Rovnako ako vy, som zaneprázdnený profesionál. Takže vždy hľadám nové stratégie riadenia času, aby som zhodnotil a zlepšil spôsob, akým trávim svoje dni.
V nedávnom rozhovore so spoločnosťou Slate sa Dave Gilboa, spoluzakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Warby Parker, podelil o skvelú techniku, ktorá slúži ako nástroj na zamyslenie a ako impulz pre budúcu činnosť:
A na konci každého týždňa sa snažím pozrieť na môj kalendár a prehodnotiť všetky stretnutia, ktoré som mal tento týždeň, a hodnotiť ich nula, jedna alebo dve. Nula znamená, že to bolo naozaj zlé využitie času, a keby som to musel urobiť znova, nemal by som sa toho stretnutia vôbec zúčastniť. Dva sú skvelé využitie času - chcem tráviť viac času na týchto typoch stretnutí. A jeden je niekde medzi tým. A potom sa spojím so svojím asistentom a ubezpečím sa, že chápe, ktoré z týchto stretnutí chcem viac a ktoré by mohli byť odfiltrované, takže dúfajme, že časom sa môj rozvrh stane čoraz produktívnejším.
Teraz už nepotrebujete asistenta, ktorý vám pomôže tento tip - namiesto toho si vytlačte rozvrh z minulého týždňa a ohodnoťte svoje stretnutia. (Alebo, ak ste v kancelárii bez papiera, jednoducho ju hodte do dokumentu programu Word.)
Skvelá vec na tejto technike je, že vám umožňuje sledovať hodnotu času, ktorý ste strávili na schôdzach. Dostávate väčšinou dvojnásobok alebo väčšinou nuly? Ak ste na ňu odpovedali, položte si niekoľko otázok, aby ste zistili, či nájdete vzor (alebo dve):
- Mali tendenciu byť veľké alebo malé?
- Bola rozoslaná agenda vopred?
- Bol tam jasný vodca?
- Stalo sa to ráno, popoludní alebo večer?
- Bolo to osobne?
- Je to týždenné aktualizačné stretnutie?
- Bol tam nejaký e-mail, ktorý vyšiel ďalej?
Trendy sa môžu objaviť, keď si všimnete, že stretnutia s väčšími skupinami sú pre vás menej užitočné; alebo že kedykoľvek ste sa stretli pred 10:00, nič ste si neponechali; alebo že vaše týždenné stretnutie s kolegom viedlo iba k diskusii o klebetách v kancelárii.
Vďaka týmto poznatkom môžete pracovať na úprave harmonogramu v budúcnosti a čo najlepšie využiť čas v kancelárii. V skutočnosti môžu dokonca existovať príležitosti na zrušenie budúcich schôdzok v budúcnosti, ak zistíte, že nikdy neprinášajú žiadnu pridanú hodnotu. Alebo, ak sa cítite naozaj experimentálne, skúste niečo nové - napríklad standup stretnutie alebo jednoducho poslať e-mail namiesto stretnutia priamo tvárou v tvár.
V nasledujúcich týždňoch sa pokúsim zistiť, ako to funguje - a mali by ste tiež! Tweet me at @acav so svojimi výsledkami.
(Och, a PS, ak sa ti páči zvuk toho, čo Gilboa povedal, najímanie Warby Parkera!)
