Prílev smartfónov bol pre pracovisko úžasný: so schopnosťou posielať e-maily, surfovať po internete a posielať textové správy 24/7, môžeme robiť svoju prácu doslova kedykoľvek a kdekoľvek. Ale byť zviazaný na dotykovej obrazovke môže tiež pôsobiť proti nám - na jednej strane sme nekonečne dosiahnuteľní a na druhej strane je ľahké ignorovať tých, ktorí sú v našej skutočnej prítomnosti.
Ako teda zostávate v kontakte a zároveň ste profesionálni? Tu sú moderné spôsoby riešenia najbežnejších situácií smartfónov.
1. Je v poriadku, aby som počas schôdzky držal smartfón mimo dosahu?
To záleží. Ak ho používate na získavanie informácií dôležitých pre diskusiu, ponechajte si ich - len vysvetlite, čo robíte. Ak ide o internú schôdzku a očakávate od klienta dôležitý hovor, majte telefón vibrovaný a nezabudnite od neho odstúpiť, keď hovor prijmete. Ak sa však zúčastňujete schôdzky s klientom - alebo internej schôdzky, na ktorej neočakávate hovor - odložte telefón a skontrolujte ho až po skončení schôdzky.
2.
Váš reč tela hovorí nahlas rovnako ako váš hlas tým, ktorí sú okolo vás. Ak sa zameriavate na čokoľvek iné než na osobu, ktorá hovorí, premietate neprofesionálny a rozptýlený obraz. Aj keď telefón nezazvoní, pozeranie sa nadol a tiché poklepanie na správu stále hovoria o tom, ako sa aktuálne stretnutie radí na váš zoznam priorít.
3. Môžem svoj telefón používať na písanie poznámok bez urážok?
Áno, ale skôr, ako začnete, musíte mať jasno v súvislosti s účelom vášho konania. Môžete povedať: „Počas rozhovoru si urobím niekoľko poznámok, aby som sa ubezpečil, že zachytím vaše hlavné body.“ Zostaňte na stretnutí (nepozerajte sa na tento text, ktorý práve prišiel, ale diskrétne si myslíte, že ste), nezabudnite vyhľadať a príležitostne kontaktovať oči, aby každý vedel, že s nimi skutočne ste.
4. Ako poviem svojmu manažérovi, aby telefón odložil a naladil?
Neexistuje ľahký spôsob, ako sa zbaviť svojho šéfa pre zlé správanie, ale ak ste v rozhovore jeden na jedného, môžete svoj názor rozoznať jemne. Navrhnite zmenu plánu, ak je váš manažér pochovaný v inteligentnom telefóne, a opýtajte sa: „Vyzeráte dosť zaneprázdnene, mali by sme naše stretnutie odložiť?“ Tento problém môžete vyriešiť aj tak, že stretnutia budete čo najrýchlejšie a výstižnejšie. Ak však váš šéf posiela správy SMS počas schôdzky s klientom, možno budete musieť (opatrne) poukázať na to, že váš klient nie je spokojný s rozptýlením.
5. Ako môžem diskrétne zavolať pri stolovaní s klientom?
Ospravedlňujeme sa, ale nedá sa to urobiť. Aj keď je telefón nastavený na vibrácie. Premýšľajte o tom: Je prichádzajúci hovor taký dôležitý, že stojí za to sprostredkovať správu, že váš klient nie je vašou najvyššou prioritou? Ak čakáte na urgentné volanie (napr. Z nemocnice, pretože rodinný príslušník je chorý) alebo na informácie, ktoré by mohli byť pre vaše stretnutie prospešné, sú to samozrejme výnimky z pravidla - mali by ste však svoju večernú spoločnosť pripraviť možnosť týchto prerušení vopred. A žiadny iný dôvod jednoducho nemôže byť opodstatnený.
6. Ako vybavím telefonický hovor z miesta, ktoré nie je prístupné (napr. Letisko, obed, vedenie vozidla)?
Hlasová schránka existuje z nejakého dôvodu. Nie je nič zlé na tom, že niekomu zavoláte späť o päť alebo 10 minút, keď sa nemusíte rozptyľovať a lepšie počujete a budete počuť. Ak viete, že hovor je veľmi dôležitý, odpovedzte na telefón a požiadajte o zavolanie o niekoľko minút, keď sa dostanete na ideálnejšie miesto na rozhovor. Nech už robíte čokoľvek, zdržte sa kričania záležitostí súkromného podnikania na verejnom mieste.
7. Môj šéf mi jednoducho nechal hlasovú schránku. Ako dlho sa k nej musím vrátiť?
V závislosti od obsahu a témy máte jeden pracovný deň - ale ak to hovor bude naliehavý, urobte to skôr.
8. Ako by som mal spracovávať texty a e-maily po hodinách?
Na e-mail zaslaný po hodinách môžete odpovedať nasledujúci pracovný deň, pokiaľ sa so šéfom nediskutuje inak (alebo sa neočakáva). Text je iný - samotná povaha komunikácie znamená bezprostrednosť - preto by ste mali odpovedať čo najskôr. A ak posielate správu, mali by ste mať vždy jasno vo svojich očakávaniach na čas odozvy.
9. Kedy je prijímanie textov súvisiacich s prácou prijateľné?
Ak s vami klient iniciuje textovú konverzáciu, je úplne v poriadku odpovedať. Ale ani v dnešnom technologicky zdatnom svete nepredpokladajte, že všetci sú s textami príliš oboznámení. Ak v práci robíte text, udržiavajte ho profesionálnym. Vyhnite sa emotikónom alebo slangovým skratkám ako OMG, LOL a BTW.
10.
Ak máte pochybnosti, postupujte podľa tohto jednoduchého pravidla: ľudia, s ktorými sa stretávate tvárou v tvár, majú prednosť. Zamerajte sa na ne cez kohokoľvek, komu posielate správy SMS, e-mailom alebo vytáčaním.
