Dobrovoľníci získajú veľa pozornosti na svoju dobrú prácu po celom svete, ale s cieľom vytvoriť optimálny zážitok z dobrovoľníctva sa v zákulisí veľa pokračuje. Či už ste plateným zamestnancom, ktorý má za úlohu riadiť dobrovoľníkov alebo projektovým manažérom pre danú organizáciu v teréne, musíte sa orientovať v rôznych osobnostiach, zručnostiach a očakávaniach, aby ste prácu dokončili.
Riadenie dobrovoľníkov sa príliš nelíši od riadiacich pracovníkov v kancelárii, s výnimkou jedného veľkého rozdielu - dobrovoľníci sú vo všeobecnosti neplatení a niekedy dokonca aj za túto prácu platia. A v mnohých situáciách sú očakávania vysoké a nie vždy sú jasné výsledky. Ako teda zabezpečíte, aby dobrovoľníci získali čo najviac zo svojich skúseností a vykonali prácu? Tu je niekoľko stratégií, ktoré som použil, aby som sa ubezpečil, že manažéri aj dobrovoľníci majú skvelé skúsenosti.
Buďte realistickí o načasovaní
Diskusia stále prebieha o najefektívnejšom a najúčinnejšom čase pre dobrovoľníkov na zapojenie sa do projektu. Niektorí tvrdia, že postačujú 3 - 6 týždňov a iní tvrdia, že 6 mesiacov až rok je najlepší čas na zabezpečenie dobrovoľníckeho rastu a dopadu na zemi. Skôr ako uvediete svojich dobrovoľníkov, zvážte, čo je pre vašu organizáciu najlepšie, a oznámte, aké je reálne množstvo času pre vašu organizáciu.
Vážne zvážte náklady a prínosy dobrovoľníkov typu „revolvingové dvere“, ktorí sú práve na deň alebo dva. Pokiaľ skutočne nepotrebujete prácu alebo financovanie, alebo ak nedokážu do vašej organizácie skutočne priniesť zdroje, štýl dobrovoľníctva typu „hit and run“ znamená, že vaša organizácia často dáva dobrovoľníkom viac, ako by sa mala prispôsobiť. Nie je to vždy dobré pre dlhodobé ciele organizácie a rozhodne to podporuje skepticizmus v miestnych komunitách.
Orientácia na nové prostredie
Keď dobrovoľníci dorazia, prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je zamerať sa na organizáciu aj na kultúru, v ktorej budete pracovať. (Boli by ste prekvapení, koľko ľudí prichádza bez základných domácich znalostí.) Mnoho organizácií tento krok preskočí, ale orientácie sú kritické - slúžia ako základ pre dobrovoľníkov a pomáhajú im pochopiť každodenné činnosti, ciele tímu a čo je očakáva sa od nich.
V rámci tohto procesu môže byť dobré mať vstupný rozhovor s každým dobrovoľníkom, ktorý zhodnotí ich úroveň zručností a ako môže byť najúčinnejší. Toto je tiež čas na objasnenie vašich politík ako organizácie a kľúčových podrobností, ako je vaša politika dôvernosti a zodpovedného používania sociálnych médií. (Pre dobrovoľníkov je skvelé používať sociálne médiá na zvýšenie informovanosti. Je však dôležité zabezpečiť, aby informácie, ktoré dobrovoľníci zverejnia online, neohrozili vašu organizáciu ani miestne komunity.)
Komplexná orientácia vám tiež pomôže vytvoriť kultúru otvorenej komunikácie od okamihu príchodu. Dajte svojim dobrovoľníkom vedieť, že ste tu, aby ste si vypočuli, či majú nejaký problém alebo či potrebujú objasnenie. Ak chcete udržať túto kultúru, skúste zriadiť týždenné dobrovoľnícke stretnutia, ktoré by hovorili o očakávaniach a problémoch, alebo využite čas na jedlo a skontrolujte teplotu, v ktorej sa všetci nachádzajú.
Spravujte ich očakávania
Počas práce v Kambodži som riadil skupinu dobrovoľníkov, ktorí mi v polovici výskumného zájazdu povedali: „Chceme vybudovať knižnicu.“ Bola to zvláštna požiadavka, pretože obec požiadala o poľnohospodárske nástroje, nie o čítanie materiálov. Bol to dobre mienený návrh, ale kto by sa o túto knižnicu skutočne postaral, keď sme odchádzali - a kto by čítal knihy s nízkou mierou gramotnosti? Nehovoriac o tom, že to nebol náš účel v teréne, ani komunita nechcela knižnicu.
Dobrovoľníci môžu prísť s mnohými očakávaniami: že vaša organizácia by mala fungovať bez problémov, že by mala fungovať ako západná organizácia alebo že by mala robiť niečo viac alebo iné. Aby ste predišli konfliktom, ktoré môžu vyplynúť z týchto očakávaní, musíte mať jasno v tom, čo viete a nemôžete poskytnúť, aké sú vaše ciele a nie, a aké zdroje budete mať a nebudete mať prístup. Čím viac dobrovoľníkov porozumie vašej organizácii, tým viac sa dostavia so svojimi projektmi a cieľmi.
Podobne je nevyhnutné riadiť očakávania vašich dobrovoľníkov, pokiaľ ide o výsledok ich cesty: Robia niečo skvelé, ale cez noc nezmenia svet. Keď sú čerství dobrovoľníci znechutení a frustrovaní, keď nevidia okamžitú zmenu, môžu rýchlo obviňovať hostiteľskú organizáciu alebo dobrovoľníckeho manažéra. Nastavením očakávaní vopred im môžete pomôcť pochopiť, že táto práca si vyžaduje čas a že sú súčasťou oveľa väčšieho cieľa alebo hnutia prispievaním ich času.
Vytvorte systém hodnotenia a zodpovednosti
Hoci sú dobrovoľnícke pozície neplatené, sú často odrazovým mostíkom k inej neziskovej práci, preto je dôležité zabezpečiť, aby sa vaši dobrovoľníci počas procesu učili a rástli. Podobne, aj keď nespravujete platených zamestnancov, musíte si urobiť prácu, preto musíte vytvoriť systém, ktorý zabezpečí dobrovoľníkom dokončenie projektu, ktorý si stanovili.
Rovnako ako v kancelárii by ste si mali stanoviť cieľové ciele a termíny, mať nadväzujúce stretnutia a priebežné kontroly. Môžete tiež zvážiť, či dobrovoľníci podpíšu kódex správania alebo dokument zdôrazňujúci ich záväzok (symbolickejší ako zákonný), aby ste im mohli pripomenúť, čo sa chystajú urobiť pri svojom príchode.
Ak máte problémy s dobrovoľníkmi, porozprávajte sa s nimi priamo ako so zamestnancom, a ak sa nezmenia, porozprávajte sa so sponzorskou organizáciou (zvyčajne so školou alebo pracovnou spoločnosťou). Ak to nefunguje a strácajú čas a zdroje, porušili politiku alebo jednoducho netiahnu svoju váhu, potom ich môžete vyhodiť. Pre mnohých manažérov je to ťažké (pretože celá myšlienka dobrovoľníctva je o nesebeckosti), ale sú chvíle, keď dobrovoľník spôsobí viac škody ako úžitku a nie je to pre nikoho prínos.
Buďte čestní o následných opatreniach
Medzi slzami a objatiami dobrovoľníci často hovoria „Sľubujem, že sa vrátim, nikdy na teba nezabudnem, “ miestnej komunite a zamestnancom. Avšak akokoľvek sú dojatí skúsenosťami, nemusia mať zdroje ani čas sa vrátiť, keď sa vrátia domov. To je v poriadku, ale povzbudzujte ich, aby si uvedomili, čo môžu robiť, keď sa vrátia domov - či už je to organizácia malého fundraisera, ktorý vedie niekoľko rozhovorov s cieľom povzbudiť ostatných dobrovoľníkov alebo vôbec nič. Je dobré vypracovať akčný plán s časovým harmonogramom pred odchodom, takže obaja viete, čo môžete očakávať, a môžete na ňom nadviazať. To znamená, že môžete povzbudiť dobrovoľníkov, aby zostali zapojení a boli v kontakte udržiavaním zoznamu sledovateľov, skupiny Facebook alebo Twitteru.
A ako vedľajšiu poznámku sa uistite, že ste úprimní v súvislosti s následnými opatreniami, ktoré môžete urobiť v mene svojich dobrovoľníkov. Je skvelé byť referenciou alebo napísať odporúčaciu listinu pre svojich dobrovoľníkov, ak je to možné, ale ak váš čas neumožňuje odporučiť všetkým (alebo ak s tým nie ste spokojní), buďte úprimní a dajte im vedieť.
Dať svojim dobrovoľníkom skvelú skúsenosť si vyžaduje veľa plánovania, následných opatrení a komunikácie. Buďte praktickí, pripravení a čestní a vaša dobrovoľnícka základňa a organizácia môžu mať z dobra dobrý úžitok.
