný a pútavý rozhovor - je to stále sklamaním, ak z toho nič nevyjde. Existuje však jednoduché riešenie: e-mail po stretnutí.
„Hlavným cieľom je, aby všetci zodpovedali za rovnaké očakávania. Takže na jednej stránke máte tím pracujúci na rovnakých cieľoch, ktorý udržuje veci efektívne a produktívne a zároveň znižuje frustrácie, “hovorí Heather Yurovsky, tréner kariéry Muse a zakladateľ spoločnosti Shatter & Shine. "Nikto nemá rád pocit, že sedel na stretnutí, ktoré malo dobrú dynamiku a potom sa už nič nedeje."
Čítajte ďalej o všetkom, čo potrebujete vedieť o odosielaní dokonalého e-mailu po stretnutí - takže nikdy nebudete zodpovední za narušenie pokroku vo všetkom, o čom ste sa stretli.
Kto by mal poslať e-mail po stretnutí?
Dobre, možno ste všetci v myšlienke následného e-mailu. Ale ako viete, či ste ten, kto by to mal posielať?
Často je to zrejmé. Ak ste usporiadali stretnutie, vytvorili program a spustili ste vec, je pravdepodobné, že by ste mali uzavrieť slučku s misiou po stretnutí.
"Zvyčajne je na konci stretnutia jasné, kto je za to zodpovedný, ale niekedy to tak nie je, najmä ak je to možno nový projekt, ktorý zatiaľ nikto odborne nevlastní, " hovorí Yurovsky. "Chceš sa len uistiť, že neodstúpiš, ako by si štekal rozkazy u iných ľudí a že skutočne pochádza od tej správnej osoby, ktorú ľudia budú počúvať a rešpektovať vlastníctvo a termín."
Ak ide o nejednoznačnejšiu situáciu, premýšľajte o tom, či má zmysel pristúpiť k tejto úlohe. „Na konci stretnutia, ak nie je úplne jasné, kto je za to zodpovedný, a vy ste pripravení poslať tento e-mail potom, zdvihnite ruku a povedzte:„ Ahoj, radi pošleme e-mail po stretnutí, pokiaľ tam nie je niekto inak to vyzerá, že je vhodnejšie vychádzať z nich, “hovorí Yurovsky. "Dobrovoľne. Nehovoríte nikoho, aby to dal na nich, ale zároveň dávate ostatným ľuďom príležitosť povedať: „Och, nie, myslím, že skutočne musí pochádzať od Joea.“ “
Kto by mal byť zahrnutý?
Akonáhle je pole „od“ vysporiadané, je čas premýšľať o poliach „do“ a „cc“. Uistite sa, že posielate poznámku všetkým účastníkom stretnutia, vrátane kohokoľvek, kto bol na zozname pozvaných, ale možno sa nemohol zúčastniť. Potom premýšľajte o tom, či by sa na stretnutí mal zúčastniť niekto, koho ste si uvedomili, ako aj iné zainteresované strany, ktoré potrebujú konať alebo by mali mať viditeľnosť danej témy. A nakoniec, ak máte čo do činenia s vyššími kolegami, zvážte kopírovanie ich asistentov.
Kedy by to malo ísť?
"Najlepšie je poslať rekapituláciu čo najbližšie k stretnutiu, " hovorí Yurovsky. „Ak je stretnutie na konci dňa a vy chcete počkať na prvú vec, nasledujúce ráno, to je v poriadku, ale čím bližšie ste na stretnutie, tým viac sa vytvorí tempo a nezačne klesať na dno. hromád ľudí. “
Inými slovami, zvážte rekapituláciu predĺženia schôdze a odošlite ju, zatiaľ čo diskusia je stále čerstvá vo vašej mysli a vo všetkých ostatných. Ak vopred viete, že sa touto otázkou budete zaoberať, môžete dokonca naplánovať napred tým, že ihneď po schôdzi zablokujete čas v kalendári, aby ste to dosiahli.
Čo by malo obsahovať?
„Účelom tohto e-mailu je dostať všetkých na rovnakú stránku, “ hovorí trénerka kariéry Muse Kristina Leonardi. Čo sa však v ňom presne deje, „záleží na povahe stretnutia a aký je zámer, aký je cieľ?“ Hovorí Leonardi.
„Ak sa vyskytol problém alebo výzva, ktorá sa riešila a stretnutie vyriešilo tento problém alebo výzvu, môže to byť niečo ako poďakovanie a blahoželanie, “ vysvetľuje. Alebo „môže to vyjasňovať úlohy a smerovanie v konkrétnom projekte alebo následné kroky, ktoré je potrebné prijať a kto ich má prijať“.
Ako všeobecné usmernenie zvážte vykonanie niektorých alebo všetkých nasledujúcich krokov:
- Poďakovanie ľuďom za ich čas a úsilie
- Zhrnutie všetkých kľúčových bodov, na ktoré sa počas stretnutia stretne alebo sa o nich diskutuje
- Načrtnutie akčných položiek a vlastníkov, ako aj termíny pre tieto ďalšie kroky
- Pripájanie alebo prepojenie na akékoľvek relevantné zdroje a dokumenty
- Vyzývam ľudí, aby kládli otázky alebo sa znovu pýtali
Leonardi vás vyzýva, aby ste ho udržali krátke a sladké. Ale aj rozsah e-mailu závisí od stretnutia. Ak prichádzate zo štandardného mesačného stretnutia tímu alebo z relatívne rýchleho a bežného stretnutia s aktualizáciou projektu, môže to odrážať vaša e-mailová adresa. Ak po dvojhodinovej schôdzi správnej rady alebo po hlbokom ponorení do stratégie posielate poznámku, bude to vyzerať trochu inak. To isté platí pre váš tón.
"Vždy chcete byť zdvorilí, aj keď posielate rýchly e-mail, " hovorí Yurovsky. „Tiež by ste chceli napísať nielen tón organizácie, ale aj samotné stretnutie.“ Stručne povedané, nesmiete zhrnúť neformálne stretnutie so svojimi spoluhráčmi príliš formálnym tónom a neposielajte zhrnutie vedúcich pracovníkov, ktoré znie, ako by ste sa rozprávali so svojimi kamarátmi v šťastnú hodinu.
Ako to hovorí Yurovsky, „vedieť, že vaše publikum má veľký význam.“
Existuje šablóna, ktorú môžem použiť?
Zatiaľ to znie dobre dobre? Super, teraz ste pravdepodobne pripravení na to. Toto je šablóna, ktorú môžete použiť čiastočne alebo úplne, v závislosti od konkrétnej situácie.
- - dokončí do
- - dokončí do
- - dokončí do
- - dokončí do
A čo príklad?
V praxi to môže vyzerať takto:
- Potrebujeme prehľadnosť a ďalšie školenie týkajúce sa predaja nového produktu, aby sme boli úspešní v 3. štvrťroku, ako aj niektoré nové materiály pre interné a externé použitie
- Keďže zdieľanie taktiky na tomto stretnutí sa zdalo také užitočné, vyskúšame, aby sa dvojtýždňové zhluky odovzdávali častejšie triky a tipy.
- Pripravte a spustite školenie - Jackie bude dokončená do 20. júna
- Vytvorte jeden hárok pre interné použitie - Rob sa dokončí do 25. júna
- Aktualizujte prezentačné materiály na externé použitie - Jorge bude dokončený do 30. júna
- Nastavte opakujúce sa čety - Quinn bude dokončený do 1. júla
