Keď premýšľam o jarnom upratovaní, myslím si na svoj šatník - a koľko skutočne potrebujem, aby som to prešiel: aby som vyčistil veci, ktoré som nemal na sebe celú sezónu, nájdi dobrého, mimo cesty miesto pre veci, ktoré nenosím veľmi často, a všetko ostatné usporiadam do nejakého systému, ktorý má zmysel.
Ale budem úprimný: Ak sa chcem zaoberať oblasťou môjho života, ktorá je najväčšou neporiadkom, mal by som na jar naozaj vyčistiť svoj e-mail.
Znie to dobre? Hádam. Tento rok som prišiel s niekoľkými tipmi na vyčistenie vášho šatníka - a ako ich použiť vo vašej doručenej pošte.
1. Vymažte to, čo je vzadu
Pokiaľ ide o e-maily, novším sa vždy venuje pozornosť. Takže, ak sa chystáte na jar vyčistiť, najlepšie miesto, kde začať, je s vašimi najstaršími neprečítanými správami. Aj keď odpoviete iba na tri najstaršie e-maily, budete mať pocit, že ste urobili nejaký pokrok, pretože tie sú tie, ktoré zhromažďujú prach (a naozaj je potrebné na ne odpovedať alebo ich archivovať).
2. Declutter, a vyhodiť niektoré veci
Rovnako ako v prípade vášho šatníka, budete s vašou doručenou poštou šťastnejší, iba ak bude obsahovať iba to, čo potrebujete. Štúdie v skutočnosti ukazujú, že zníženie množstva denných e-mailov, ktoré dostanete, bude mať skutočný vplyv na správu času a úroveň stresu.
Zoberte preto prvé jarné týždne ako výhovorku, aby ste objasnili, čo už nepotrebujete. Spravodaje, ktoré ste nikdy nečítali, oznámenia zo stránok sociálnych médií, na ktoré sa vôbec nepozeráte, zoznamy e-mailov, ktoré pre vás už nie sú užitočné - to všetko je férová hra.
Nie ste si istí, ako začať s identifikáciou týchto neporiadkov? Skúste to:
- Vyhľadajte „odhlásenie“ na povrchové informačné bulletiny, z ktorých sa môžete odhlásiť.
- Vo svojom koši nájdete e-maily, ktoré sú stále neprečítané. Ak ste ho odstránili bez toho, aby ste sa na to pozreli - je pravdepodobné, že ho vôbec nepotrebujete.
- Vyhľadajte „od: no-response“ a objavte automatizované e-maily od spoločností (uprednostňujem e-maily od skutočných ľudí).
Pri každom kroku sa môžete odhlásiť z odberu všetkého, čo v skutočnosti nečítate ani nepotrebujete.
3. Nepotrebujete denne? Dajte to niekde inde
Keď sa rozhodnete, na ktorých bulletinoch a zoznamoch, na ktorých chcete určite zostať, zvážte vytvorenie konkrétnych priečinkov (alebo toho, čo nazývam „tematické priečinky doručenej pošty“), do ktorého sa automaticky ukladajú nepodstatné e-maily - namiesto toho, aby sa zobrazovali v doručených.
Filtrovaním týchto e-mailov podľa typu a ich ľahkým prístupom bez toho, aby ste boli pred vami kedykoľvek, získate kontrolu späť: Ak sa rozhodnete, budete sa pozerať na ponuky na webe Fab.com a nové štýly v banánovej republike, nie keď rozhodnite sa vložiť do svojej doručenej pošty. Keď sa rozhodnete, že je čas na prestávku v sociálnych médiách, vyskúšate nových sledovateľov Twitteru. Získate nápad.
Predtým, ako začnete s filtrami, sa rozhodnite pre svoje témy. Keď som sa díval na moju doručenú poštu pre páchateľov, ktorí strácajú čas, rozhodol som sa, že títo traja boli: zoznamy účastníkov, sociálne médiá a informačné vestníky. Pre každú z nich vytvorte nové štítky.
Tip pre profesionálov: Štítok začnite hviezdičkou, aby ste ho dostali na vrchol štítkov, aby ste ich nezabudli skontrolovať (napr. „* Sociálne médiá“ namiesto „Sociálne médiá“).
Potom nastavte svoje filtre tak, aby príslušné e-maily preskočili priamo do vašich „tematických doručených“. Kroky Gmailu na nastavenie filtrov sú:
- Vo vyhľadávacom poli kliknite na šípku nadol. Zobrazí sa okno, ktoré vám umožní zadať kritériá vyhľadávania.
- Zadajte hľadané kritériá. Ak chcete skontrolovať, či vaše vyhľadávanie fungovalo správne, kliknite na tlačidlo Hľadať.
- Kliknite na položku Vytvoriť filter v dolnej časti vyhľadávacieho okna.
- Vyberte akcie, ktoré chcete vykonať. V takom prípade pri vytváraní filtra vyberte „Preskočiť doručenú poštu (archivovať)“ a „Použiť štítok:“.
- Kliknite na tlačidlo Vytvoriť filter.
Všetky tieto e-maily z adresy [email protected] teraz idú priamo do mojej doručenej pošty s tematikou „Spravodaj“, aby som skontroloval, či som v režime nakupovania online. Odporúčame nastaviť vaše nastavenia štítkov s tematickou poštou na „Zobraziť, ak sú neprečítané“, aby ste túto stratégiu „mimo dohľadu, mimo mysle“ skutočne mohli využívať. Aj keď sa vyššie uvedené pokyny vzťahujú konkrétne na Gmail, mnoho ďalších e-mailových systémov ponúka podobné funkcie označovania a triedenia.
Oprava vašej schránky trvá nejaký čas, ale sľubujem, že to rozhodne stojí za to. Rovnako ako čisté skrinky vám pomôžu nájsť to, čo skutočne hľadáte, organizovaná schránka vám zabezpečí, že trávite čas a energiu na e-mailoch, ktoré skutočne potrebujete prečítať.
Šťastné jarné upratovanie!
: Jar Vyčistite kabínu!
