Šanca je, že vaša doručená pošta je podobná tej opustenej koši, ktorá sedí v zadnej časti skrinky. Viete, že to chce byť očistené (a skrýva mnoho skrytých prekvapení), ale myšlienka riešenia takejto úlohy je ohromujúca. A kto má na to niečo šesť hodín voľného času?
Usporiadanie e-mailov však nemusí trvať celý deň - v skutočnosti to môžete urobiť len za jednu hodinu, ak na to vyhradíte čas.
Zápisnica 1 až 10: Vymažte nevyžiadanú poštu
Nastavte čas na 10 minút a začnite hromadne mazať (alebo archivovať) všetky správy, ktoré nepotrebujete, ako napríklad upozornenia z účtov sociálnych médií, pripomienky k minulým udalostiam, potvrdenia o doručeniach, ktoré ste už dostali, informačné bulletiny, ktoré už čítate (alebo nikdy nečítajú) a e-maily, ktoré už nie sú relevantné.
Môžete to zjednodušiť tak, že v doručenej pošte vyhľadáte bežných odosielateľov alebo riadkov predmetov (napríklad upozornenie LinkedIn) a naraz odstránite veľa vecí.
10 až 30 minút: Vytvorenie priečinkov a štítkov
Teraz je čas usporiadať zostávajúce správy, ktoré nevyžadujú žiadnu akciu, ale ktoré potrebujete alebo si chcete ponechať.
Existuje toľko priečinkových systémov, ako sú používatelia e-mailov, ale ľahký je skúsiť vytvoriť priečinok pre ľubovoľnú tému alebo typ e-mailu, ktorý má niekoľko správ, ktoré sa ho týkajú. To by mohlo znamenať priečinky ako: Príjmy, projekty, výlety a tak ďalej. Vždy sa môžete dozvedieť, čo pre vás najlepšie funguje, a pridať priečinky.
![](http://i.go-travels.com/img/advice/281/one-hour-guide-organizing-your-inbox-if-its-shambles.jpg />
<p>Ak chcete tento proces urýchliť, môžete dokonca vytvoriť priečinok „To File Later“ pre všetko, o čom vôbec neviete, a priečinok „Zrušiť odber“ pre všetko, čo už nechcete. Tip: Sú to vynikajúce priečinky, ktoré je možné usporiadať, keď máte päť minút medzi schôdzkami.</p>
<center>
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-1427824399252755" crossorigin="anonymous"></script>
<ins class="adsbygoogle" style="display:block" data-ad-client="ca-pub-1427824399252755" data-ad-slot="4175470618" data-ad-format="auto"
data-full-width-responsive="true"></ins>
<script>(adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]).push({});</script>
<div id="adlk-embed-1"></div>
</center><p>Oh! A ak sa chcete usporiadať ešte viac, skúste niektoré štítky (nazývané „kategórie“ v programe Outlook) pridať do svojich správ ďalšie informácie. Na jeden e-mail môžete mať viac štítkov alebo aj viac vrstiev štítkov. Tento e-mail vo vašom priečinku „Trip“ teda môže mať hlavný štítok „New York 2018“ a vedľajšie štítky „Lety“ a „Pondelok“.</p>
<a id="menu-3"></a><h2>30 až 50 minút: Použite dvojminútové pravidlo alebo vytvorte zoznam úloh pre e-maily, ktoré si vyžadujú akciu</h2>
<p>E-maily, ktoré vám teraz zostali, by mali byť len tie, ktoré si vyžadujú akciu. Ak je možné akciu dokončiť za menej ako dve minúty, urobte to teraz. Ak potrebujete viac času na starostlivosť o správu, pridajte ju do svojho zoznamu úloh s upozornením, ktoré vás upozorní, aby ste ju skutočne urobili. Potom e-mail archivujte, aby sa vaše doručené správy nedotkli (stále ich budete môcť vyhľadať).</p>
<center>
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-1427824399252755" crossorigin="anonymous"></script>
<ins class="adsbygoogle" style="display:inline-block;width:580px;height:400px" data-ad-client="ca-pub-1427824399252755" data-ad-slot="3871104749"></ins>
<script>(adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]).push({});</script>
<div id="adlk-embed-1"></div>
</center><p align=)
![](http://i.go-travels.com/img/advice/281/one-hour-guide-organizing-your-inbox-if-its-shambles-2.jpg />
<p>Ak jednoducho nie ste tvorcom zoznamu, môžete namiesto toho použiť novú funkciu odloženia Gmailu, aby sa e-mailová správa zobrazila v doručených, keď budete pripravení ju spracovať. Ak ste používateľom aplikácie Outlook, funkcia následného sledovania vám umožní urobiť to isté.</p>
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-1427824399252755" crossorigin="anonymous"></script>
<ins class="adsbygoogle" style="display:inline-block;width:336px;height:280px" data-ad-client="ca-pub-1427824399252755" data-ad-slot="5787935184"></ins>
<script>(adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]).push({});</script>
<div id="adlk-embed-1"></div><a id="menu-4"></a><h2>50 až 60 minút: Aktualizujte svoje nastavenia pre ľahkú údržbu</h2>
<p>Gratulujeme k najviac organizovanej schránke na svete! OK, nie doručená schránka na svete, ale vaša najlepšia doručená pošta.</p>
<p>Ale nenechajte večierok trvať príliš dlho, inak zistíte, že sa zaplňuje. Tomu môžete zabrániť nastavením filtrov, ktoré automaticky triedia prichádzajúce správy, takže nemusíte.</p>
<p>Môj obľúbený filter je pre informačné bulletiny a ponúka e-maily, ktoré chcem čítať, ale nie vždy mám čas na to, keď prídu. Namiesto toho v Gmaile nastavím filter, ktorý ich všetky odošle do priečinka „Čítať neskôr“. (Program Outlook má svoju vlastnú verziu filtrov s názvom „pravidlá“, ktoré pre vás môžu urobiť nejaké ťažkosti.)</p>
<center>
<script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js?client=ca-pub-1427824399252755" crossorigin="anonymous"></script>
<ins class="adsbygoogle" style="display:inline-block;width:580px;height:400px" data-ad-client="ca-pub-1427824399252755" data-ad-slot="3871104749"></ins>
<script>(adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]).push({});</script>
<div id="adlk-embed-1"></div>
</center><p>Môžete tiež zvážiť nastavenie automatickej odpovede pre svoje Gmail alebo Outlook, keď nebudete schopní odpovedať na e-maily tak rýchlo, ako obvykle (napríklad keď ste na konferencii, pracujete v neobvyklých hodinách alebo na dovolenke).,</p>
<p align=)