„Nekontroluj svoj e-mail stále!“
Už ste to počuli už predtým a budete to znova počuť ako spôsob, ako zvýšiť svoju produktivitu a prestať byť otrokom svojej doručenej pošty.
Je zrejmé, že je to tak ľahšie povedané, ako urobené. Mnohí z nás dostávajú stovky e-mailov za deň (dokonca aj hodinu!), Čo sťažuje zostupovanie odpovedí na konkrétnu hodinu dňa.
Veda však teraz podporuje myšlienku, že sa skutočne musíte zbaviť svojho e-mailového účtu, aby ste boli produktívnejší vo všetkom, čo robíte. Daniel J. Levitin, profesor na McGill University, v nedávnom príspevku pre denník The New York Times diskutoval o svojej práci so spolupracovníkom Vinodom Menonom. Obaja objavili, že vďaka mozgovým obvodom sa ľudia neustále prepínajú medzi dvoma stavmi vedomia: buď pozitívni na úlohu (aktívne sa zameriavajú na úlohu) alebo negatívny na úlohu (putovanie alebo snívanie). „Príliš rýchle videnie“ medzi týmito dvoma sieťami môže spôsobiť, že váš mozog bude mať „závraty“ a nemôže sa zaviazať k jednému z týchto stavov. A kedy ste s najväčšou pravdepodobnosťou medzi nimi zmätení? Keď ste na sociálnych sieťach alebo surfujete na webe.
Zaujímavejšie je, že títo dvaja zistili, že veda zálohuje starú radu: Keď kontrolujete e-maily po celý čas, naozaj sa toho veľa nedarí. Prečo? Pretože rozptýlenie potláča vašu schopnosť skutočne sa zdokonaliť v jednom alebo druhom stave mysle.
Levitin píše: „E-mail, o ktorom viete, že tam sedí, je neprečítaný, môže nasiaknuť zdroje pozornosti, pretože váš mozog na to neustále premýšľa a odvádza vás od toho, čo robíte. Čo v tom môže byť? Od koho to je? Je to dobrá správa alebo zlá správa? Je lepšie nechať svoj e-mailový program vypnutý, ako počuť tento neustály ping a vedieť, že ignorujete správy. “
Aké je riešenie spoločnosti Levitin a Menon na zodpovedanie e-mailov, ale nenechať si to prevziať život? Zaobchádzajte s ním ako s akýmkoľvek iným samostatným projektom alebo úlohou a vyhradte si konkrétny čas na e-maily vo vašom dni. A ak to znie tvrdo (narkomani sa zjednocujú!), Tu je niekoľko jednoduchých spôsobov, ako sa dostať zo svojej doručenej pošty a naplánovať skutočný čas odpovede na e-mail.
1. Vypnite funkciu Push Notifications
Ako Levitin naznačil vo svojom článku, oznámenia push na vašom telefóne môžu výrazne zvýšiť vašu úzkosť z toho, že necháte e-maily nezodpovedané (koniec koncov, keď počujeme, že ping každých päť sekúnd je rušivý). Takže prevezmite kontrolu. Zakážte oznámenia push a svoj e-mail skontrolujte iba vtedy, keď ste pripravení sa naň venovať nejaký čas.
2. Vypnite e-mail
Ak stále kontrolujete e-maily v telefóne, jednoducho odstráňte svoje e-mailové účty, aby ste sa nemuseli pokúšať preniknúť medzi stretnutiami alebo počas obchodných obedov.
3. Čas blokovania
Ako každý iný projekt alebo pravidelné stretnutie, každý deň zablokujte čas, ktorý vám umožní stráviť zodpovedaním e-mailov bez prerušenia. Dajte si to do svojho kalendára a dodržujte čas, ktorý ste každý deň venovali odpovedaniu na e-mail.
Okrem toho si dajte do rutiny svoj čas na e-mail a pripravte sa tak, ako na stretnutie alebo projekt. Zatvorte karty a dokumenty pre iný projekt. Prilepte si slúchadlá a počúvajte konkrétny zoznam skladieb s odpovedaním na e-maily. Nezabudnite zakaždým zopakovať svoje kroky.
4. Nainštalujte aplikácie na správu
Keď máte naplánovaný pravidelný čas na zasielanie e-mailov, uistite sa, že je čo najproduktívnejší a najúčinnejší. Nainštalujte aplikácie, ako je poštová schránka (ktorá vám spríjemní používanie doručenej pošty) alebo e-mailová hra (ktorá vás vyzýva, aby ste sa čo najrýchlejšie dostali prostredníctvom nezodpovedaných e-mailov). Čím efektívnejšie sa stanete, tým viac budete môcť maximalizovať svoj čas.
Máte obavy, že vás budú ľudia obťažovať, že nebudú k dispozícii e-mailom 24 hodín denne, 7 dní v týždni? Keď uvidia, ako ste produktívny, asi na tom nebude záležať. A ak všetko ostatné zlyhá, povedzte im, že je to veda.
