Nedávno som telefonoval stále viac a viac s podnikaním, ktoré ma napriek dojmom s inteligentnými ľuďmi zanechávalo zlým dojmom. Hovory sa zdajú byť celkom jednoduché, ale čokoľvek od technologických závad, ktorým by sa dalo vyhnúť až po zlé riadenie času, môže skutočne ovplyvniť dojmy vašich klientov a kolegov z vás (nehovoriac o vašej produktivite).
Rovnako ako neexistujú nepísané pravidlá pre e-maily a stretnutia, vysvetľujem pravidlá pre obchodné telefónne hovory a konferenčné hovory, ktoré by sa mali riadiť všetci. Tu je produktívnejšia (a menej nepríjemná) výzva!
Pred volaním sa dohodnite, ktorá osoba volá a na akom čísle. Odoslanie e-mailu tri minúty po hovore malo začať slovom „kde by som vám mal zavolať?“ stráca čas každého.
Všeobecne platí, že ak žiadate niekoho iného, mali by ste mu ponúknuť, že mu zavoláte. Ak pomáhate niekomu inému, požiadajte túto osobu, aby vám zavolala, aby ste nemuseli nikoho prenasledovať.
Naplánujte si hovor na čas, ktorý potrebujete, a nezabudnite, že to môže byť päť, 10 alebo 20 minút. Nemali by ste zaokrúhliť na najbližší 30-minútový prírastok.
Ak viete vopred, že sa chystáte na hovor neskoro, informujte druhú osobu prostredníctvom e-mailu a ponúknite mu, že mu zavoláte, keď budete pripravení.
Ak volaná osoba nezdvihne správu, nenechajte správu prvýkrát. Skúste to znova o 1 - 2 minúty neskôr, a ak on alebo ona nie je vyzdvihnutá, zanechajte správu a tiež e-mail, dajte mu vedieť, že ste volali, a uveďte, koľko času budete mať k dispozícii. Potom už nezavolajte, pokiaľ to nie je naliehavé.
Ak hovoria viac ako dvaja ľudia, vopred nastavte dial-in. Existuje veľa bezplatných služieb, ako je UberConference, ktoré s tým pomáhajú.
Udržujte hovor na čo najmenšom počte ľudí a uistite sa, že sú všetci skutočne potrební. Čím viac ľudí na linke, tým menej každý venuje pozornosť.
Uistite sa, že voláte z pokojného miesta s dobrým signálom. Používanie pevných liniek, kedykoľvek je to možné, pomáha predchádzať problémom so signálom.
Ak vás niekto chytí na hlučnom mieste, okamžite dajte ľuďom vedieť, že budete nemý, pokiaľ nebudete hovoriť. Je to úcta.
Ak nevoláte z telefónu, ktorý pravidelne používate, uistite sa, že viete, ako ho používať. Toto je obzvlášť dôležité pri používaní neznámeho kancelárskeho telefónneho systému.
Neodporúčam používať diapozitívy na prezentáciu hovoru, pokiaľ nemáte ukážku, ale ak áno, neposielajte ich e-mailom. Namiesto toho použite službu zdieľania obrazovky, ako je GoToMeeting alebo Screenleap, aby ste zaistili, že sa ľudia nebudú pozerať, skákať vpred a potom prestať venovať pozornosť.
Ak používate službu zdieľania obrazovky, uistite sa, že funguje pred začiatkom hovoru a či sú v protistranách nainštalované niečo, čo by potrebovali pred uskutočnením hovoru.
Ak sa stretávate s ľuďmi prvýkrát alebo ak chcete, aby ľudia venovali pozornosť, zvážte videokonferencie.
Rovnako ako pri schôdzach, začnite včas. Čakanie na zapaľovačov ich len povzbudzuje.
Ak sa pripájate ku konferenčnému hovoru, okamžite sa predstavte, takže nikoho neprekvapuje, že ste počúvali tri minúty o tom, čo považovali za rozhovor jeden na jedného.
Ak sa niekto pripojí neskoro, nezachytajte ho. Strata času všetkých ostatných. Povzbudzujte túto osobu, aby na konci hovoru dohonila niekoho, aby zistila, čo zmeškali.
Uveďte prehľad o tom, kto ste a prečo voláte počas prvých 120 sekúnd od hovoru, potom si stanovte program alebo cieľ. Ostatní hovoriaci by mali vedieť hneď, čo od nich chcete.
V prvých niekoľkých minútach každého hovoru potvrďte, ako dlho musia všetci hovoriť, aby ste mohli konverzáciu zodpovedajúcim spôsobom spravovať.
Ak máte na linke viac ako troch ľudí, organizátor by mal uskutočniť rýchlu voľbu, aby sa ubezpečil, že tam sú všetci, a ak je to možné, krátko ich predstavte.
Individuálne predstavenia si robte iba vtedy, ak to pomôže podnikom dosiahnuť úspech, a zahrnúť to do svojej agendy. Inak stratíte veľa času.
Pokiaľ hovor nie je o tom, aby ste sa podelili o svoje skúsenosti, nemali by ste hovoriť viac ako 70% času. Ak je na linke veľa ľudí, tento počet klesne na 25%.
Udržujte svoje vety krátke a pravidelne prerušujte medzi nápadmi. To umožní ľuďom skočiť alebo klásť otázky.
Ak ste organizátorom hovorov, je vašou úlohou vyzvať ľudí, aby sa zapojili, ak nehovoria a niekto iný monopolizuje konverzáciu.
Použite tlačidlo stlmenia strategicky. Ak máte stlmený hovor o 90%, pravdepodobne nebudete venovať veľkú pozornosť.
Nebuďte osobou, ktorá kontroluje e-mail, a musíte si položiť otázku, aby sa opakovala. Ak zistíte, že počas väčšiny svojich hovorov kontrolujete e-maily, sú buď príliš dlhé, sú na nich príliš veľa ľudí alebo ich nemusíte používať.
Päť minút pred koncom hovoru varujte každého, že je to zabalené, a opýtajte sa, či máte nejaké otázky. Nenechajte ho bežať, ak je to vôbec možné - neuctivý čas iných ľudí.
Počas hovoru sledujte ďalšie kroky a potom ich prostredníctvom pripomienok pošlite e-mailom.
Povedz nám! Aké je vaše obľúbené pravidlo telefonického hovoru? Chýba nám niečo?
