Vážení vyjednávači,
Zmätený podnikový komunikátor
Vážení,
Je to už 20 rokov, čo podnikatelia začali používať e-mail, a stále sme nenašli spôsob, ako sa vyhnúť väčšine problémov, ktoré spôsobuje.
Podľa Dr. Randi Guntherovej, klinického psychológa z južnej Kalifornie, riskujeme, že sa navzájom nekomunikujeme, ak nepoužijeme niektorý z piatich spôsobov komunikácie: slová, tón hlasu, dotyk, držanie tela a výrazy tváre.
Keď hovoríme po telefóne, prispôsobujeme to, čo hovoríme, nielen v reakcii na hovorené slová, ale aj na tón, ktorým sa tieto slová dodávajú. Je náš obchodný partner náročný a tvrdý, naliehavý a usmerňujúci, chladný alebo teplý, pochybný alebo istý, náhodný alebo formálny? Viac či menej prirodzene prispôsobujeme vlastný tón tak, aby vyhovoval požiadavkám druhej osoby alebo aby sme ju znížili, ak sa zdá, že jej teplota je príliš vysoká na riešenie problémov v rámci spolupráce.
Ale ani v telefóne chýba plné vyjadrenie našich nápadov. Keď hovoríme po telefóne, chýba nám výraz tela a výrazy tváre, čo môže viesť k pochybnostiam, keď zdôrazňujeme našu istotu, odpor, keď požadujeme súlad, alebo humor, keď sa vyhýbame konfliktu.
Pridajte k týmto deficitom naše vzájomné ignorovanie kontextu, v ktorom každá strana komunikuje, a vy máte to, čo profesor Raymond A. Freidman z Owen Graduate School of Management nazýva „hlboko asociálny rozhovor.“
To je zlá správa.
Dobrou správou je, že „samotné slová“ dokážu komunikovať s kontextom a tónom, ako aj s empatiou, vášňou, zvedavosťou a pochybnosťami. Keby to tak nebolo, nemali by sme plakať, keď nás naši rodičia čítajú Bambi , nebudeme sa hnevať, keď čítame najnovšie etnické čistky, a nesmeli by sme sa smiať pri čítaní vtipného stĺpca v našom informačnom kanáli Facebook. Je to len trochu viac starostlivosti.
Tu je len niekoľko spôsobov, ako môžeme k rokovaniam prostredníctvom e-mailu pridať vhodný tón, textúru, kontext a emócie - pomocou vzorového skriptu, ktorý si môžete prispôsobiť podľa svojej vlastnej situácie.
1. Nastavte scénu a preneste pocit do konverzácie
3. Zmiente sa o pocitoch, ktoré pri obchodnej komunikácii zvyčajne chýbajú
6. Nebojte sa spomenúť na svoje vlastné pochybnosti
7. Na záver zdôraznite vysoký stupeň dôvery vo svoju schopnosť nájsť vzájomne prospešné riešenie
Stručne povedané, prineste čo najviac svojej osobnosti, umierneného emócie, rešpektu voči vášmu vyjednávaciemu partnerovi a optimizmu ohľadom vašej schopnosti dosiahnuť dohodu, ako len môžete. Čím viac budete napodobňovať konverzáciu „v skutočnom živote“ v e-maile, tým menej priestoru bude pre podozrenie a nedorozumenie. Táto vzorová konverzácia ponecháva vášmu partnerovi na vyjednávanie veľa priestoru na hľadanie vysvetlenia, kladenie otázok a ďalšie návrhy. To samo osebe by malo zabrániť nedorozumeniam vedúcim k slepej uličke.
Nemám dôvod pochybovať o tom, že ste, ako ste povedali, dobrí pri jednaní medzi sebou a osobne. Zahrňte do svojho e-mailu akékoľvek kvality, ktoré prinesiete týmto vyjednávacím stretnutiam, či už ide o sympatie, autoritu, prehľadnosť, záujem o blaho, zdieľané hodnoty alebo zručnosti pri riešení problémov, ktoré vášmu vyjednávaciemu partnerovi prináležia.
Veľa šťastia s vašimi konkrétnymi výzvami. Neváhajte a napíšte nám ďalšie podrobnosti, lepšie vysvetlenie alebo správu o úspechu nových zručností, ktoré ste uviedli do práce pri vašich e-mailových rokovaniach.
Tento článok je súčasťou nášho seriálu Opýtajte sa experta - stĺpec venovaný pomoci vám vyriešiť vaše najväčšie obavy z kariéry. Naši odborníci sú radi, že zodpovedia všetky vaše horúce otázky, a môžete ich odoslať e-mailom na adresu editor (at) themuse (dot) com a pomocou položky Opýtajte sa odborníka v predmete predmetu.
