E-mail súčasne spôsobil revolúciu v našom profesionálnom živote a urobil z nich bolesti hlavy.
Na revolučnej strane je schopnosť posielať ľuďom aktuálne správy - a dostať ich priamo pred ich tvárou po všetky hodiny - celkom úžasná. Môžeme osloviť ostatných bez prerušenia ich večere, ich prebudenia v noci alebo ich zastavenia uprostred stretnutia, rozhovoru alebo inej udalosti, aby nás potvrdili. Zároveň si však uvedomujeme, že naše správy sa budú pravdepodobne zobrazovať v priebehu niekoľkých minút alebo hodín od ich odoslania.
Na druhú stranu bolesti hlavy však e-mail narušil našu kvalitu života, schopnosť urobiť prácu a - pre mnohých - akýkoľvek pocit pohody. Štúdie v posledných rokoch ukazujú, že priemerný odborník trávi až jednu tretinu svojho pracovného týždňa priamo v priečinku doručenej pošty. Pre zaneprázdnených profesionálov, ktorí si nemôžu dovoliť vzdať sa jednej tretiny denných hodín, sa to často premieta do mnohých nočných hodín strávených prechádzajúcimi správami, len aby sa zobudili a našli tu desiatky nových čakajúcich.
A po mesiacoch alebo rokoch tohto cyklu si dokážete predstaviť, ako by sa osoba na prijímajúcom konci vášho oh-tak-dôležitého e-mailu mohla cítiť len trochu rozčúlená skôr, ako ju dokonca otvorí.
Ako teda môžete použiť tento nástroj vo svoj prospech - či už je to prostredníctvom aktívneho hľadania zamestnania alebo vo vašom každodennom profesionálnom živote - bez toho, aby ste v priečinku doručenej pošty druhej strany vytvorili trosky alebo aby ste sa cítili pochovaní?
Krok 1: Spýtajte sa sami seba: „Je táto správa dosť dôležitá na to, aby ste si zaslali e-mail?“
Buďme úprimní. Primerané percento poznámok, ktoré odošlete (najmä obávaný prívesok „Myslím, že pôjdem ďalej a kúzla pre všetkých“), pravdepodobne nebolo potrebné odoslať. Mohli ste vyskočiť na stôl svojho spolupracovníka, poslať rýchly text alebo si prišli na čokoľvek, čo je všetko osamelé.
Takže predtým, ako korenie postrekne zemou komunikáciou, opýtajte sa sami seba: „Je potrebné to poslať?“ A hneď potom (za predpokladu, že vaša prvá odpoveď je „áno“), opýtajte sa sami seba: „Je to najlepšie médium pre správu, ktorú potrebujem? sprostredkovať? “
Ak áno, pokračujte.
Krok 2: Dobre využite predmet
Ak chcete, aby bola vaša správa prijatá priaznivo, rýchlo si prečítajte a ak je to potrebné, odpovedzte, postupujte takto: Strategizujte priamo od predmetu správy.
Namiesto toho, aby ste vyhodili do niektorého z tajných, nadmerne používaných alebo úplne nudných predmetov (napr. „Pokračovanie“ alebo „Otázka“ alebo „Potrebujete pomoc“), uchopte osobu ahoj. Zoberme si niečo ako „Rolu Bill Smith - marketingový manažér“ alebo „Včasná žiadosť - podpis do poludnia štvrtok“. Heck, ak je vaša správa dosť krátka, urobte z e-mailu celý predmet správy („Môžem si požičať vašu kanceláriu @ 2“ PM dnes? “)
Ide o toto: predpokladajme, že váš e-mail bude sedieť v zhluku s kopou ďalších v doručenej pošte príjemcu. Pútavý predmet vám pomôže ubezpečiť sa, že je prečítaný (a reagoval) včas.
Jo a sprievodná poznámka, vyhradiť možnosť „označiť túto naliehavú“ pre skutočne naliehavé situácie. Najrýchlejší spôsob, ako niekoho obťažovať, je „red flag“ niečo, čo nie je naliehavé nikomu okrem vás.
Krok 3: Uľahčite veci druhej strane
Ako človek, ktorý každý deň prijíma 100 a viac e-mailov, veľmi tvrdo pracujem na tom, aby sa uľahčil život ľudí, ktorým posielame e-maily. A milujem to ako šialené, keď pre mňa robia to isté. Ako konkrétne to môžete urobiť?
Po prvé, ak je vaša poznámka viac informačná ako niečo, na čo čakáte, odpovedzte, zvážte začatie niečoho ako: „Nie je potrebná žiadna odpoveď - chcel som ti to len povedať …“
Zníži sa tým aj záťaž vašej doručenej pošty, pretože druhá strana nebude mať pocit, že by bola nútená poslať poznámku s textom „Ďakujem za túto správu“ alebo „správa bola prijatá.
Ďalej ponechajte túto vec čo najkratšiu. Prejdite a korigujte pred zasiahnutím odoslať. Je to stručné? Dokážete vyrezať niečo, čo nie je nevyhnutné? Dostali ste sa do potulného prúdu myšlienok a skončili ste 14-bodovou esejou? Ak neposielate tú istú správu s polovicou kópie, neposielajte nič ťažkopádne.
Ak máte aj jeden alebo dva body „nemôžete minúť“, ktoré sa snažíte urobiť, zvážte ich zvýraznenie tak, aby ich recenzent okamžite videl. (Len postupujte opatrne - nechcete, aby to vyzeralo, akoby ste na osobu kričali.)
A nakoniec, pracujte ako blázni a dajte všetko, čo potrebujete na komunikáciu, do jedného e-mailu, nie do piatich. Príležitostne: „Oops! Zabudol som pripútanosť! “Alebo„ Ach, strieľaj, ešte jedna vec … “čkanie sa nazýva ľudské. Rutinné odosielanie troch alebo štyroch rýchlych správ jednej osobe - pretože ste nezískali svoje myšlienky skôr, ako ste si sadli k počítaču - sa nebudú považovať za vyčerpávajúce.
Určite by ste sa nemali vyhýbať e-mailom niekomu úplne zo strachu, že bude rozčúlený, že ste sa odvážili vyplniť svoju doručenú poštu. Je to jeden z najlepších nástrojov obchodnej komunikácie, ktorý máme, najmä pre tých z nás, ktorí pracujú s ľuďmi vo viacerých časových pásmach.
Ale použitie stratégie vo vašom prístupe - a so zreteľom na príjemcu - vám určite pomôže maximalizovať silu správy a šance, že dostanete priaznivú odpoveď.
