Ako napísať kratšie e-maily, ktoré ľudia čítajú - múza

Pokiaľ ide o e-maily, mám sklon byť dosť znepokojený.

Žijem s veľkým strachom z toho, že prídem ako príliš priamy alebo chladný, a je tu niečo o všetkých tých dodatočných slovách, dobrotách a (trápne) výkričníkoch, ktoré mi robia znieť trochu teplejšie a priateľskejšie.

Ale tu je tá vec: Konečne strácam svoj čas - spolu s časom toho, kto čítal moje posolstvo.

Nikto nechce minúť svoju vzácnu mentálnu energiu brodením chmýří, aby sa dostal k vášmu bodu. Takže, ak máte vo svojom srdci slabé miesto pre malý hovorový a kvetinový jazyk, ako ja, ako sa vám podarí strhnúť vaše vlastné správy k veciam, ktoré sú skutočne dôležité?

Tu sú štyri užitočné tipy, ktoré mi pomohli:

1. Vystrihnite výplňové slová a frázy

Pravdepodobnosť, že do svojich e-mailov zasúvate výplňové frázy, je vysoká.

Neveríš mi? Zadajte e-mail kolegovi a pozrite sa, koľkokrát ste zahrnuli slová „Myslím.“ Aj keď to pomáha zmäkčiť váš jazyk, je to úplne zbytočné. Predpokladá sa, že to je to, čo si myslíte, pretože vy ste ten, kto píše správu.

Rovnaké pravidlo platí pre slovo ako „spravodlivé“. Všetci ho sem a tam okoreníme. Ale vo väčšine prípadov by to mohlo byť úplne vyrezané.

Pokiaľ ide o odfiltrovanie akýchkoľvek iných neporiadkov, ktoré by sa mohli skrývať, je tu ešte jeden tip od môjho bývalého inštruktora žurnalistiky, ktorý sa mi stále drží: Vyhľadajte, kam ste vložili čiarky. Mnohokrát nasledujú kvalifikáciu, ktorú môžete odstrániť. Viete, veci ako „Netreba hovoriť“, „Avšak“, „Skutočne“ alebo dokonca „Viete“, že som začal túto vetu.

2. Použite Bullet Points

Zahrnutie potrebného kontextu je jedna vec. Ale najmä v e-mailoch je lákavé ísť cez palubu a naplniť vašu správu všetkými možnými irelevantnými podrobnosťami.

To je dôvod, prečo môže byť použitie guľkových bodov také užitočné - núti vás k tomu, aby ste boli pri písaní oveľa stručnejší a priamejší. Vyzvite sa, aby ste zistili, či existujú nejaké odseky, ktoré by bolo lepšie premeniť na skrátený zoznam.

Aj keď nechcete, aby bol celý váš e-mail zdanlivo nekonečným zoznamom odrážok, rozloženie niektorých väčších kúskov textu môže pomôcť skrátiť (a omnoho viac usporiadané) poznámky.

3. Odovzdajte ľuďom príslušné dokumenty

Informácie, ktoré sa zúfalo snažíte preniknúť do svojho e-mailu, sa tu a tam zaznamenali niekde inde - či už ide o dokument, prezentáciu, web alebo o niečo iné.

Nie je potrebné, aby ste vynaliezali koleso. Ak teda dokážete vyhľadať ďalší zdroj, ktorý už zdieľa všetky potrebné informácie, odkázajte naňho svojho príjemcu, a nie na jeho zhrnutie.

4. Preskočte program Small Talk

Ak ste niečo ako ja, pozrel ste sa na tento tip a mysleli ste si, že si robíte srandu? Vynechanie týchto príjemných vecí ma určite premení na kancelárske monštrum!

Dostanem sa z miesta, odkiaľ pochádzate - predzvesť každej mojej správy priateľskou otázkou sa javí ako slušná vec. Ale, častejšie ako ne, aj tak je úplne nezodpovedaná. Je to úplne zbytočná časť, ktorú väčšina ľudí práve len leskne.

Nebojte sa držať rýchleho a príjemného „Dúfam, že sa ti darí dobre!“ Pravdepodobne je však najlepšie stlačiť tlačidlo backspace na čokoľvek iné.

Tieto triky v akcii

Chcete dôkaz, že tieto tipy skutočne fungujú? Pozrite sa na príklady uvedené nižšie a zistite, ako druhý e-mail získa rovnaký bod ako prvý - oveľa menej slov.