Tu je smutná realita: Manažéri trávia kdekoľvek od 35% do 50% svojho času na stretnutiach, a napriek tomu vedúci pracovníci považujú viac ako polovicu z týchto stretnutí za zlyhanie.
To nie je také šokujúce. Príliš často sa nachádzame v brainstormingovom sedení, ktoré je len trochu príliš dlhé alebo nedostatočne dlhé, alebo mätúce, frustrujúce alebo úplne neproduktívne.
Samozrejme existuje niekoľko riešení. Mohli by sme to zrušiť. Mohli by sme preplánovať. Stretnutie by sme mohli zmeniť na reťazec e-mailov alebo na diskusiu Slack.
V niektorých prípadoch sú to všetky vhodné kroky. Ale niekedy sa musíme skutočne snažiť pochopiť, kde naše stretnutia zaostávajú, a aktívne sa snažiť ich napraviť. Pretože koniec koncov nemôžeme jednoducho odmietnuť stretnutie s ľuďmi - nič by sa nestalo.
Ak hľadáte vinníka, skúste si položiť tieto otázky a použiť tieto tipy na zefektívnenie pracovných stretnutí:
Otázky 1-3 pred schôdzou
Áno, vaše stretnutie môže zlyhať ešte skôr, ako sa začne. Toto by ste mali myslieť hneď, ako pošlete túto pozvánku.
1. Cítite sa pripravení?
Sú všetky vaše materiály nastavené? Existuje plán, ako bude schôdza pokračovať? Je k dispozícii a rezervovaná konferenčná miestnosť?
Váš najväčší priateľ bude program - bez neho nemôžete mať skvelé stretnutie.
Ďalšou dôležitou vecou, ktorú musíte vopred pripraviť, je váš cieľ stretnutia. Opýtajte sa sami seba (a možno si to napíšte): „Čo je jedno, čo chcem dosiahnuť?“ Mohlo by to byť niečo malé, napríklad aktualizovať tím alebo veľké, napríklad prísť so stratégiou na zvýšenie zapojenia používateľov. Zaistite, aby boli všetci v tomto cieli zarovnaní, aby ste sa v jednej krátkej relácii nesnažili pokryť protichodné nápady.
„Musíte mať časť s požadovaným výsledkom, ktorá je iná ako agenda, “ hovorí Devanté Lewis-Jackson, manažér predaja na strednom trhu v Museu. „Program diskutuje o tom, čo sa bude diať počas stretnutia, ale požadovaný výsledok vytvára konsenzus o tom, čo sa musí urobiť pred skončením stretnutia. To pomáha najmä vtedy, keď sa konverzácia vykoľají okolo tém programu. “
2. Cítia sa ostatní ľudia pripravení?
Nie každé stretnutie, ktoré organizujete alebo navštevujete, si nebude vyžadovať, aby ľudia vopred skontrolovali, vyplnili alebo získali materiály. Ak tak urobia, dôrazne odporúčam zabezpečiť, aby mal každý dostatok času a zdrojov na to (znovu, použite túto agendu!).
Často však vytvárame stretnutia pred zvážením kontextu a transparentnosti. Výsledkom je, že ľudia prichádzajú do konverzácie v nesprávnom priestore nad hlavou. Zoberme si napríklad niekoho, kto je nový a má nulové pozadie v histórii vašej spoločnosti. Alebo niekoho, kto sa zúčastňuje sprintu a nikdy predtým nepracoval s inžinierskym tímom. Pravdepodobne sa zo stretnutia príliš nedostanú, ani neprispejú k žiadnym hodnotným poznatkom, alebo môžu diskusiu zobrať so svojimi zásahmi.
Pred vstupom sa preto opýtajte sami seba na nasledujúce otázky:
- Vie každý, prečo máme toto stretnutie?
- Vie každý, prečo boli konkrétne pozvaní na toto stretnutie?
- Sú všetci aktuálne o tom, o čom budeme diskutovať na tomto stretnutí?
- Pozná každý na tomto stretnutí všetkých ostatných? Ak nie, čo musia vedieť?
- Existuje nejaké napätie medzi ľuďmi, ktoré môžu brániť pokroku na tomto stretnutí?
Ak odpoveď nie je, môžete osobu (alebo ľudí) odňať, alebo nasnímať rýchly e-mail a dať im nejaké pozadie.
3. Sú ľudia nadšení?
Je zrejmé, že nikto nebude skákať hore a dole pri pomyslení na vaše stretnutie, pokiaľ nedržíte jedno, ktoré by malo mať šteniatka (v takom prípade sa musím opýtať, kde sa moje pozvanie stratilo).
Váš tím by sa však mal k tomu cítiť nejakým spôsobom a dúfajme, že skôr k pozitívnemu koncu emócií. Nemôžu byť nadšení, aby rozprávali štvrťročné zárobky, ale môžu sa uľaviť, keď sa konečne dostanú do kontaktu s dôležitými informáciami alebo že majú priestor na kladenie horúcich otázok.
Ak stonajú - a ich stonanie nemá nič spoločné s nenávidiacimi stretnutiami a so všetkým, čo súvisí s týmto konkrétnym stretnutím - kopajú sa trochu hlbšie. Je možné, že to bude opakovanie predchádzajúcej konverzácie, a teda strata času, alebo sa niektorí členovia cítia nepripravení alebo niekto je vylúčený a každý z toho naštvaný. Je dokonca možné, že váš tím je zaplavený a nemá šírku pásma a energiu, aby mohol sedieť počas hodinovej prezentácie. Bez ohľadu na to, odkiaľ pochádza negatívna energia, musíte ju pred vstupom do miestnosti riešiť.
Otázky 4 - 7 Počas zasadnutia
To, že ste sa pripravili správne, ešte neznamená, že máte jasno. Aby ste zaistili hladký chod všetkých vecí, musíte si byť vedomí niekoľkých vecí.
4. Dosiahnete všetky najdôležitejšie body?
Prišli ste za prácou - odpovedajte na otázku, vymýšľajte nápad, načrtnite nový proces, čokoľvek. Znak dobrého stretnutia je taký, ktorý to dosiahne v rámci časového limitu.
To je celkom jednoduché. Sledujte svoju agendu na T (alebo aspoň čo najbližšie). Každých 10 - 15 minút si overte, či ste stále v téme. Ak nie, nasmerujte konverzáciu späť a dohodnite sa, že chcete umiestniť špendlík do akejkoľvek dotyčnice, na ktorej ste boli neskôr. Súhlasíte s tým, že vrátite všetko, čo ste zmeškali, offline alebo na inom stretnutí (a priradte túto úlohu niekomu v miestnosti). Neprechádzajte, pokiaľ sa všetci ostatní nemôžu dohodnúť na dlhšom stretnutí. Ak budete venovať viac času ľuďom, bude pre nich ťažšie splniť ďalšie dôležité termíny, ktoré ste im mohli stanoviť.
„Celkovým cieľom stretnutia je rozhodnúť sa o niečom a o tom, čo a kto / ako sa akcia vykoná, “ hovorí Heatherlyn Nelson, manažér kancelárskych operácií v Museu. "Jednoducho povedané, ak nemôžete prísť s skutkami alebo rozhodnutiami, ktoré sa majú urobiť, nezorganizujte stretnutie."
5. Venuje pozornosť každý (alebo aspoň väčšina zo všetkých)?
Získanie 100% publika, aby sa na vás dívalo všetky telefóny, telefóny dole, na okraji ich sedadiel, je pravdepodobne úsek (koniec koncov sme ľahko rozptyľovaní ľudské bytosti), ale takmer všetci by vás mali počúvať takmer všetky čas.
Aby ľudia počúvali, vyžaduje z vašej strany trochu úsilia. Udržujte veci krátke a sladké. Obrys jasné ďalšie kroky. Používajte ľahko čitateľné a zrozumiteľné vizuálne prvky. Zakázať prenosné počítače (ak je to možné).
To je skvelé čítanie o tom, prečo nikto nepočúva vaše stretnutia - a ako to opraviť.
6. Kladú ľudia otázky a dostávajú odpovede?
Povedal by som, že je zriedkavé mať schôdzku, na ktorej sa nikto nespýta na jednu otázku. Ak je to tak, ľudia pravdepodobne nevenujú pozornosť a pravdepodobne sa vás spýtajú na veľa otázok po tom, čo sa stretnutie stretne (a budete si musieť prečítať číslo 5).
Ale rovnako dôležité je mať angažované publikum, je tiež dôležité skutočne riešiť ich obavy. Až príliš často hovoríme „K tomuto bodu sa dostávam neskôr“ alebo „Sľubujem, že na to odpoviem na konci“ a nikdy sa k nemu nevrátim. Uistite sa teda, že pokrývate všetky svoje základne, aj keď to znamená zapísať ich otázku alebo požiadať, aby ju na konci prezentácie zopakovali.
Majte na pamäti, že môžu existovať aj iné dôvody, prečo sa ľudia pýtajú. Možno ste vytvorili prostredie, možno neúmyselne, kde sa necítia dobre. Alebo možno sú ľudia touto diskusiou takí odhodení, že si nie sú istí, kde začať s kladením otázok, av tom prípade ste si pravdepodobne nechali dať im kontext (radu nájdete v bode 2).
7. Existuje nejaký významný vzor, keď niektorí ľudia hovoria (alebo vôbec nehovoria)?
S najväčšou pravdepodobnosťou ste pozvali všetkých do miestnosti, pretože ste chceli získať názor alebo príspevok k projektu - av konečnom dôsledku budú nápady a činnosti, ktoré vychádzajú z vášho stretnutia, silnejšie a vyrovnanejšie, ak sa všetci zúčastnia. Takže sa chcete uistiť, že všetci prispievajú aspoň raz za čas spolu.
Teoreticky to znie skvele, ale nie vždy to je realita. Niektorí ľudia sú hlasnejší a sebavedomejší ako iní, iní sú na vyšších pozíciách moci ako iní a niektorí ľudia sa necítia rovnako zahrnutí alebo rešpektovaní ako iní v miestnosti. Príklad: Výskum ukazuje, že ženy sú častejšie prerušené v rozhovoroch ako muži.
Pokúste sa byť tým správnym vodcom diskusie. Ukončite túlavých spolupracovníkov. Neprerušujte. Držte sa ľudí, ktorí sú prerušení. Zavolajte na ľudí, ktorí veľa nehovorili, alebo ktorí by sa mohli hanbiť. To platí najmä pre vzdialených ľudí, ktorí nie sú fyzicky v miestnosti.
Nezabudnite tiež, že spadáte do tejto kategórie, dokonca aj ako organizátor stretnutí! V niektorých prípadoch má zmysel byť tým, kto hovorí najviac, ale aj potom by ste sa mali uistiť, že všetky hlasy v miestnosti sú počuť a zosilniť. (Tu je niekoľko rád, ako sa vyhnúť hazardovaniu a spoznať, keď hovoríte priveľa.)
Otázky 8 - 10 po stretnutí
Takmer tam! Ak chcete, aby boli vaše stretnutia zakaždým homerun, zvážte nižšie uvedené.
8. Robia všetci správne kroky?
Môžete povedať, kedy stretnutie prebehlo zle, keď každý opustí miestnosť a odchádza robiť veci presne tak, ako ste ich nechceli.
Vyhnite sa tomu priamym a jasným vysvetlením ďalších krokov. Pred odlomením sa obráťte na nasledujúce:
- Čo je potrebné urobiť?
- Ako sa to musí urobiť?
- Kedy to treba urobiť?
- Kto za to bude zodpovedný?
- Kto bude dohliadať / sledovať jeho úspech?
9. Dosiahol sa väčší účel stretnutia?
Zdá sa, že ľudia sú viac motivovaní robiť veci neskôr? Zdá sa, že pracujú efektívnejšie? Vyvoláva sa menej zmätkov alebo menej otázok? Dosiahli ste svoj pôvodný cieľ? Šanca je, že ak je odpoveďou áno, urobili ste sa dobre (a ak odpoveď nie, prečítajte si vyššie uvedené časti a zistite, kde ste sa pokazili).
10. Cítili sa aj ďalší ľudia produktívnym stretnutím?
Oddeľujem túto otázku od vyššie uvedeného, pretože to si vyžaduje, aby ste sa skôr, ako predpokladali, skutočne opýtali ľudí, ako sa cítia pri stretnutí.
Je dôležité získať priamu spätnú väzbu (najmä ako manažér). Je možné, že ste cítili, že schôdza skončila bez problémov, ale všetci ostatní nesúhlasia - vypočutie, ktoré vám pomôže pri riešení toho, prečo to nebolo úspešné a ako sa môžete nabudúce zlepšiť. Iste, nemôžete sa spýtať každého zakaždým, keď sa stretnete s tým, ako to šlo, ale vždy, keď to urobíte, zaistíte, že ste na správnej ceste.
Nikto nemiluje stretnutia, tak prečo ich zapáchajú? Riešite tieto otázky priamo a je oveľa menej pravdepodobné, že vaše stretnutia zlyhajú.
