Viete, ako to chodí. Správu začnete e-mailom svojmu šéfovi, kolegovi, klientovi alebo riaditeľovi ľudských zdrojov. Prekročíte svoj Ts a bodkujete Is a vy uzavriete správu formálnym podpisom, napríklad „Najlepšie“ alebo „Úprimne“.
Príjemca e-mailu odpovie rovnakou formalitou, osloví vás štandardným pozdravom a potom vypíše pár gramaticky zdravých odsekov pred zabalením poznámky podobným podpisom; možno je to „Pozdravy“ alebo neformálnejšie, „Na zdravie“.
Keďže táto správa vyžaduje odpoveď od vás, budete naďalej hrať spolu s tým, čo si myslíte, že je profesionálny spôsob - napíšte celý pozdrav (znova), zložte telo správy a potom končte textom „Všetko najlepšie, “. Pokračujete v tom aj po viacerých krokoch dozadu a dopredu, aj keď sa to nakoniec javí ako úplne zbytočné a dokonca trochu nepríjemné.
Pokiaľ nepracujete v super prísnej firemnej kancelárii, v ktorej sú zamračené dokonca aj výkričníky, musíte sa dobre vymaniť z formálneho prejavu, najmä ak je častým javom komunikácia so šéfom alebo kolegami počas celého pracovného dňa.
Akonáhle sa zdá byť prirodzené vyradiť „Ahoj“, radosť a zbytočné „Ďakujem“, urob sa. A aby som vám pomohol skutočne sa cítiť dobre (a nie ako štítok s etiketou), prišiel som s niekoľkými pokynmi.
1. Neváhajte a nasledujte oblek
Aj keď môže byť lákavé formalizovať všetky výmeny, ak ste na to zvyknutí, alebo preto, že ste sa toho naučili, veľa času to jednoducho nie je potrebné. Dávajte pozor na podnety na pracovisku, inak vám nakoniec len trčí. Ak vám váš šéf pošle e-mail s ničím iným, len s poznámkou o tom, či je to zaujímavé, a vy odpoviete formálnou správou, sľubujem vám, nezískate žiadne body so zlatými bodkami - iba sa upchávate zdvihnite svoju doručenú poštu a ignorujte, ako váš tím spracúva neformálnu korešpondenciu. Alebo, ak s vami váš kolega začal s vami komunikovať príležitostne (bez toho, aby vás oslovil menom alebo bez oficiálneho odhlásenia), prijmite to ako svoj znak v naturáliách.
2. Prepnite ho (v závislosti od toho, s kým hovoríte)
Nezáleží na tom, či váš posledný šéf dal najavo, že prijatie neformálneho tónu bolo neznesiteľné; už pre ňu nepracuješ. Avšak slovo opatrné len preto, že sa dostanete k bodu, kde upúšťate od svojho najlepšieho, neznamená, že by ste toto slovo mali zo svojho slovníka úplne zrušiť. Ak pravidelne komunikujete s niekým, s kým ste sa nikdy nestretli, a váš vzťah je formálnejší ako nie, nezabudnite sa rýchlo odhlásiť bez zahrnutia riadneho zatvárania, najmä ak ste na plote o tom, ako postupovať. Náhodou na strane opatrnosti bude vždy rozumná rada.
Vedzte to: Prepnutie sa netýka iba rôznych ľudí. Aj keď korešpondencia s jednou osobou začína formálne, môžete pri diskusii o položke cez dlhé vlákno e-mailu dovoliť skočiť do mäsa témy - namiesto toho, aby ste sa obťažovali akýmkoľvek pozdravom alebo odhlásením.
3. Zvážte načasovanie
Ak idete na dovolenku na týždeň a vrátite sa do kancelárie so zoznamom otázok pre svojho šéfa, s ktorým ste nehovorili alebo ste nevideli odkedy ste odišli, je pravdepodobne najlepšie začať tento prvý e-mail s príjemnou formou, ako je napríklad „Dobré ráno, “ „Dúfam, že ste boli dobre, “ alebo, ak váš manažér bol na dovolenke, „vitajte späť“ - dokonca aj vtedy, ak vy a váš nadriadený zvyčajne vynecháte pozdrav alebo malý rozhovor. Časové oneskorenie je dôležité aj pre výmeny s externými klientmi alebo predajcami. Ak ste v kontakte jedenkrát týždenne alebo len niekoľkokrát mesačne, môže byť vhodné začať s úvodnou správou po uplynutí určitého času úvodným úvodom a príslušným záverečným podpisom.
Mesačná dotyková základňa so senior členom vášho oddelenia môže tiež vyžadovať, aby ste sa nakláňali konzervatívnejšie. Ak táto počiatočná správa vyústi do významného posunu tam a späť v priebehu niekoľkých dní, pravdepodobne je dobré znížiť formálny faktor, najmä ak tak urobila druhá strana.
Nakoniec musíte určiť tón a štruktúru vašich odchádzajúcich správ. Môžem vám však povedať jednu vec. Ja osobne som to nikdy nepovažoval za problematické, keď sa niekto, s kým pravidelne hovorím, rozhodne upustiť od štandardného otvárania a zatvárania; v skutočnosti mi pripadá trochu úľavy, že sa môžeme len pustiť do toho, čo hovoríme online. Doplnenie e-mailu je často vhodné len v určitom bode - a moje pocity sú, že budete vedieť, kedy sa zbaviť formalít.
