Ako manažér je jedným z najdôležitejších zdrojov, ktorý máte, výkonný alebo administratívny asistent. On alebo ona môže udržiavať vašu kanceláriu v poriadku, váš rozvrh na dobrej ceste a zobrať si niektoré zo každodenných povinností zo svojho taniera.
Jej účinnosť však má veľa spoločného s vami - ako dobre ju trénujete, zdieľate s ňou svoje očakávania a dávate jej spätnú väzbu. Je potrebné premyslieť a naplánovať vytvorenie prostredia, v ktorom asistent dokáže dobre vykonávať svoju prácu (najmä pre tých z nás, ktorí sú zvyknutí robiť všetko sami!).
Či už ste v oblasti riadenia nový, alebo nie, tu je niekoľko dobrých pripomienok, ako čo najlepšie využiť tento cenný zdroj.
1. Vyzbrojte ho úspechom
Váš administratívny asistent je tu, aby vám uľahčil život - ale nebude to schopná urobiť, pokiaľ nevie, ako, presne, môže pomôcť. Od samého začiatku sa jej uistite, že jej venujete dostatok času, školení a zdrojov, aby vynikla. Poskytnite pokyny, čo potrebujete a kedy to potrebujete, spolu s konkrétnymi príkladmi toho, čo hľadáte. To platí najmä v prípade, že je vaša asistentka nová - ale uvedomte si, že aj keď je to veterán, možno budete chcieť robiť veci inak, ako jej posledný šéf. Vyjasnenie a poskytnutie základných informácií vás oboch pripraví na efektívnosť a úspech.
2. Vybudujte si dôveryhodný vzťah
Plánujte pravidelné stretnutia s asistentom, aby ste prediskutovali aktuálne projekty a aktualizácie stavu. Ak jej dáte vedieť, čo sa deje na iných úrovniach spoločnosti, pomôže jej pochopiť, ako jej práca zapadá do väčšieho obrazu. A keď dokáže oceniť viac o tom, čo robíte, bude schopná identifikovať ďalšie spôsoby, ako vám pomôcť pri dosahovaní vašich cieľov.
3. Poskytnite spätnú väzbu
Ak váš asistent niečo nevyhovuje vašim očakávaniam, nenechajte sa frustrovať - poukážte na to, kde ste boli nespokojní, a ponúknite návrhy, ako by sa s ním malo v budúcnosti inak zaobchádzať.
To, čo je rovnako dôležité, je však jej spätná väzba otvorená. Spoločnosť je z iného hľadiska odlišným miestom, takže jej umožňuje otvorene zdieľať svoje myšlienky a návrhy, ktoré vám môžu poskytnúť cenné informácie. Navyše môžete mať zlé návyky, ktoré si neuvedomujete - napríklad dáte protichodné ústne a písomné pokyny alebo nevydáte dostatok oznámenia, ak si chcete rezervovať veľkú konferenčnú miestnosť - ktoré môžete zmeniť a doplniť tak, aby sa váš život oveľa ľahšie zjednodušil.
4. Ukážte svoju vďačnosť
Skvelý asistent zmierňuje vašu pracovnú záťaž a núti vás vyzerať dobre, takže buďte štedrí, keď to bude potrebné. Stretnutie zamestnancov alebo kancelárske podujatie je skvelým miestom na verejné uznanie vášho ocenenia, ale nikdy nezabudnite na príležitosť ukázať svoju vďačnosť jednoduchou verbálnou „skvelou prácou“. Môžete ho tiež liečiť príležitostným cappuccínom alebo párom vstupenky do kina. Dobrý zamestnávateľ vie, že spokojní zamestnanci uľahčujú život svojich šéfov!
5. Nechajte to profesionálne
Pokiaľ to nebolo špecifikované počas pracovného pohovoru, všetko, čo požadujete od administratívneho asistenta, by malo byť priamo relevantné pre poslanie spoločnosti. Aj keď má klientovi k dispozícii kávu alebo si vyzdvihuje kancelárske potreby na ceste späť z obeda, nie je to atypická požiadavka. Úlohy, ako je rezervácia najbližšej zubnej ordinácie alebo objednanie blížiaceho sa čítania pre váš knižný klub, je vaša zodpovednosť, nie jej, Bola najatá, aby vám pomohla v profesionálnej ríši - tak ju udržujte.
Pamätajte, že čím viac pomáhate svojej asistentke robiť jej prácu dobre, tým ľahšie bude pre vás pomáhať s vašou. Staňte sa najlepším manažérom, ktorým môžete byť, a obaja si nastavíte na úspech.
