Keď som prvýkrát riadil ostatných, pamätám si, ako som trpezlivo stál, kým sa analytička v mojom tíme pokúsila nájsť dokument, ktorý som potreboval na svojom počítači. Keď - o päť minút neskôr - povedala, že ju nemôže nájsť a pošle mi ju e-mailom, len čo lokalizuje spis, zanechala na mňa skutočne zlý dojem (a prinútila ma premýšľať, aké ďalšie gule môže hodiť) ).
Vezmite si to odo mňa: Aj keď pomenovanie a organizácia súborov a priečinkov nemusí byť tou najsexšou témou, ktorú som venoval (hovorí žena, ktorá vám priniesla rozpočet a tipy v programe Excel), sľubujem vám, je to dôležitá téma. Efektívny online úložný systém nielen uľahčí váš život a ušetrí vám veľa času, ale aj vášmu šéfovi a kolegom sa vám bude zdať usporiadanejší a na vrchole vašich vecí. Tu sú vaše pokyny, podľa ktorých môžete žiť.
1. Vaša pracovná plocha je váš virtuálny stôl
Vy viete, ako vám ľudia hovoria, aby ste mali dostatočne čistý stôl, aby si váš šéf nemyslel, že ste sloboda? Platí to aj pre pracovnú plochu počítača. Je to miesto, kam umiestniť súbory, na ktorých pracujete tento týždeň, nie miesto, kam by ste mali presúvať každú prílohu, ktorú ste kedy dostali.
Odporúčam rozdeliť pracovnú plochu na čo najmenší počet priečinkov. Majte jeden pre každý veľký projekt, na ktorom práve pracujete, ako aj svoj hlavný pracovný priečinok, kde máte ľahký prístup ku všetkým ostatným. Ak ste tak ešte neurobili, nastavte pracovnú plochu na mriežku (aby sa vaše ikony nikdy neprekrývali) a objavte veľkú radosť zo skratiek.
Ak potrebujete ďalšiu pomoc so zavedením štruktúry na svoju domovskú obrazovku, vyskúšajte aplikácie na organizovanie pracovnej plochy, ako napríklad Clean alebo DragThing na počítačoch Mac alebo ploty na počítačoch PC.
2. Zložky by mali mať stratégiu
Všimol som si, že väčšina ľudí má buď podpriečinok alebo podpriečinok, ale málokto to má v poriadku. Ako vedieť, kam spadneš? Prezrite si niektoré z vašich najbežnejších alebo naposledy použitých priečinkov a spočítajte dokumenty v nich. Ak existujú desiatky a desiatky súborov, pravdepodobne by ste mohli použiť trochu viac štruktúry; zatiaľ čo ak máte iba jeden dokument v časti Pracovné súbory> Klient A> 2012> november> Správa o predaji , ste určite chronickým nadmerným adresárom.
Tu je niekoľko pravidiel, ktoré sa snažím dodržať:
3. Názvy súborov majú účel
Pri pomenovávaní súboru vyberte frázu, ktorá niečo znamená. Ak dostanem prílohu s názvom DSC1045.jpg alebo Draft Idea.doc , nemám ľahký spôsob, ako zistiť, čo to je - alebo čo je dôležitejšie, hľadať ich neskôr. Dobrý test: Predstavte si, že súbor nájdete na pracovnej ploche po niekoľkých mesiacoch. Ľahko by ste vedeli, čo to je? Ak nie, premenujte ho.
Pre dokumenty, ktoré vytvárate pravidelne, ako napríklad poznámky k mesačným zasadnutiam správnej rady, môže byť ľahšie rozlíšiť dokumenty podľa dátumu schôdzky ako podľa témy. Nikdy nepoužívajte mesiac-deň-rok, pretože sa bude usporiadať najskôr podľa mesiaca, potom podľa dňa a potom roku. Namiesto toho použite rok-mesiac-dátum (s číslami v mesiacoch), aby ste ich mohli chronologicky ľahko zoradiť. Napríklad: Použite prezentáciu nástenky 2012-10-27 Board Presentation.pdf namiesto prezentácie Board27-12 Board Presentation.pdf alebo 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Pri prehliadaní a vyhľadávaní to ušetrí veľa času.
4. Kontrola verzií, kontrola verzií, kontrola verzií
Ak si pamätáte niečo o pomenovávaní súborov, nechajte kontrolu nad verziou. Tento je jednoduchý. Pri prvom vytvorení dokumentu by mal skončiť s v1. Napríklad by som pomenoval návrh: ClientA Návrh_v1.ppt . Zakaždým, keď uložíte zmeny a odošlete ich klientom alebo kolegom, aktualizujte ich na verzie 2, 3, 4 atď. Po dokončení dokumentu budete chcieť uložiť ClientA Draft_vf.ppt alebo ClientA Draft_final.ppt pre ľahší prístup neskôr. Pretože nie je nič horšie, ako sa pýtať, či existuje verzia 14 alebo či bola verzia 13 skutočne posledná.
