Práca vo veľkej firemnej kancelárii môže byť požehnaním a kliatbou.
Na jednej strane máte k dispozícii veľa zdrojov - technickú pomoc, tvorivé tímy, inštruktorov, dobre zásobenú zásobovaciu miestnosť a čokoľvek iné, čo potrebujete, len nákupnú objednávku.
Na druhej strane byrokracia v podnikovom prostredí môže ľahko postaviť klapku na nové nápady a spomaliť prácu, ktorú musíte urobiť. Medzi zbytočnými politikami, nekonečnou administratívou a nedostatkom rozhodovacích právomocí sa môžete začať pýtať, či sa tvorcovia firemných pravidiel aktívne snažia sťažiť prácu.
Pravda je, že pravdepodobne nebudete schopní svoj podnik zbaviť tohto druhu smiešnosti - er, byrokracie - v dohľadnej dobe. Ale tým, že sa postavíte priamo pred seba a správnym spôsobom sa s tým vyrovnáte, môžete pre seba a svoj tím urobiť oveľa menej frustrujúce.
Po niekoľkých rokoch strávených v podnikovom svete som zistil, že sú najviac frustrujúce - a ako som sa naučil aktívne sa s nimi vysporiadať.
Problém: Nedostatok transparentnosti
Ak nie ste v C-suite, je pravdepodobné, že nedostanete veľa informácií o obchodných rozhodnutiach vašej spoločnosti. Aj keď ste v dozornej úlohe, pravdepodobne vás nečakane ohlásia neočakávané oznámenia, nové iniciatívy a zmeny politiky.
Vezmite si vlastnú kanceláriu: Asi pred mesiacom boli štyria zo zamestnancov môjho oddelenia pozvaní na stretnutie, kde boli prepustení - všetci bez môjho predchádzajúceho vedomia. Ako ich nadriadený som sa ponáhľal so svojím manažérom, aby sa opýtal, čo vie o situácii. Ukázalo sa, že netušila, že k prepúšťaniu došlo, na akých informáciách boli založené a či prichádzalo viac.
To isté sa stalo, keď sa naša spoločnosť kúpila a zlúčila s inou spoločnosťou. Zmeny v štruktúre a riadení sa prenášali iba do určitých oddelení, takže ostatní zamestnanci zostali závislí od fám, až kým sa informácie strategicky neodfiltrovali.
Ako sa popasovať
Neexistuje skutočne zaručený spôsob, ako získať prehľad o vnútornom fungovaní vašej spoločnosti - ak generálny riaditeľ nechce, aby ste to vedeli, pravdepodobne to nebudete vedieť zistiť. Neubližuje vám však pravidelne komunikovať s nadriadeným a pýtať sa, čo vie o určitých situáciách. Zistil som, že aj keď mi môj manažér nedokáže dať veľa podrobností, dokážem získať občasné nugety informácií (ktoré mi aspoň dávajú kúsok celkového obrazu, aj keď celú vec nevidím).
Druhou stránkou riešenia nedostatku vedomostí (a frustrácie, ktorá s tým súvisí) je sústredenie sa na agilnosť vo vašej úlohe. Ak to bude ťažké, ak sa naučíte prijímať zmeny elegantným a pokojným spôsobom (namiesto toho, aby ste sa sťažovali alebo sa neustále pýtali, prečo sa veci nemôžu vrátiť späť k pôvodnému stavu), budete mať oveľa ľahšiu úpravu času a robiť zmeny.
Problém: Zdanlivo zbytočné politiky
Prezrite si príručku ktorejkoľvek spoločnosti a nájdete pravidlá po politike týkajúce sa všetkého, od očakávaného správania sa až po oblečenie až po dni voľna. A z väčšej časti pravdepodobne nespochybňujete, prečo sú tieto politiky nevyhnutné.
To znamená, že kým nenarazíte na pravidlo, ktoré špecifikuje niečo absurdné: Napríklad, že na PTO sa dá požiadať iba v pol- alebo celodenných prírastkoch, namiesto hodiny (a pol hodiny? Zabudnite!) - takže máte využiť iba štyri hodiny tohto vzácneho času na dovolenku u lekára, namiesto jedného. Alebo pravidlo, ktoré hovorí, že hodinoví zamestnanci nemôžu používať svoje mobilné telefóny na písanie textov alebo surfovanie po internete, aj keď sú mimo obedy a prestávky mimo hodín.
Pre kanceláriu plnú dospelých, ktorí vedia, ako túto prácu zvládnuť? Zdá sa, že tieto politiky sú zbytočné a nespravodlivé.
Ako sa popasovať
Keďže pravidlá môžu byť frustrujúce, pravdepodobne pre ne existujú platné dôvody. Zistil som, že mi to pomáha prijať (a vynútiť), ak dokážem získať viac informácií o týchto dôvodoch. Ak napríklad zistím, že náš systém vývodového hriadeľa jednoducho nemôže spracovať nič iné ako štvor- alebo osemhodinové požiadavky, cítim sa viac spokojný, než keby som predpokladal, že naše oddelenie ľudských zdrojov nás jednoducho chce prinútiť, aby sme využili naše hodiny čo najrýchlejšie je to možné. (Tiež viem, že ak je to jediný dôvod pravidla, je možné, že bude možné sukňu- napríklad dovoliť zamestnancovi preskočiť svoju obedovú hodinu, aby nahradila vymenovanie tohto lekára, čo ju oneskorilo.)
Problém: Nedostatok rozhodovacích schopností
Pokiaľ nie ste na pozícii riaditeľa, nemáte naozaj veľa voľného miesta na rozhodovanie v mene svojho tímu, klientov alebo dokonca sami seba.
Hlavnou funkciou môjho tímu je napríklad nastaviť softvér klientov na elektronický prenos poistných udalostí, ale nedávno sme dostali zodpovednosť za riešenie sporov na faktúre. Klienti by teda zavolali, hnevali sa, že im boli účtované dvojnásobné sumy, ako by mali byť. Do určitej miery by sme mohli problém preskúmať, pretože sme sa mohli vzdialene prihlásiť do ich systému.
Úlovok však bol, aj keď sme zistili, že faktúra bola nesprávna, nemali sme prístup ku klientskej zmluve, ktorá spresnila, o čo ide a nebola zodpovedná za zaplatenie. Aj keď sa ukázalo, že klient si zaslúžil kredit za preplatok, nemali sme oprávnenie ho poskytnúť. Museli sme presunúť klienta do iného oddelenia, potom sme museli ísť hore radom, aby sme dostali súhlas. Pre všetkých zúčastnených to bolo vyčerpávajúce a rozzúrené.
Na akejkoľvek pozícii, v ktorej pracujete, to pravdepodobne tiež zažijete. Nemusíte byť oprávnení robiť rozhodnutia, meniť procesy alebo chodiť na končatiny pre klienta bez riadneho súhlasu - čo môže spôsobiť nepríjemné situácie.
Ako sa popasovať
Ak viem vopred, že nie som správna osoba na vykonanie zmeny alebo na schválenie niečoho, rád by som to v plnom rozsahu zverejnil. Takže, keď hovoríme s klientom o faktúre, predhovorujem rozhovoru vysvetlením: „Pomôžem vám preskúmať tento problém, ale aby som faktúru opravil, musím vás previesť do nášho zákazníckeho servisu. oddelenie, dobre? “
Stanovením správnych očakávaní s kýmkoľvek zúčastneným odstránite frustráciu, ktorá by nastala, keby ste čakali až do konca rozhovoru, aby ste vysvetlili svoj nedostatok autority.
Vydanie: Nekonečné papierovanie a červená páska
Aj keď môžete mať nekonečný zoznam úloh a celý súbor projektov, skutočný pokrok v týchto veciach sa často ukáže, že je ľahšie povedať, ako urobiť. Namiesto toho, aby ste sa potápali priamo, musíte najskôr vytvoriť plán projektu, v ktorom bude podrobne uvedené, koho budete musieť zapojiť, výdavky, ktoré vám vzniknú, a očakávaný časový rozvrh.
Ak chcete získať spätnú väzbu, pošlite ju e-mailom svojmu šéfovi - a ak sa po týždni nebudete dozvedieť, pošlete niekoľko následných správ. Čakáte, až dostane schválenie od začiatku, a až potom, keď začnete projekt „začať“, budete môcť začať.
Znie to dobre? V takýchto prostrediach je ťažké - a neuveriteľne frustrujúce - skutočne niečo urobiť.
Ako sa popasovať
Nanešťastie, odolávanie existujúcim schvaľovacím procesom, ktoré sú zdĺhavé a únavné, bude trvať len dlhšie. Napríklad moji zamestnanci sa často prišli sťažovať na konkrétny spôsob, ako robiť veci, a zakaždým sa spýtam: „Dokážete zdokumentovať niekoľko príkladov?“ Koniec koncov, to je jediný spôsob, ako môžem zistiť, či je možné vykonať zmenu - a ak je to tak, predložiť ju vyšším. Ak moji zamestnanci nie sú pripravení na tieto príklady, ktoré k procesu pridávajú najmenej deň alebo dva - ale ak sú pripravení, môžeme začať ihneď.
To isté platí pre vypracovanie projektových plánov, vypĺňanie dokumentácie a vypracovanie projektových plánov. Áno, sú to bolesti, ale ak dokážete predvídať ich potrebu a začať s časom, budete náskok (a vyhnete sa frustrácii z toho, že sa váš šéf bude opakovať: „Zdokumentovali ste to? "). Pro tip: Skúste vytvoriť opakovane použiteľné šablóny, ktoré môžete použiť pri žiadosti o schválenie, navrhnutí zmeny alebo predstavenie nápadu.
Nakoniec sú tu pravidlá a zásady, pretože umožňujú plynulý chod podniku. Možno sú frustrujúce, ale nikam nevedú. Ale úpravou spôsobu, akým sa vysporiadate s byrokraciou, budete môcť ľahšie prechádzať po vodách - a vo svojom každodennom pracovnom živote budete mať veľký vplyv.
