Keby ste sa pýtali kariérov, čo si myslia o svojej doručenej pošte, väčšina by povedala, že ide o čiernu dieru s nadväzujúcimi správami, otravujúcu korešpondenciu zamestnancov a informačné bulletiny alebo tlačové správy, ktoré zdokonaľujú wazoo. A ak by ste sa mali týchto ľudí opýtať, či by niekedy videli, ako sa každý deň dostanú cez celú svoju doručenú poštu, väčšina by sa posmievala myšlienke takéhoto nemožného činu.
Minulý týždeň som sa však rozhodol prijať výzvu, ktorá by prinútila väčšinu odborníkov: uzavrela som dohodu, aby som každú noc pred tým, ako som šla spať, dostala do schránky doručenej pošty nulu.
Tak som to urobil? Odpoveď je áno. Bolo to ľahké? Heck no.
Aj keď si nemyslím, že sa budem môcť kedykoľvek dostať do priečinka doručenej pošty každý deň svojho života, naučil som sa niekoľko dôležitých lekcií, ktoré mi pomôžu lepšie spravovať doručenú poštu vpred.
Najväčší? Nič z toho, čo mi najviac pomohlo, nebolo priekopnícke. Boli to stratégie, ktoré opakovane počúvam od odborníkov na produktivitu a e-mailových magnátov - je to len otázka ich skutočnej implementácie a sledovania.
V tejto poznámke mi dovoľte zdieľať niekoľko vecí, ktoré skutočne musíte urobiť, aby sa vaša doručená pošta stala hroznejšou.
1. Položte „Odpovedajúci e-mail“ do svojho rozvrhu
Už som o tom písal predtým, ale jedna z vecí, ktorú som považoval za najúčinnejšiu, keď som sa každú noc snažil dostať na nulu, nekontrolovala moju doručenú poštu neustále. Namiesto toho by som každý deň blokoval určité kúsky času, ktoré by som sa mal venovať e-mailom: pre mňa bolo 30-60 minút ráno, na obed a neskoro popoludní dosť času na to, aby sa veci dostali na druhú stranu.
Vyzerá to kontraintuitívne (určite som bol skeptický), ale sústredením sa na jednu úlohu a nič iné sa mi podarilo dostať sa cez doručenú poštu oveľa rýchlejšie ako obvykle. Časový harmonogram ma tiež povzbudil k tomu, aby som si prostredníctvom e-mailov zasielal rýchlejšie tempo, než aby som sa dôkladne zaoberal správou, ktorú som nemal rád, keby som odpovedal alebo aby som sa rozptyľoval nedôležitou správou, a nielen ju odstraňoval.
Okrem toho, zodpovedanie mojich e-mailov v konkrétnych častiach času spôsobilo, že sa zdalo, že je to menej nekonečná fuška a skôr len ďalšia vec v mojom zozname úloh, ktorú bolo oveľa ľahšie zvládnuť. Pred týmto týždňom som si neuvedomil, že môj priečinok doručenej pošty bol vždy v mojej mysli a celý deň som bol v strašnom stave kontroly môjho e-mailového účtu. Pretože sa stalo súčasťou môjho rozvrhu ako všetko ostatné, nespochybňoval som, kedy som musel poslať ďalší e-mail; Práve som si na to urobil čas.
Bolo tiež veľmi pekné „odhlásiť sa“ na konci relácie a nebáť sa toho, čo sa deje vo svete kybernetického priestoru.
2. Ihneď odpovedzte na väčšinu e-mailov
Osobne asi 65 - 70% e-mailov v mojej doručenej pošte vyžaduje rýchle odpovede, ktoré mi trvajú menej ako minútu alebo dve, kým budem písať. Príliš často sa stretávam so zlým zvykom, že ich nechávam v priečinku doručenej pošty a hovorím: „Eh, sú jednoduché. Dostanem sa k nim neskôr. “Ale ako som si uvedomil, trvalo mi to viac času a energie, aby som si ich prečítal, spracoval som ich dosť na to, aby som sa rozhodol, že sa dajú ľahko odložiť až neskôr, a potom sa vrátim neskôr a spracuj znovu ich zareagujú.
Tým, že som sa nútil odpovedať na tieto korešpondencie hneď potom tam, počas môjho drahocenného času „e-mailovej odpovede“, som mohol dostať viac vecí z mojej doručenej pošty a mimo mojej mysle - a posunúť sa bližšie k tejto nepolapiteľnej nule.
3. Vyberajte ďalšie e-maily do strategických časov
Konečne som si do Gmailu nainštalovala aplikáciu Boomerang minulý týždeň po tom, čo môj veľmi zaneprázdnený priateľ trval na tom, aby som si ho („Je to záchranca!“ Stále hovorila). A musím priznať: Mala pravdu.
Boomerang vám veľmi jednoducho umožňuje zmeniť naplánovanie, keď sa e-maily objavia v doručených. Aj keď by to mohlo znieť ako podvádzanie, aby som všetko naplánoval na neskôr („Dnes ráno mám naplánované doručenie 45 e-mailov, aby som sa zobrazil v mojej doručenej pošte!“), Ide o strategický spôsob, ako ich používať.
Napríklad, ako spoluzakladateľ populárnej webovej stránky pre prijatie na vysokú školu, zamestnanci stredných škôl mi neustále posielajú návrhy univerzitných esejí, aby som ich upravil, čo ma baví. Nie je však zábavné, keď tieto návrhy sedím niekoľko dní v mojej doručenej pošte a nemám čas ich upravovať, hneď ako sa objavia. Namiesto toho som ich použil na naplánovanie ich návratu, keď som mal viac času ich upraviť (v mojom prípade to je v piatok popoludní).
Schopnosť naplánovať to, čo sa dostalo do mojej schránky doručenej pošty, keď urobila obrovský rozdiel v mojej produktivite a koľko som bola schopná urobiť.
Iným spôsobom, ako to urobiť, génius doručenej pošty Alex Cavoulacos napísal o systéme strategického riadenia e-mailov, ktoré si vyžadujú rôzne úrovne úsilia pomocou štítkov a priečinkov. Keď sme u toho:
4. Použite štítky alebo priečinky
Označte moje slová: Nepoužívajte svoju doručenú poštu ako nejaký druh skládky na výpis všetkých vašich e-mailov; používať štítky, karty alebo priečinky (nech ich poskytovateľ e-mailových služieb nazýva), aby ste správne usporiadali a uložili všetko, čo dostanete.
Mám na svojom e-mailovom účte viac ako 30 rôznych štítkov. Aj keď to môže znieť obsedantne alebo špecificky, pomôže mi to rýchlo načítať správy, ktoré potrebujem, a uložiť veci, keď s nimi budem hotový, takže môj priečinok doručenej pošty vyzerá oveľa menej desivý.
Napríklad teraz mám pár kontaktov tam a späť s niektorými z mojich zamestnancov z Prospektu . Namiesto toho, aby som tieto priebežné e-maily nechával stále v mojej doručenej pošte, uložil som ich do príslušných priečinkov súvisiacich s Prospectom, aby sa zobrazovali iba v prípade novej správy. Tým sa fyzicky vyjasnia moje doručené správy o veciach, s ktorými som sa už zaoberal, vďaka čomu sú ďalšie veci zase omnoho lepšie zvládnuteľné.
5. Zrušiť odber e-mailových zoznamov
Tento tip je celkom samozrejmý: Zbavte sa všetkého chmýří. Myslíte si, že idete rovno do koša v priečinku doručenej pošty, keď prídu určité informačné bulletiny? Len sa odhláste. A ani si neťahajte výhovorku „Ale možno si ju prečítam neskôr!“. Moje všeobecné pravidlo je, že ak odstránim informačný bulletin trikrát po sebe, na mieste sa odhlásim.
Osobne som čítal veľa spravodajcov pre rôzne koncerty, aby som sa dostal cez slogan, použil som Boomerang na nájdenie vhodnejších časov pre informačné bulletiny, ktoré sa mi páčili objaviť v mojej doručenej pošte, a odhlásil som sa od všetkého ostatného.
Tým, že som sa zbavil týchto e-mailových zoznamov, v podstate som sa zdržoval prijímania niekoľkých desiatok ďalších e-mailov každý deň. Predtým som mal pocit, že som strávil polovicu času doručenej pošty len odstraňovaním bulletinov a iných hromadných zoznamov e-mailov, o ktoré sa už nemusím starať. Zdá sa, že môj priečinok doručenej pošty je o osobnom e-maile, ktorý je určený konkrétne pre mňa, a informačné bulletiny, ktoré som uchovával, sú veci, na ktoré sa skutočne teším.
Pri spätnom pohľade na môj experiment sa oplatilo pokúsiť sa každý deň dostať do nulovej schránky?
Myslím, že krátka odpoveď znie „nie“, nemali by ste sa pohnúť nebom a zemou, aby ste videli každú takú noc pred spaním v Gmaile taký úžasný banner „Žiadna nová pošta!“. Tento experiment mi však ukázal, že nepotrebujem neustále mať v mojej doručenej pošte desiatky (ak nie stovky) e-mailov; Existovali spôsoby, ako obmedziť správy, a preto znížiť moje úrovne stresu vyvolané e-mailom. Teraz som si viac vedomý toho, že odpovedanie na e-maily nemusí byť trvalým fušom - je to len ďalší zárez v mojom dennom zozname úloh, čo mi zase spôsobuje menšie obavy.
Zmenou svojich e-mailových návykov som celý proces prijímania a odosielania e-mailov na sebe oveľa ľahšie zvládal - a ušetril som tým veľa času. Kto to nemiluje?
