Vystúpili ste niekedy zo stretnutia a pomysleli si: „Páni, nikam sme sa nedostali?“
Spojenie skupiny môže byť často najúčinnejším spôsobom, ako napredovať pri veľkom rozhodnutí alebo pláne. Funguje to však iba vtedy, ak je stretnutie nastavené správne.
Takže, keď je rad na vás, pomocou týchto piatich krokov pripravte svoje stretnutie na úspech - predtým, ako dokonca vstúpite do dverí.
1. Pozvite tých správnych ľudí
Nič nemôže deštruovať stretnutie ako mať zlých ľudí v miestnosti. Ak je vaším cieľom, aby sa skupina do konca stretnutia rozhodla, uistite sa, že pri stole je každý, kto má nad týmto rozhodnutím väčší podiel alebo právo veta. Diskutujete o novej stratégii predaja produktu? Pravdepodobne budete chcieť, aby tam boli vedúci predaja a produktový manažér, alebo sa nič nerozhodne.
Na druhej strane, mať príliš veľa „extra“ ľudí - alebo ľudí, ktorí sú výrazne starší alebo mladší ako ostatní v miestnosti - môže vyhodiť dynamiku. Ak nepotrebujete vedúceho PR, ktorý zachádza s výrobnou zmenou, potom ho nepozvite. Ak je CFO každého zastrašený, nechajte ju mimo úvodného stretnutia brainstormingov.
2. Zamyslite sa nad zadaním domácej úlohy
Chcete, aby ľudia začali od čistej bridlice, alebo by bolo pre každého užitočné vstúpiť na stretnutie s niekoľkými podkladovými informáciami? Ak prezentujete plán, do ktorého chcete vložiť príspevok, pošlite ho v noci skôr (nie hodinu predtým), takže je pravdepodobné, že aspoň niektorí z účastníkov budú mať čas to nazerať a stráviť.
A ak chcete, aby ľudia na stretnutie priniesli nápady - povedzte im to.
3. Nastavte program
Ak organizujete stretnutie, musíte si nastaviť program. Ak začnete schôdzu vyslovením: „Sme tu, aby sme prediskutovali našu stratégiu v oblasti sociálnych médií. Kto má nápady? “- dobre, žiadate chaos.
Namiesto toho rozdajte - alebo napíšte na bielu tabuľu alebo flipchart - témy, o ktorých plánujete diskusiu so skupinou, v poradí, v akom ich chcete pokryť. Váš program môže byť napríklad:
Keď každý pozná plán, je väčšia pravdepodobnosť, že zostane v téme. Okrem toho vám program poskytuje štruktúru, na ktorú sa môžete sústrediť: ak sa diskusia dostane mimo témy alebo stánky, môžete všetkým v miestnosti pripomenúť, o čom by ste mali diskutovať.
4. Povedzte ľuďom ciele
Ciele nie sú to isté ako agenda. Agenda je to, o čom budete hovoriť. Ciele sú to, čo chcete dosiahnuť, alebo ciele stretnutia: rozhodnutia, ktoré je potrebné urobiť pri stole, ďalšie kroky, ktoré je potrebné dohodnúť.
Napríklad, ciele vyššie uvedeného hypotetického stretnutia môžu byť:
5. Žiadne prekvapenie: „Predajte“ svoje veľké nápady
Ak prezentujete veľký plán alebo odporúčanie, je vždy na vás, aby ste vedeli, ako budú ľudia v miestnosti reagovať. Kto vás pravdepodobne podporí? Kto vás pravdepodobne napadne a aké námietky pravdepodobne vznesú?
Pred stretnutím identifikujte kľúčových ľudí, na ktorých názoroch záleží, a zdieľajte s nimi svoj plán alebo odporúčanie jeden na druhého. Požiadajte o vstup. „Predajte“ svoj nápad pred veľkým stretnutím. Poznamenajte si akékoľvek obavy, ktoré vznesú, a upravte spôsob, akým prezentujete svoj plán, aby ste ich vyriešili.
Viceprezident pre financie si myslí, že váš plán spustenia bude stáť príliš veľa? Uistite sa, že ste pripravili odhad rozpočtu a zistili náklady na ďalšie spustenia, aby ste mohli navrhovaný rozpočet uviesť do perspektívy. Konverzácia sa tým nezruší, keď hovorí, že váš plán „znie draho“.
Na druhej strane, ak každý miluje súčasť svojho plánu v oblasti sociálnych médií - skvelé. Nestrácajte 20 minút zdôvodnením, prečo sú sociálne médiá dôležité, len preskočte do podrobností svojho skutočného plánu alebo zamerajte pozornosť skupiny na iné oblasti, v ktorých sa musíte rozhodnúť.
Ak sa vopred organizujete, spojte tú správnu skupinu a vyhnite sa prekvapeniam, pripravte sa, aby ste čo najlepšie využili čas skupiny. Navyše ste si istí, že na každého na izbe zapôsobíte svojou pripravenosťou a budete mať šancu žiariť ako líder.
