Existuje veľa talentovaných administratívnych asistentov. Stretol som veľa ľudí, mužov aj žien, ktorí sa kariérovali ako výkonní asistenti, administratívni manažéri alebo administratívni koordinátori, rozvíjajúc svoj talent v oblasti plánovania udalostí, riadenia projektov a klientskej recepcie na dobre platenú kariéru. Tento druh práce je dôležitý a udržuje podniky v prevádzke.
Nie som však administratívnym asistentom - ani nie som mimoriadne talentovaný na tieto administratívne úlohy. Som s klientmi skvelý, ale pokiaľ ide o koordináciu cestovania a dopravy viacerých ľudí, nie som vaše dievča. Som priateľský, ale môj hlas, podobný hlasu 10-ročného, sa nedá profesionálnemu správaniu telefónu. Samozrejme neviem, koľko kilogramov zemiakového šalátu si objednáte na obed 20 osôb. V skutočnosti som nikdy neplánoval veľkú oslavu - moja matka naplánovala celú svoju svadbu.
A predsa sa často predpokladalo, že v práci prevezmem administratívne povinnosti - robím si poznámky, objednávam obed, robím si kópie - pretože som jediná žena zapojená do projektu. Mnoho profesionálnych žien so mnou zdieľalo podobné skúsenosti. Bývalá kolegyňa v vydavateľskom a mediálnom priemysle mi nedávno nedávno povedala, že jej mužskí kolegovia považovali za samozrejmé, že posielala pozvánky na kalendár, rezervovala miestnosti na schôdzky a robila si poznámky pre medzisektorový projekt. Je vrchnou riaditeľkou a má viac ako 15-ročné skúsenosti, rovnako ako prax jej kolegov.
Ešte znepokojivejšie je predpoklad, že ženy sú nejakým spôsobom pripravené na tieto veci, než sú ich mužské náprotivky. Aj keď sme dosiahli taký veľký pokrok, niektorí (samozrejme, nie všetci) našich starších mužských kolegov nedokážu otriasť vierou, že my, holky, sme pri písaní poznámok a posielaní pozvánok lepšie .
Neváham napísať článok „Ako postupovať“ o riešení tejto situácie, pretože zodpovednosť za zvrátenie kultúrnych tradícií by nemala spadať iba do jedného pohlavia. Ale ak ste ako ja, musíte urobiť nejakú prácu (skutočnú prácu, prácu, za ktorú ste zaplatení) a tento problém musíte hneď, ako sa to deje, zredukovať. Takže, uznávajúc, že ide o krátkodobé opravy problému, ktorý bude trvať viac ako pár pracovných dní, tu je to, čo pre mňa fungovalo.
1. Spýtajte sa sami seba: Je to moment „Všetky ruky na palube“ alebo je to nevhodné?
Nevadí mi nadhadzovanie počas situácie „všetky ruky na palube“. Napríklad v súčasnosti pracujem na malom uvedení do prevádzky a v dôsledku veľkosti a rozpočtu spoločnosti som prevzal zodpovednosť za operácie, financie a ľudské zdroje, ktoré by sa za bežných okolností od niekoho v marketingu nevyžadovali. Nepovažujem tieto ďalšie zodpovednosti za neprimerané, ale skôr za pôdu v startupovom svete.
Na druhej strane, ak zistíte, že členovia vášho tímu vás opakovane žiadajú (namiesto iných rovnako zdatných odborníkov a najmä namiesto vašich mužských kolegov), aby ste sa postarali o administratívne úlohy, ktoré nesúvisia s vašou pozíciou - napríklad objednávanie alebo vyzdvihnúť obed - prejdite na 2. miesto.
2. Nevytvárajte precedens
Na jednej z mojich prvých pozícií mimo postgraduálnej školy som prvý deň ponúkol obed svojmu šéfovi. Snažil som sa byť milý, ale nevedomky som si vytvoril nebezpečný precedens: Potom ma požiadal, aby som ho neustále obedoval.
Nie je nič zlé na tom, aby sme boli priateľskí a nápomocní, ale existuje veľa spôsobov, ako vyjadriť ochotu ísť nad rámec povinností, okrem spúšťania osobných pochôdzok alebo skákania, keď niekto potrebuje niečo FedExed. Učte sa z mojej chyby a premýšľajte dlho a tvrdo predtým, ako pôjdete touto cestou.
V skutočnosti môžete tiež nastaviť precedens, ktorý nebudete: Ak ste v projektovom tíme, ktorý nemá priradenú administratívnu osobu, venujte nejaký čas úvodnej plánovacej schôdzi priamu odpoveď na otázku, kto bude postarať sa o organizovanie stretnutí, tlačenie dokumentov atď. Od začiatku odporúčame, aby sa tieto úlohy rozdelili medzi všetkých alebo aby sa členovia tímu striedali.
3. Naučte ich, ako loviť ryby
Cieľom dobrovoľníctva pri plnení administratívnych úloh by malo byť preukázať vašu ochotu spolupracovať a vykonať prácu, nie preukázať, že budete pracovať iba pre iných ľudí. Ak teda zistíte, že kolegovia vás opakovane žiadajú o skenovanie, faxovanie, kopírovanie alebo naplánovanie schôdzí, jednoducho povedzte: „Ukážem vám, ako to urobiť, takže sa ma nemusíte pýtať. Je to naozaj ľahké. “A potom ich prejdite celým procesom.
Toto odradí osobu od toho, aby požiadala túto láskavosť znova, a zníži hlúpe pocity „Som bezmocný a zlý s technológiou, nie je to roztomilé?“, Ktoré často tieto žiadosti sprevádza. Vy aj ja vieme, že také úlohy nevyžadujú magické sily, len pár minút času. A keď už hovoríme o čase:
4. Postavte sa na svoj drahocenný čas
Ak vás kolega požiada, aby ste skopírovali a zoradili zväzok 40-stranových dokumentov, žiada vás, aby ste venovali čas úlohe, ktorú by mohlo urobiť veľa ľudí namiesto toho, aby ste pracovali na vašich skutočných projektoch, čo pravdepodobne môžete urobiť len vy.
Administratívne činnosti sú dôležité, ale to neznamená, že sa o ne musíte starať každý deň. Musíte urobiť ďalšiu prácu a oddialenie času by mohlo mať škodlivé účinky. Ak váš výkon trpí, pretože ste trávili priveľa času administratívnymi úlohami, váš manažér to bude považovať za neschopnosť efektívne určovať priority. Môžete tiež poslať správu, že uprednostňujete prácu súvisiacu s operáciami. Namiesto toho si pamätajte, že akékoľvek „voliteľné“ povinnosti by mali byť príležitosťou na preukázanie vašich schopností, profesionálny rozvoj alebo preukázanie svojho vedúceho, že vedome premýšľate o svojej budúcnosti so spoločnosťou.
Nemôžem dostatočne zdôrazniť, že v administratívnej práci nie je nič ponižujúce. Ak však nie ste v administratívnej úlohe, nie je dôvod, aby vaši kolegovia požadovali alebo predpokladali, že ste predvolenou administrátorkou len preto, že ste jediná žena v konferenčnej miestnosti. Postavte sa a vráťte sa do práce.
